Kassensicherungsverordnung in der Gastronomie: TSE-Kasse, Bonpflicht und Meldepflicht verständlich erklärt

Kaum ein Thema sorgt in der deutschen Gastronomie für so viel Unsicherheit wie die Kasse. TSE, Bonpflicht, Kassenmeldepflicht, Kassennachschau: hinter jedem Begriff steht eine echte Pflicht mit echten Bußgeldern, und die Regeln haben sich seit 2025 noch einmal geändert. Gleichzeitig kursieren viele Halbwahrheiten, etwa dass jedes Restaurant eine Registrierkasse haben müsse (stimmt in Deutschland bisher nicht) oder dass die Bonpflicht abgeschafft sei (stimmt auch nicht, sie gilt weiter).

Dieser Leitfaden sortiert die Kassenregeln für Restaurants in Deutschland, mit der offiziellen Quelle zu jeder Aussage: wer eine TSE-Kasse braucht, was auf den Bon gehört, wie die Meldung ans Finanzamt über ELSTER funktioniert, was bei einer unangekündigten Kassennachschau passiert und worauf Sie bei der Auswahl eines Kassensystems für die Gastronomie achten sollten.

Eine Klarstellung vorab, damit kein falscher Eindruck entsteht: Wir bei ViteUneTable bauen keine Kasse, sondern ein provisionsfreies Online-Reservierungssystem mit dauerhaft kostenloser Version. Dieser Artikel verkauft Ihnen also keine TSE, er beantwortet die Fragen, die uns Gastronomen rund um Kasse und Pflichten immer wieder stellen. Und er behandelt Deutschland: für Österreich gilt mit der Registrierkassenpflicht ein eigenes System, das wir in einem eigenen Leitfaden zur Registrierkassenpflicht in Österreich erklären.

Was regelt die Kassensicherungsverordnung?

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ist die technische Ausführungsverordnung zu § 146a der Abgabenordnung. Zusammen bilden die beiden Vorschriften seit 2020 das deutsche „Kassengesetz": Wer Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, also mit einer elektronischen oder computergestützten Kasse, muss dieses System durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen.

Der Zweck ist simpel: Manipulation verhindern. Vor der TSE-Pflicht ließen sich Umsätze in manchen Kassensystemen nachträglich löschen oder „trainieren". Mit TSE wird jeder Vorgang signiert, durchnummeriert und manipulationssicher gespeichert; Lücken in der Kette fallen bei einer Prüfung sofort auf.

Die KassenSichV selbst regelt die Details:

• Welche Systeme betroffen sind: elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Nicht betroffen sind unter anderem Fahrscheinautomaten, Geldautomaten, Warenautomaten und reine Buchhaltungssoftware.
• Was die TSE leisten muss: ein Sicherheitsmodul, das jeden Vorgang mit Zeitstempel, Transaktionsnummer und Prüfwert signiert, ein manipulationssicheres Speichermedium und eine einheitliche digitale Schnittstelle für den standardisierten Datenexport an die Finanzverwaltung (das DSFinV-K-Format).
• Was auf den Beleg gehört (§ 6 KassenSichV): Name und Anschrift des Betriebs, Datum und Uhrzeit von Vorgangsbeginn und -ende, Transaktionsnummer, Art und Menge der Leistung, Beträge mit Steuersatz, Seriennummern von Kasse und TSE sowie Prüfwert und Signaturzähler, lesbar oder als QR-Code.

Zertifiziert werden die Sicherheitseinrichtungen vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: die Liste der zertifizierten TSE beim BSI umfasst rund 30 Produkte, sowohl Hardware-Lösungen (USB-Stick oder SD-Karte in der Kasse) als auch Cloud-TSE, bei denen die Signatur in einem zertifizierten Rechenzentrum erfolgt. Für Sie als Gastronom ist das vor allem eine Preisfrage: Cloud-TSE kosten laufend, Hardware-TSE haben ein Zertifikat mit begrenzter Laufzeit und müssen nach einigen Jahren getauscht werden. Beides ist zulässig, solange das Produkt zertifiziert ist.

Braucht jedes Restaurant eine TSE-Kasse?

Hier liegt das größte Missverständnis: In Deutschland gibt es bislang keine allgemeine Registrierkassenpflicht. Kein Gesetz zwingt Ihr Restaurant, überhaupt eine elektronische Kasse zu besitzen. Die Pflicht ist eine Wenn-dann-Regel:

• Wenn Sie eine elektronische Kasse einsetzen, dann muss sie eine zertifizierte TSE haben, die Belegausgabepflicht gilt und die Kasse muss dem Finanzamt gemeldet werden.
• Wer keine elektronische Kasse nutzt, darf eine offene Ladenkasse führen, also eine Geldlade mit handschriftlichen Aufzeichnungen. Dafür gelten eigene, strenge Regeln (dazu unten mehr).

In der Praxis arbeitet die große Mehrheit der Restaurants trotzdem mit einem elektronischen Kassensystem, aus guten Gründen: Bonieren nach Tischen, Küchenbons, Kartenzahlung, saubere Umsatzauswertung. Sobald das System steht, gelten die drei Pflichten aus diesem Artikel vollständig.

Die geplante Registrierkassenpflicht ab 2028

Das Wenn-dann-Prinzip steht allerdings vor dem Umbau. Im Koalitionsvertrag vom 9. April 2025 haben die Regierungsparteien eine verpflichtende Einführung elektronischer Registrierkassen ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen ab 100.000 Euro Jahresumsatz angekündigt, im Gegenzug soll die Bonpflicht in ihrer heutigen Form fallen. Der Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums verschiebt den Start inzwischen auf 2028 und sieht ab dem 1. Januar 2028 zugleich einen digitalen Beleg als Standard vor (Stand: August 2026, das Gesetz ist noch nicht verabschiedet).

Für Sie heißt das konkret: Wenn Ihr Restaurant mehr als 100.000 Euro Umsatz im Jahr macht und noch mit offener Ladenkasse arbeitet, planen Sie den Umstieg auf ein TSE-Kassensystem jetzt, nicht erst, wenn das Gesetz in Kraft tritt. Kurz vor einer Frist steigen erfahrungsgemäß Preise und Wartezeiten der Kassenanbieter.

Die Bonpflicht: was die Belegausgabepflicht wirklich verlangt

Seit 2020 gilt für alle elektronischen Kassen die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO: Für jeden Geschäftsvorfall muss unmittelbar ein Beleg erstellt und dem Gast zur Verfügung gestellt werden, unabhängig vom Betrag und unabhängig davon, ob der Gast ihn möchte.

Drei Punkte entschärfen die Pflicht im Alltag:

• Der Gast muss den Bon nicht mitnehmen. Die Pflicht ist erfüllt, wenn der Beleg erstellt und angeboten wurde. Was der Gast liegen lässt, dürfen Sie entsorgen.
• Der Beleg darf elektronisch sein, etwa als QR-Code auf dem Kundendisplay oder per E-Mail. Ein Papierbon ist nicht vorgeschrieben, gelebte Praxis ist er trotzdem fast überall.
• Eine Befreiung ist möglich, aber selten. Beim Verkauf an eine Vielzahl nicht bekannter Personen kann das Finanzamt auf Antrag aus Zumutbarkeitsgründen von der Belegausgabe befreien; die Befreiung steht im Ermessen der Behörde und ist widerruflich. Ein klassisches Restaurant mit Bedienung hat hier realistisch wenig Chancen, gedacht ist die Ausnahme eher für Verkaufsstände mit hohem Durchlauf.

Die oft gemeldete „Abschaffung der Bonpflicht" ist, wie oben beschrieben, bislang eine Ankündigung: Bis ein Gesetz verabschiedet ist, gilt die Belegausgabepflicht unverändert weiter.

Die Kassenmeldepflicht seit 2025: Ihre Kasse muss ans Finanzamt gemeldet werden

Die jüngste Pflicht ist zugleich die, die am häufigsten übersehen wird. Seit dem 1. Januar 2025 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme dem Finanzamt elektronisch mitgeteilt werden, so sieht es § 146a Abs. 4 AO vor. Die Eckdaten laut Finanzverwaltung NRW:

• Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, mussten bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden. Wer das verpasst hat, sollte die Meldung jetzt unverzüglich nachholen.
• Kassen, die seit dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden. Dasselbe gilt für die Außerbetriebnahme.
• Die Meldung geht ausschließlich elektronisch: über das Formular „Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO" in Mein ELSTER oder über die ERiC-Schnittstelle Ihrer Kassensoftware. Eine E-Mail oder ein Brief ans Finanzamt entfaltet keine Wirkung.
• Gemeldet wird pro Betriebsstätte, und zwar immer der komplette Bestand: alle Kassen einer Betriebsstätte gehören in eine einheitliche Mitteilung, mit Art des Systems, Seriennummer, Art der TSE und Anschaffungsdatum.

Gute Nachricht für die Praxis: Viele Kassenanbieter übernehmen die Meldung inzwischen direkt aus der Software heraus oder liefern eine Ausfüllhilfe. Fragen Sie Ihren Anbieter, bevor Sie sich durch das ELSTER-Formular klicken, und heben Sie die Übertragungsbestätigung auf.

Offene Ladenkasse: erlaubt, aber kein Freifahrtschein

Die offene Ladenkasse bleibt in Deutschland vorerst legal, sie ist nur an strenge Aufzeichnungspflichten aus § 146 AO gebunden:

• Grundsatz ist die Einzelaufzeichnungspflicht: jeder Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig und zeitgerecht. Nur beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung entfällt sie aus Zumutbarkeitsgründen; ob ein Restaurant mit Tischservice sich darauf berufen kann, ist im Einzelfall heikel und sollte mit der Steuerberatung geklärt werden.
• Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten. In der Praxis heißt das: jeden Abend ein Kassenbericht, der den Tagesumsatz rückrechenbar macht, idealerweise mit Zählprotokoll.
• Wichtig: Wer parallel eine elektronische Kasse nutzt, kann sich für dieselben Umsätze nicht auf die Ausnahme berufen. Ein Mischbetrieb „TSE-Kasse innen, Zigarrenkiste auf der Terrasse" ist steuerlich ein Risiko.

Seien wir ehrlich: Für einen Imbisswagen mit drei Produkten kann die offene Ladenkasse funktionieren. Für ein Restaurant mit Tischen, Küche und Personal ist sie heute eher ein Prüfungsrisiko als eine Ersparnis, denn lückenhafte Kassenberichte sind der häufigste Anlass für Hinzuschätzungen. Und mit der geplanten Registrierkassenpflicht dürfte diese Option für Betriebe über 100.000 Euro Jahresumsatz ohnehin auslaufen.

Kassennachschau und Bußgelder: was bei der Prüfung passiert

Kontrolliert wird das alles über die Kassennachschau nach § 146b AO, und die hat es in sich:

• Sie kommt ohne Ankündigung, während der üblichen Geschäftszeiten, also auch mitten im Mittagsservice. Vorher darf der Prüfer sogar anonym als Gast testen.
• Der Prüfer darf die Geschäftsräume betreten, Einsicht in die Kassendaten verlangen und die Übermittlung über die digitale Schnittstelle fordern. Ihr Team sollte wissen, wo TSE-Zertifikat, Verfahrensdokumentation und Bedienungsanleitung der Kasse liegen.
• Fallen Unstimmigkeiten auf, kann die Kassennachschau ohne vorherige Prüfungsanordnung in eine Außenprüfung übergehen, aus dem 20-Minuten-Besuch wird dann eine vollständige Betriebsprüfung.

Bei Verstößen gegen die Kassenpflichten, etwa einer Kasse ohne TSE oder einem nicht schutzkonformen System, drohen nach § 379 AO Bußgelder von bis zu 25.000 Euro, unabhängig davon, ob tatsächlich Steuern verkürzt wurden. Der teurere Schaden ist oft ein anderer: Verwirft der Prüfer die Kassenführung als nicht ordnungsgemäß, darf das Finanzamt den Umsatz schätzen, und geschätzt wird selten zu Ihren Gunsten.

Das richtige TSE-Kassensystem für Ihr Restaurant auswählen

Der Markt an Kassensystemen für die Gastronomie ist groß, von iPad-Kassen wie orderbird bis zu Komplett-Suiten wie gastronovi, die Kasse, Warenwirtschaft und weitere Module verbinden (wie sich so eine Suite gegen ein reines Reservierungswerkzeug schlägt, zeigt unser Vergleich mit gastronovi). Statt einer Markenempfehlung hier die Checkliste, mit der Sie jedes Angebot prüfen können:

• TSE inklusive oder extra? Manche Anbieter rechnen die TSE (und deren Tausch nach Zertifikatsablauf) separat ab. Fragen Sie nach dem Gesamtpreis über drei Jahre, nicht nach der Monatsrate.
• DSFinV-K-Export und GoBD-Konformität: Der standardisierte Datenexport für die Kassennachschau muss auf Knopfdruck funktionieren. Lassen Sie ihn sich bei der Demo zeigen.
• Unterstützung bei der Kassenmeldepflicht: Meldet der Anbieter Ihre Kasse über die Schnittstelle ans Finanzamt oder bleibt das ELSTER-Formular an Ihnen hängen?
• Gastro-Funktionen statt Einzelhandelskasse: Tischverwaltung, Splitten und Umbonieren, Küchenbons, Bewirtungsbelege. Eine Einzelhandelskasse mit Speisekarten-Knöpfen ist im Service schnell am Ende.
• Was passiert bei TSE-Ausfall? Der Betrieb darf weiterlaufen, der Ausfall muss aber dokumentiert und behoben werden. Ein guter Anbieter hat dafür einen klaren Prozess.

Trinkgeld in der Kasse: kurz erklärt

Ein Randthema mit Prüfungsrelevanz: Trinkgelder, die Gäste freiwillig an Ihre Mitarbeitenden zahlen, sind nach § 3 Nr. 51 EStG steuerfrei; Trinkgeld an Sie als Inhaber ist dagegen steuerpflichtiger Umsatz. Heikel wird es bei Kartenzahlung: Läuft das Trinkgeld über Ihre Kasse und Ihr Konto, muss es sauber als durchlaufender Posten erfasst und zeitnah an das Team ausgezahlt werden, sonst diskutieren Sie bei der nächsten Prüfung darüber. Wie Sie Trinkgeld korrekt buchen und verteilen, behandeln wir ausführlich im Beitrag zum Trinkgeld in der Gastronomie.

Was hat die Reservierung mit der Kasse zu tun?

Auf den ersten Blick nichts, und diese Ehrlichkeit sind wir Ihnen schuldig: ViteUneTable ist ein Reservierungssystem, keine Kasse, und ersetzt weder TSE noch Kassenbericht. Wer neu gründet, findet die komplette Behördenliste inklusive Kassenpflichten übrigens in unserem Leitfaden zum Restaurant eröffnen in Deutschland.

Der zweite Blick lohnt sich trotzdem: Die Kasse zeichnet auf, was passiert ist, das Reservierungsbuch zeigt, was passieren wird. Wer seine Reservierungen digital führt, weiß am Vormittag, wie viele Gedecke der Abend bringt, und kann Personal, Einkauf und Mise en Place danach planen, statt zu raten. Genau dafür gibt es bei ViteUneTable eine zeitlich unbegrenzte kostenlose Version mit 0 % Provision; das Standard-Paket (29 € netto pro Monat) ergänzt E-Mail-Erinnerungen, digitale Speisekarte und „Reservieren mit Google", ohne Vertragsbindung. Die Kassendaten bleiben Sache Ihrer Kasse, die vollen Tische liefert das Reservierungssystem.

Häufige Fragen

Ist eine Registrierkasse in Deutschland Pflicht?

Nein, bislang nicht. Deutschland kennt keine allgemeine Registrierkassenpflicht: Eine offene Ladenkasse mit täglichem Kassenbericht ist zulässig. Wer aber eine elektronische Kasse einsetzt, muss sie mit einer zertifizierten TSE schützen, Belege ausgeben und das System dem Finanzamt melden. Eine Registrierkassenpflicht für Betriebe ab 100.000 Euro Jahresumsatz ist politisch angekündigt, Stand August 2026 aber noch nicht Gesetz.

Bis wann muss ich meine Kasse dem Finanzamt melden?

Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 über Mein ELSTER zu melden; wer die Frist verpasst hat, holt die Meldung unverzüglich nach. Seitdem gilt: jede Anschaffung und jede Außerbetriebnahme innerhalb eines Monats melden, ausschließlich elektronisch.

Gilt die Bonpflicht noch?

Ja. Die Belegausgabepflicht gilt seit 2020 unverändert für jede elektronische Kasse, unabhängig vom Betrag. Der Beleg darf elektronisch angeboten werden, der Gast muss ihn nicht mitnehmen. Die angekündigte Abschaffung beziehungsweise Umstellung auf digitale Belege ist noch nicht verabschiedet.

Was kostet ein Verstoß gegen die Kassenpflichten?

Der Bußgeldrahmen nach § 379 AO reicht bis 25.000 Euro, etwa für den Betrieb einer elektronischen Kasse ohne TSE. Wirtschaftlich schwerer wiegt meist die Folge einer verworfenen Kassenführung: Das Finanzamt darf dann Umsätze hinzuschätzen.

Brauche ich als kleines Café mit wenig Umsatz eine TSE?

Wenn Sie eine elektronische Kasse nutzen: ja, unabhängig von Umsatz und Betriebsgröße. Die Pflicht hängt am System, nicht an der Größe. Nutzen Sie ausschließlich eine offene Ladenkasse, brauchen Sie keine TSE, müssen aber die strengen Aufzeichnungsregeln des § 146 AO einhalten.

Gilt die Kassensicherungsverordnung auch in Österreich?

Nein. Österreich hat ein eigenes System: Dort gilt seit 2016 eine echte Registrierkassenpflicht mit Sicherheitseinrichtung nach der RKSV, mit eigenen Schwellenwerten und eigener Meldung über FinanzOnline. Die Details finden Sie in unserem Leitfaden zur Registrierkassenpflicht in Österreich.