Registrierkassenpflicht in der Gastronomie: der Leitfaden für Österreich

Kaum ein Thema sorgt bei österreichischen Gastronomen für so viel Unsicherheit wie die Registrierkassenpflicht: Ab welchem Umsatz gilt sie, zählt Kartenzahlung als Barumsatz, was passiert, wenn der Gast den Beleg liegen lässt, und was hat es mit dem Jahresbeleg auf sich? Die gute Nachricht: Die Regeln sind seit Jahren stabil, und wer sie einmal verstanden hat, erledigt die laufenden Pflichten in wenigen Minuten pro Monat.

Dieser Leitfaden fasst den Stand für Österreich zusammen, mit den offiziellen Quellen von WKO und Unternehmensserviceportal zu jeder Pflicht: Umsatzgrenzen, RKSV-Sicherheitseinrichtung, Belegerteilungspflicht samt Ausnahmen, Registrierung über FinanzOnline, Start-, Monats- und Jahresbeleg sowie die Strafen bei Verstößen. Am Ende ordnen wir ehrlich ein, was ein Reservierungssystem dabei leisten kann und was nicht: Eine Registrierkasse ersetzt es nicht, aber ein Reservierungssystem mit dauerhaft kostenloser Version und Gästestatistik sagt Ihnen im Voraus, wie viele Bons ein Abend überhaupt bringen wird.

Ein Hinweis vorweg: Dieser Artikel behandelt Österreich. Für Deutschland gilt ein anderes System, die Kassensicherungsverordnung mit zertifizierter TSE; dazu haben wir einen eigenen Leitfaden zur Kassensicherungsverordnung.

Ab wann gilt die Registrierkassenpflicht in Österreich?

Die Registrierkassenpflicht trifft Ihren Betrieb, sobald beide Grenzen überschritten sind:

• 15.000 Euro Jahresumsatz (netto) je Betrieb und
• davon mehr als 7.500 Euro Barumsätze (netto) im Jahr.

So steht es in der Übersicht der WKO zur Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht. Für ein Restaurant mit regulärem Betrieb sind beide Grenzen schnell erreicht: 15.000 Euro Jahresumsatz entsprechen grob 40 Euro Tagesumsatz. In der Praxis unterliegt daher praktisch jedes Lokal in Österreich der Registrierkassenpflicht.

Entscheidend ist der Begriff Barumsatz, denn er ist viel weiter gefasst, als das Wort vermuten lässt. Als Barumsatz zählen neben Bargeld auch:

• Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort, also praktisch jede Kartenzahlung am Tisch oder am Tresen;
• Barschecks sowie die Einlösung von Gutscheinen und Bons.

Nicht als Barumsatz gelten dagegen Überweisungen per Online-Banking, Zahlungen gegen Rechnung mit Einziehungsauftrag oder PayPal-Zahlungen, etwa bei einer Online-Vorauszahlung. Für die Gastronomie heißt das: Auch ein Lokal, in dem fast nur mit Karte gezahlt wird, fällt unter die Registrierkassenpflicht.

Der Zeitpunkt: Die Pflicht beginnt nicht sofort mit dem Überschreiten der Grenzen, sondern mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden. Wer die Grenzen etwa im Jänner überschreitet und monatlich voranmeldet, braucht die Kasse ab 1. Mai. Bei einer Neueröffnung planen Sie die Kasse ohnehin von Tag 1 ein; welche Behördengänge sonst noch anstehen, zeigt unser Leitfaden zum Lokal eröffnen in Österreich.

Die RKSV: Was eine manipulationssichere Registrierkasse können muss

Seit dem 1. April 2017 genügt eine einfache elektronische Kasse nicht mehr. Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) verlangt eine technische Sicherheitseinrichtung, die jeden Barumsatz kryptographisch signiert. Konkret bedeutet das laut Unternehmensserviceportal:

• Jede Kasse hat eine eindeutige Kassenidentifikationsnummer.
• Eine Signaturerstellungseinheit (Signaturkarte oder Cloud-Signatur eines zugelassenen Vertrauensdiensteanbieters) signiert jeden Umsatz.
• Die Umsätze werden chronologisch verkettet: Jede Signatur enthält Daten des vorherigen Belegs, nachträgliches Löschen oder Ändern fällt damit auf.
• Auf jedem Beleg erscheint ein maschinenlesbarer QR-Code mit dem Signaturwert.

Sie müssen diese Technik nicht selbst verstehen, geschweige denn bauen: Jedes in Österreich angebotene Kassensystem für die Gastronomie erfüllt die RKSV, von der einfachen Tablet-Kasse bis zum großen Schankanlagen-Verbund. Wichtig ist nur, beim Kauf ausdrücklich nach RKSV-Konformität zu fragen und die Inbetriebnahme sauber abzuschließen (dazu gleich mehr).

Belegerteilungspflicht: jeder Gast bekommt einen Beleg

Unabhängig von den Umsatzgrenzen gilt seit dem 1. Jänner 2016 die Belegerteilungspflicht: Für jede Barzahlung, vom Espresso um 2,80 Euro bis zum Firmenessen, müssen Sie einen Beleg erstellen und dem Gast anbieten. Der Beleg muss mindestens enthalten:

• die Bezeichnung Ihres Unternehmens,
• eine fortlaufende Nummer,
• das Ausstellungsdatum,
• Menge und Bezeichnung der Speisen und Getränke,
• den Betrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen,

und bei einer RKSV-Kasse zusätzlich Kassenidentifikationsnummer, Uhrzeit und den QR-Code. Der Beleg darf auch elektronisch ausgestellt werden, etwa per E-Mail oder als Download, solange der Gast ihn unmittelbar erhalten kann.

Und der Gast? Die Bundesabgabenordnung formuliert zwar, dass Gäste den Beleg entgegennehmen und bis vor die Tür mitnehmen sollen. Eine Strafe für Gäste, die das nicht tun, gibt es aber nicht, und das Unternehmensserviceportal stellt klar: Sie können niemanden zwingen, den Beleg anzunehmen. Ihre Pflicht ist erfüllt, wenn Sie den Beleg erstellen und anbieten. Bleibt er auf dem Tisch liegen, ist das kein Problem für Sie; nur ausstellen müssen Sie ihn immer. Die Zweitschriften beziehungsweise elektronischen Daten bewahren Sie sieben Jahre auf.

Welche Ausnahmen gibt es, und gelten sie für Ihr Lokal?

Die Ausnahmen sind eng gefasst und betreffen klassische Restaurants praktisch nie. Der Vollständigkeit halber die wichtigsten laut WKO:

• Kalte-Hände-Regelung: Umsätze im Freien, also von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Plätzen ohne feste Verbindung zu einem Gebäude, etwa der Maroniverkauf oder ein reiner Marktstand. Hier gilt inzwischen eine Grenze von 45.000 Euro Jahresumsatz (früher 30.000 Euro); darunter genügen händische Aufzeichnungen mit Kassasturz.
• Almhütten, Berg- und Schutzhütten sowie Buschenschanken (bei maximal 14 geöffneten Tagen im Jahr): ebenfalls bis 45.000 Euro begünstigt.
• Kantinen gemeinnütziger Vereine an höchstens 52 Tagen im Jahr, wieder bis 45.000 Euro.
• Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten mit Einzelumsätzen bis 20 Euro, etwa ein Zigarettenautomat im Vorraum: vereinfachte Losungsermittlung, keine Belegpflicht.
• Onlineshops ohne Barzahlung: Gutschein-Verkäufe über Ihre Website mit Online-Zahlung lösen keine Registrierkassenpflicht aus.

Ein Schanigarten ist übrigens keine Kalte-Hände-Situation: Er gehört fest zu Ihrem Lokal. Wer einen Foodtruck oder einen Stand am Christkindlmarkt betreibt, sollte die Kalte-Hände-Grenze dagegen im Blick behalten, sie kippt mit wachsendem Umsatz schnell.

Registrierung über FinanzOnline und der Startbeleg

Kasse gekauft, Software eingerichtet: Fertig sind Sie damit noch nicht. Die Manipulationssicherheit gilt erst, wenn Kasse und Signatureinrichtung über FinanzOnline registriert sind. Der Ablauf laut Technik-FAQ der WKO:

1. Signaturerstellungseinheit anmelden: Vertrauensdiensteanbieter und Seriennummer des Zertifikats in FinanzOnline eintragen. Das übernimmt in der Praxis oft der Kassenhändler oder die Steuerberatung.
2. Registrierkasse anmelden: Kassenidentifikationsnummer und der Schlüssel, mit dem der Umsatzzähler codiert wird (AES-Schlüssel), werden an FinanzOnline übermittelt. Gute Kassensysteme erledigen das direkt aus der Software.
3. Startbeleg erstellen: der erste signierte Beleg der Kasse, mit Betrag 0 Euro.
4. Startbeleg prüfen: mit der kostenlosen BMF Belegcheck-App. Sie scannen den QR-Code und geben einen Authentifizierungscode ein, den Sie vorher in FinanzOnline anlegen. Erst mit der positiven Prüfung ist die Inbetriebnahme abgeschlossen.

Auch das Ende will gemeldet sein: Wenn Sie eine gemietete Kasse zurückgeben oder ein Gerät ausmustern, ist es über FinanzOnline wieder abzumelden.

Laufende Pflichten: Monatsbeleg, Jahresbeleg, Datensicherung

Im Alltag bleiben drei wiederkehrende Aufgaben, alle klein, aber mit Fristen:

• Monatsbeleg: Zu jedem Monatsende erstellt die Kasse einen signierten Monatsbeleg mit Betrag 0 Euro. Moderne Systeme machen das automatisch.
• Jahresbeleg: Der Monatsbeleg für Dezember ist zugleich der Jahresbeleg. Er ist auszudrucken oder elektronisch zu speichern und spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres mit der BMF Belegcheck-App zu prüfen, so die WKO-FAQ zur Registrierkassenpflicht. Saisonbetriebe, etwa eine reine Sommerterrasse am See, dürfen den Jahresbeleg schon zum Saisonende erstellen. Viele Kassensysteme prüfen den Jahresbeleg inzwischen automatisch über einen FinanzOnline-Webservice-Zugang; fragen Sie Ihren Anbieter, das erspart den jährlichen App-Termin.
• Datenerfassungsprotokoll (DEP): Das vollständige Protokoll aller Kassenvorgänge ist mindestens vierteljährlich auf einem externen Datenträger unveränderbar zu sichern, etwa auf USB-Stick oder in einem revisionssicheren Cloud-Export.

Wenn die Kasse ausfällt, dürfen Sie selbstverständlich weiter kassieren: Belege händisch ausstellen (Zweitschrift aufbewahren) und nach der Reparatur in der Kasse nacherfassen. Dauert der Ausfall voraussichtlich länger als 48 Stunden, ist er über FinanzOnline zu melden, ebenso die Wiederinbetriebnahme.

Welche Strafen drohen bei Verstößen?

Wer trotz Überschreitens der Grenzen ohne Registrierkasse kassiert oder Belege nicht ausstellt, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit mit Geldstrafen bis zu 5.000 Euro. Deutlich teurer wird die vorsätzliche Manipulation der Kasse oder des Datenerfassungsprotokolls: bis zu 25.000 Euro, zusätzlich zu den steuerlichen Folgen. Mindestens ebenso schmerzhaft ist die zweite Konsequenz: Ohne ordnungsgemäße Aufzeichnungen verliert Ihre Buchhaltung die Vermutung der Richtigkeit, und die Finanz darf Ihre Umsätze schätzen. Eine Schätzung fällt selten zugunsten des Betriebs aus.

Die Finanzpolizei prüft in der Gastronomie regelmäßig und unangekündigt, oft als Testgast. Die Kontrolle dauert bei sauberer Kasse wenige Minuten: Beleg wird ausgestellt, QR-Code stimmt, Registrierung passt. Genau dafür lohnt sich die einmalige, saubere Einrichtung.

Trinkgeld und Registrierkasse: kurz geklärt

Trinkgelder sorgen an der Kasse oft für Verwirrung, dabei ist die Regel einfach: Trinkgelder an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind durchlaufende Posten. Sie zählen nicht zu den Umsatzgrenzen der Registrierkassenpflicht und müssen nicht in der Kasse erfasst werden. Anders das Trinkgeld an Sie selbst als Unternehmer: Das ist Betriebseinnahme, zählt als Barumsatz und gehört in die Kasse. Wie Trinkgeld in Österreich und Deutschland steuerlich und sozialversicherungsrechtlich behandelt wird, vertieft unser Beitrag zum Trinkgeld in der Gastronomie.

Was die Registrierkasse nicht kann: nach vorne schauen

Seien wir ehrlich: ViteUneTable ist ein Reservierungssystem und keine Registrierkasse. Es signiert keine Belege, es ersetzt weder RKSV-Kasse noch Steuerberatung, und wir werden Ihnen nichts anderes erzählen.

Die Registrierkasse dokumentiert perfekt, was gestern passiert ist. Für die Fragen, die Ihren Erfolg bestimmen, ist sie blind: Wie viele Gäste kommen am Samstag? Lohnt sich die zweite Servicekraft am Donnerstag? Wie viel Ware brauchen Sie fürs Wochenende? Genau da setzt ein Reservierungssystem an: Wer seine Tische online reservierbar macht, sieht die Auslastung Tage im Voraus, plant Personal und Einkauf nach echten Zahlen statt nach Gefühl und erkennt schwache Abende früh genug, um gegenzusteuern. Wie sich bessere Planung direkt im Ergebnis niederschlägt, rechnet unser Beitrag zur Rentabilität im Restaurant vor.

Bei ViteUneTable ist die kostenlose Version zeitlich unbegrenzt, mit 0 % Provision, ohne Vertragsbindung. Das Standard-Paket (29 € netto pro Monat) ergänzt E-Mail-Erinnerungen, Menüverwaltung und Reservieren mit Google. So kennen Sie jeden Morgen die Zahl, die keine Kasse Ihnen sagen kann: wie voll Ihr Lokal heute Abend wird.

Häufige Fragen

Ab welchem Umsatz brauche ich in Österreich eine Registrierkasse?

Sobald Ihr Betrieb mehr als 15.000 Euro Jahresumsatz (netto) erzielt und davon mehr als 7.500 Euro Barumsätze sind. Beide Grenzen müssen überschritten sein; in der Gastronomie ist das fast immer der Fall. Die Pflicht beginnt mit dem viertfolgenden Monat nach dem Voranmeldungszeitraum, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden.

Zählt Kartenzahlung zu den Barumsätzen?

Ja. Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort gelten als Barumsatz, ebenso eingelöste Gutscheine. Nicht dazu zählen Überweisungen und Online-Zahlungen wie PayPal, etwa bei Vorauszahlungen über das Internet.

Muss der Gast den Kassenbeleg mitnehmen?

Nein, jedenfalls droht dem Gast keine Strafe. Die Pflicht liegt beim Betrieb: Sie müssen den Beleg für jede Barzahlung erstellen und anbieten, auch elektronisch. Lehnt der Gast ihn ab oder lässt ihn liegen, haben Sie Ihre Pflicht trotzdem erfüllt.

Was ist der Jahresbeleg und bis wann muss er geprüft werden?

Der Jahresbeleg ist der Monatsbeleg für Dezember, ein signierter Nullbeleg zum Jahresabschluss. Er muss erstellt, aufbewahrt und spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres mit der BMF Belegcheck-App oder automatisiert über FinanzOnline geprüft werden. Saisonbetriebe dürfen ihn bereits zum Saisonende erstellen.

Gilt die österreichische Registrierkassenpflicht auch in Deutschland?

Nein. Deutschland hat ein eigenes System: Dort gibt es keine generelle Kassenpflicht, aber wer eine elektronische Kasse nutzt, braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nach der Kassensicherungsverordnung. Die Details stehen in unserem Leitfaden zur Kassensicherungsverordnung für Restaurants.