歓送迎会シーズン（3〜4月）の集客と予約管理

3月の送別会と4月の歓迎会、いわゆる歓送迎会シーズンは、忘年会に次ぐ団体予約の山場です。ホットペッパーグルメ外食総研の調査（2025年3月発表、首都圏・関西圏・東海圏の20〜69歳、n=7,265）によると、2024年の歓送迎会参加率は18.8%。コロナ禍で7.6%まで落ち込んだ2021年から3年連続で回復し、2025年も増加派が減少派を上回る見通しでした。1回あたりの平均想定額は4,397円と、宴会の相場観は忘年会とほぼ同じ水準です。

日本の会計年度は3月末で締まるため、送別会と歓迎会は毎年必ずやってくる需要です。受け皿になる予約導線は、春の宴会シーズンに向けて無料で導入できる予約システムで今のうちに整えておきましょう。

忘年会との違いを押さえる

歓送迎会は忘年会と同じ「宴会」でも、性格がかなり違います。

• 主賓がいる。送られる人、迎えられる人が主役で、席次やあいさつ、花束や記念品を渡すタイミングまで進行が決まっています
• 平日開催が多い。異動や退職の日程に合わせるため、金曜に集中する忘年会と違い、月〜木の夜にも需要があります
• 年代がまざる。部署単位の開催が中心で、若手からベテランまで同席します。飲み放題は控えめに、ノンアルコールの充実が喜ばれます
• 準備期間が短い。人事異動の内示は2月末〜3月に出ることが多く、そこから幹事が動き出します。忘年会のように2〜3か月前から埋まるのではなく、2〜3週間前の駆け込み予約が目立つのが、現場でよく言われるこの季節の特徴です

つまり、直前でも受けられる体制と、主賓中心の進行への理解が、この季節に選ばれる店の条件になります。

歓送迎会シーズンのスケジュール感

• 2月：コースと飲み放題プランを確定し、写真と料金を掲載する
• 2月末〜3月中旬：内示が出て、送別会の予約が短い助走で入り始める
• 3月下旬：送別会のピーク。年度末の金曜と最終週は早く埋まります
• 4月上旬〜中旬：歓迎会のピーク。新入社員や異動者を迎える部署宴会が続く

3月下旬〜4月上旬は花見の時期とも重なります。桜の見える席や、季節の食材を使った限定メニューは、歓送迎会の会場選びでもそのまま強みになります。

主賓を中心にしたコースとサービス設計

歓送迎会の幹事が探しているのは、料理だけでなく「主賓にきちんと花を持たせられる店」です。大きな投資はいりません。

• あいさつと贈呈の時間を進行に組み込む。乾杯前と締めのあいさつのタイミングを予約時に確認し、料理の提供を合わせる
• 花束や記念品の預かり。事前に預かってサプライズで出せるようにする
• メッセージプレート。送別のデザートに一言添えるだけで、写真が撮られ、口コミにつながります
• 集合写真のひと声。スタッフから「お撮りしましょうか」と申し出る

こうした細かな対応は、コース料金を上げずに満足度を上げる、この季節ならではの工夫です。団体予約の受け方そのもの（確認すべき項目、人数確定日、領収書やインボイスへの対応）は宴会・団体予約の受け方にまとめています。

直前の変更・キャンセルに備える

歓送迎会は異動日程に左右されるため、直前の人数変更や日程変更が起こりやすい宴会です。送別対象者が急に前倒しで着任先へ移ることもあれば、歓迎会の参加者が確定しないまま当日を迎えることもあります。

• 予約時に人数確定日（例：2日前）を伝える
• 宴会用のキャンセルポリシーを用意し、予約時に明示する。書き方はキャンセルポリシーの例文つきガイドをご覧ください
• 大型の予約には事前決済やカードの仮押さえを検討する

変更を「トラブル」ではなく「起こる前提」で設計しておくと、幹事にとっても安心材料になり、翌年も同じ店に戻ってきます。

平日の席を埋めるチャンス

忘年会が金曜に集中するのに対し、歓送迎会は平日夜にも分散します。ふだん月〜木の稼働が低い店ほど、この季節は伸びしろがあります。平日限定の幹事特典や、19時スタートに合わせた提供体制など、平日前提の宴会プランを用意しておきましょう。

4月の歓迎会を常連につなげる

歓迎会には、その街に来たばかりの新入社員や異動者が集まります。つまり4月は「これから行きつけの店を探す人」が一度に来店する、1年で最も常連候補の多い月です。

• 会計時やテーブルのQRコードから、自社の予約ページやLINEにつながる導線を用意する
• 幹事の連絡先は顧客台帳に残し、次の宴会シーズンに案内を送れるようにする

ViteUneTableの無料プランなら、予約ページの発行も顧客台帳も無料で、送客手数料は0%。歓送迎会で受けた団体予約がそのまま自社の資産になります。年末に向けた準備は忘年会・新年会シーズンの記事で解説しています。

よくある質問

歓送迎会の集客はいつから始めるべきですか？

コースの確定と掲載は2月中が目安です。予約自体は内示の出る2月末〜3月から短い助走で入るため、忘年会ほど早くから埋まりませんが、掲載が遅れると駆け込みの幹事に見つけてもらえません。

歓送迎会の会費の相場はいくらですか？

ホットペッパーグルメ外食総研の調査では、2025年の平均想定額は4,397円でした。コース料理と飲み放題をあわせて4,000〜5,000円前後に収めるのが、幹事にとって説明しやすい価格帯です。

送別会と歓迎会で準備は変わりますか？

基本は同じですが、送別会は花束や記念品の贈呈、あいさつの進行が中心になり、歓迎会は自己紹介がしやすい席の配置やノンアルコールの充実が喜ばれます。予約時に「送別ですか、歓迎ですか」と一言確認するだけで、提案の質が変わります。

直前の人数変更にはどう対応すればいいですか？

人数確定日を予約時に決めておくのが基本です。そのうえで、確定日以降の減員には段階的なキャンセル料を設定し、ポリシーとして予約時に伝えておけば、消費者契約法の範囲内で請求の根拠になります。

平日の歓送迎会需要はどう取り込めばいいですか？

異動日程に合わせるため、歓送迎会は月〜木にも開かれます。平日限定の特典や、部署単位で使いやすい半個室の案内など、平日前提のプランを掲載しておくと、金曜が取れなかった幹事の受け皿になれます。