Επιβεβαίωση κράτησης στο εστιατόριο και υπενθυμίσεις: τι να στέλνετε και πότε

Ένας πελάτης κλείνει τραπέζι για το Σάββατο, και μετά τίποτα: κανένα email, καμία γραπτή απόδειξη, μόνο μια γραμμή στο τετράδιο δίπλα στο τηλέφωνο. Στο μυαλό του πελάτη τρυπώνει η αμφιβολία («άραγε καταχωρήθηκε η κράτησή μου;»), ενώ εσείς δεν έχετε τίποτα που να τον δένει με εκείνο το βράδυ, καθώς τα σχέδια της εβδομάδας αλλάζουν σιγά σιγά. Η επιβεβαίωση κράτησης δεν είναι τυπική ευγένεια. Είναι η πρώτη και φθηνότερη γραμμή άμυνας απέναντι στα no-show, δηλαδή στους πελάτες που κάνουν κράτηση και δεν εμφανίζονται.

Το φαινόμενο είναι γνωστό και στην Ελλάδα: η στήλη του Πρωταγκόν το περιέγραψε εύστοχα ως «κρατήστε μου τραπέζι κι αν δεν έρθω, πρόβλημά σας», και οι εστιάτορες που μιλούν στον Τύπο επιστρέφουν ξανά και ξανά στην ίδια αιτία: την κράτηση που έγινε βιαστικά και ξεχάστηκε. Το αντίδοτο δεν είναι επαγγελματικό μυστικό. Είναι ψυχολογία και ρουτίνα, σερβιρισμένες με email τις σωστές στιγμές.

Σε αυτόν τον οδηγό θα δούμε ολόκληρη την αλυσίδα επιβεβαιώσεων και υπενθυμίσεων: γιατί λειτουργούν, τι πρέπει να περιέχει κάθε μήνυμα, πότε στέλνετε τι, τι απαιτούν πραγματικά ο GDPR και ο ελληνικός νόμος, και έτοιμα κείμενα στα ελληνικά που μπορείτε να αντιγράψετε σήμερα κιόλας. Ένα δωρεάν σύστημα κρατήσεων που στέλνει αυτόματα email επιβεβαίωσης για κάθε κράτηση αναλαμβάνει το κομμάτι της επιβεβαίωσης για λογαριασμό σας, αλλά όλα όσα ακολουθούν ισχύουν και αν στέλνετε ακόμη τα μηνύματα με το χέρι.

Γιατί να στέλνετε επιβεβαίωση κράτησης αμέσως;

Ο πελάτης που λαμβάνει γραπτή επιβεβαίωση μέσα σε ένα λεπτό από την κράτηση μαθαίνει δύο πράγματα: ότι το τραπέζι υπάρχει και ότι κάποιος τον περιμένει. Το δεύτερο είναι το σημαντικότερο, και στηρίζεται σε μία από τις καλύτερα τεκμηριωμένες αρχές της κοινωνικής ψυχολογίας: τη δέσμευση και τη συνέπεια.

Το κλασικό έργο για την πειθώ ανήκει στον ψυχολόγο Robert Cialdini, και το πιο διάσημο παράδειγμά του προέρχεται ακριβώς από την εστίαση. Ένα εστιατόριο στο Σικάγο υπέφερε από συνεχή no-show. Η υπάλληλος που απαντούσε στο τηλέφωνο έλεγε πάντα: «Παρακαλούμε τηλεφωνήστε μας αν αλλάξουν τα σχέδιά σας». Ο ιδιοκτήτης άλλαξε ένα μόνο πράγμα: η δήλωση έγινε ερώτηση, «Θα μας τηλεφωνήσετε αν αλλάξουν τα σχέδιά σας;», ακολουθούμενη από μια παύση μέχρι ο πελάτης να απαντήσει «ναι». Αυτή η μικρή, εκφρασμένη δέσμευση μείωσε τα no-show κατά 67%, όπως αφηγείται ο ίδιος ο Cialdini σε συνέντευξή του στην American Psychological Association.

Η επιβεβαίωση και οι υπενθυμίσεις σας κάνουν ακριβώς την ίδια δουλειά, απλώς σε μεγαλύτερη κλίμακα και χωρίς επιπλέον κόπο:

• η επιβεβαίωση κάνει τη δέσμευση απτή: ο πελάτης έχει πλέον γραπτή υπόσχεση ότι θα έρθει·
• η υπενθύμιση ξυπνά τη δέσμευση ακριβώς όταν μετράει, δηλαδή την παραμονή της επίσκεψης·
• ο σύνδεσμος ακύρωσης μετατρέπει την υπόσχεση σε απλή επιλογή: έλα ή ενημέρωσε. Η σιωπή παύει να είναι η πιο βολική λύση.

Αντίθετα, η κράτηση που δεν επιβεβαιώθηκε ποτέ μένει μια αόριστη πρόθεση. Λίγοι πελάτες θέλουν συνειδητά να αφήσουν ένα μαγαζί στα κρύα του λουτρού, αλλά η πρόθεση ξεχνιέται πολύ πιο εύκολα από τη γραπτή υπόσχεση. Να σημειωθεί εδώ με ειλικρίνεια: δεν υπάρχουν εθνικά στατιστικά στοιχεία για τα no-show στην ελληνική εστίαση· ό,τι ξέρουμε προέρχεται από μαρτυρίες εστιατόρων. Για το πλήρες οπλοστάσιο απέναντι στο φαινόμενο έχουμε γράψει ξεχωριστό οδηγό για τα no-show και τους τρόπους να τα μειώσετε.

Τι περιλαμβάνει μια καλή επιβεβαίωση κράτησης;

Είτε πρόκειται για επιβεβαίωση είτε για υπενθύμιση, η λίστα ελέγχου είναι σχεδόν ίδια. Ένα καλό μήνυμα χωράει σε μία οθόνη κινητού και περιέχει:

1. Τον πυρήνα της κράτησης: ημερομηνία ολογράφως («Σάββατο 14 Μαρτίου», όχι «14/3»), ώρα, αριθμό ατόμων και το όνομα στο οποίο έγινε η κράτηση. Αυτή είναι η αποστολή όλου του μηνύματος: ο πελάτης πρέπει να μπορεί να τα ελέγξει όλα με μια ματιά.
2. Το όνομα και τη διεύθυνση του εστιατορίου, με σύνδεσμο για τον χάρτη. Απαραίτητο για όσους έρχονται πρώτη φορά και για όσους μπερδεύουν δύο μαγαζιά με παρόμοιο όνομα.
3. Έναν σύνδεσμο για ακύρωση ή αλλαγή της κράτησης με ένα κλικ, οποιαδήποτε ώρα του εικοσιτετραώρου. Είναι το στοιχείο που ξεχνιέται συχνότερα και το πιο πολύτιμο: ο πελάτης που μπορεί να ακυρώσει σε δέκα δευτερόλεπτα στις 23:00 ενημερώνει· ο πελάτης που πρέπει να τηλεφωνήσει σε ώρες λειτουργίας συχνά δεν ενημερώνει ποτέ.
4. Τους όρους ακύρωσής σας σε μία πρόταση: μέχρι πότε η ακύρωση είναι δωρεάν και τι ισχύει μετά. Αν εφαρμόζετε προκαταβολή ή χρέωση no-show, εδώ είναι το σημείο να το θυμίσετε, καθαρά και εκ των προτέρων· πώς γράφονται δίκαιοι όροι είναι το θέμα του οδηγού μας για την πολιτική ακύρωσης κρατήσεων.
5. Ένα στοιχείο επικοινωνίας (τηλέφωνο, διεύθυνση απάντησης) για ειδικά αιτήματα: καρεκλάκι μωρού, αλλεργία, τούρτα γενεθλίων.

Τι δεν έχει θέση στην επιβεβαίωση: μεταμφιεσμένο newsletter, τρεις παράγραφοι για την ιστορία του μαγαζιού ή συνημμένα αρχεία. Το μήνυμα είναι απόδειξη, όχι διαφημιστικό φυλλάδιο. Και όπως θα δείτε στην ενότητα για τον GDPR, αυτή η διαχωριστική γραμμή δεν είναι μόνο θέμα ύφους αλλά και νομικό.

Πότε να στέλνετε την υπενθύμιση κράτησης;

Όλο το χρονοδιάγραμμα αποστολών συνοψίζεται σε τέσσερις στιγμές. Έτσι λειτουργεί αυτόματα ένα σοβαρό σύστημα κρατήσεων, και τον ίδιο ρυθμό μπορείτε να ακολουθήσετε με το χέρι, αν χρειαστεί.

Δύο αρχές καθορίζουν τις επιλογές. Η επιβεβαίωση πρέπει να φεύγει αμέσως: κάθε ώρα σιωπής μεγαλώνει την αμφιβολία, και τα λεπτά μετά την κράτηση είναι η μόνη στιγμή που έχετε την πλήρη προσοχή του πελάτη. Η υπενθύμιση πρέπει να φεύγει τόσο νωρίς ώστε το τραπέζι να προλαβαίνει να ξαναπουληθεί: μια ακύρωση που έρχεται το προηγούμενο απόγευμα προλαβαίνει τη λίστα αναμονής· μια ακύρωση μία ώρα πριν από το service δεν προλαβαίνει τίποτα.

Το ελληνικό ημερολόγιο έχει και τον δικό του πολλαπλασιαστή. Για τα ρεβεγιόν Χριστουγέννων και Πρωτοχρονιάς με κλειστά μενού, τις κοπές βασιλόπιτας συλλόγων και εταιρειών τον Ιανουάριο ή την Τσικνοπέμπτη που γεμίζει τις ψησταριές εβδομάδες νωρίτερα, η κράτηση γίνεται συχνά μήνες πριν, και μέχρι τη μεγάλη μέρα τα σχέδια της μισής παρέας έχουν αλλάξει: εκεί ακριβώς η επανεπιβεβαίωση 2–3 ημέρες νωρίτερα κάνει όλη τη διαφορά. Το ίδιο ισχύει για το τραπέζι της Κυριακής του Πάσχα, τις ονομαστικές γιορτές και του Αγίου Βαλεντίνου.

Η εύκολη ακύρωση γεμίζει τραπέζια, δεν τα αδειάζει

Πολλοί εστιάτορες διστάζουν να βάλουν σύνδεσμο ακύρωσης σε κάθε μήνυμα: δεν είναι σαν να προσκαλείς τον πελάτη να ακυρώσει; Όχι. Ο πελάτης του οποίου τα σχέδια άλλαξαν δεν θα εμφανιστεί επειδή έλειπε ο σύνδεσμος. Είτε θα σας ενημερώσει είτε όχι, και το πόσο εύκολο του το κάνετε καθορίζει ποιο από τα δύο θα συμβεί.

Η έγκαιρη ακύρωση δεν είναι χαμένη πώληση, είναι σωσμένο τραπέζι: μπορείτε να το γεμίσετε από τη λίστα αναμονής ή με πελάτες που περνούν απέξω. Το no-show, αντίθετα, είναι καθαρή ζημιά για την οποία το ίδιο βράδυ δεν μπορείτε πλέον να κάνετε τίποτα. Γι' αυτό κάθε επιβεβαίωση και κάθε υπενθύμιση χρειάζεται σύνδεσμο ακύρωσης που λειτουργεί όλο το εικοσιτετράωρο χωρίς τηλεφώνημα, και γι' αυτό στον πελάτη που ακύρωσε αξίζει ένα «ευχαριστούμε» και όχι μούτρα: του δείχνετε ότι η σωστή συμπεριφορά αναγνωρίζεται, και του αφήνετε ανοιχτή την πόρτα για την επόμενη φορά.

Πόσο κοστίζουν πραγματικά οι τηλεφωνικές επιβεβαιώσεις;

Η κλασική συνταγή λέει: το απόγευμα, πριν από το service, κάποιος παίρνει τη λίστα με τις αυριανές κρατήσεις και τηλεφωνεί μία μία. Η μέθοδος δουλεύει, αλλά έχει ένα κρυφό κόστος που σπάνια υπολογίζεται.

Κάντε τον λογαριασμό: με 20 κρατήσεις την ημέρα και 3 λεπτά ανά κλήση μεταξύ αναπάντητων, τηλεφωνητών και δεύτερων προσπαθειών, μιλάμε για μία ώρα εργασίας καθημερινά, στην πιο πολύτιμη ζώνη της ημέρας, όταν η ομάδα στήνει τη σάλα και η κουζίνα ετοιμάζει τη mise en place. Σε έναν κλάδο όπου η εύρεση προσωπικού είναι από τα μεγαλύτερα προβλήματα κάθε επιχείρησης, το να δαπανάται μία ώρα έμπειρου υπαλλήλου σε μια εργασία που γίνεται αυτόματα είναι πολυτέλεια. Και το χειρότερο: οι μισές κλήσεις δεν απαντιούνται ποτέ, οπότε η «τηλεφωνική επιβεβαίωση» καταλήγει συχνά μήνυμα στον τηλεφωνητή, δηλαδή μια υπενθύμιση χωρίς σύνδεσμο ακύρωσης και χωρίς γραπτό ίχνος.

Το τηλέφωνο κρατά την αξία του εκεί όπου προσφέρει κάτι παραπάνω: στη μεγάλη παρέα που δεν απάντησε στο αίτημα επανεπιβεβαίωσης, στο τραπέζι με ειδικό μενού, στον πελάτη που έγραψε κάτι ασαφές στα σχόλια. Για όλα τα υπόλοιπα, το αυτόματο email κάνει την ίδια δουλειά κάθε μέρα, χωρίς ρεπό και χωρίς να ξεχνάει.

Email ή SMS για τις υπενθυμίσεις;

Ορισμένα συστήματα κρατήσεων διαφημίζουν έντονα τις υπενθυμίσεις μέσω SMS, και ας είμαστε ειλικρινείς: το SMS διαβάζεται γρήγορα, συνήθως γρηγορότερα από το email. Αν το κοινό σας ζει με το κινητό στο χέρι, το κανάλι αξίζει σκέψη.

Για τις επιβεβαιώσεις κρατήσεων, όμως, το email έχει δομικά πλεονεκτήματα:

• χωράνε όλα: πλήρης σύνοψη της κράτησης, σύνδεσμος χάρτη, όροι ακύρωσης και κανονικός σύνδεσμος ακύρωσης, ενώ στο SMS διαλέγετε ανάμεσα στην πληροφορία και στον σύνδεσμο·
• βρίσκεται και μετά: ο πελάτης ξεθάβει την επιβεβαίωση με μια αναζήτηση, ακόμη και μέρες αργότερα·
• δεν κοστίζει ανά μήνυμα: τα SMS χρεώνονται συνήθως με το κομμάτι, τα email όχι·
• το λάθος φαίνεται αμέσως: μια λανθασμένη διεύθυνση email αποκαλύπτεται όταν η επιβεβαίωση δεν παραδοθεί.

Η ViteUneTable στέλνει τις επιβεβαιώσεις και τις υπενθυμίσεις με email: υπενθυμίσεις μέσω SMS δεν προσφέρουμε προς το παρόν. Για τη μεγάλη πλειονότητα των εστιατορίων, ο συνδυασμός «άμεση επιβεβαίωση + υπενθύμιση με email την παραμονή, και στα δύο σωστός σύνδεσμος ακύρωσης» αποδίδει το μεγαλύτερο μέρος του οφέλους: το ξέχασμα είναι από τις συχνότερες αιτίες μη εμφάνισης, και το email που διαβάζεται την παραμονή το λύνει εξίσου καλά με το SMS.

GDPR και ν. 3471/2006: τι επιτρέπεται να στέλνετε;

Γύρω από το θέμα κυκλοφορεί περιττή ανασφάλεια, οπότε ας το πούμε καθαρά: ο GDPR δεν απαγορεύει ούτε τις επιβεβαιώσεις ούτε τις υπενθυμίσεις. Το αντίθετο.

• Η επιβεβαίωση και η υπενθύμιση αφορούν την εκτέλεση της κράτησης, όχι το μάρκετινγκ. Όταν ο πελάτης κλείνει τραπέζι, η επεξεργασία του ονόματος, του email και των στοιχείων της κράτησης στηρίζεται στην εκτέλεση της μεταξύ σας συμφωνίας: τα μηνύματα τον ενημερώνουν για τη δική του κράτηση, ακριβώς αυτό που ζήτησε. Δεν χρειάζεται ξεχωριστή συγκατάθεση ούτε επιπλέον κουτάκια.
• Η εμπορική προώθηση είναι άλλη ιστορία. Το άρθρο 11 του ν. 3471/2006 απαιτεί για διαφημιστικά email προηγούμενη ρητή συγκατάθεση. Υπάρχει μια στενή εξαίρεση: σε υπάρχοντες πελάτες, των οποίων το email αποκτήθηκε νόμιμα στο πλαίσιο συναλλαγής, επιτρέπεται η προώθηση παρόμοιων δικών σας υπηρεσιών, αρκεί κάθε μήνυμα να προσφέρει εύκολη και δωρεάν δυνατότητα διαγραφής. Η Αρχή Προστασίας Δεδομένων το εφαρμόζει στην πράξη: σε μικρομεσαίες επιχειρήσεις έχουν επιβληθεί πρόστιμα από 3.000 € έως 10.000 € για αζήτητα διαφημιστικά email, όπως στην απόφαση 30/2022 με πρόστιμο 3.000 €. Εστιατόριο δεν έχει τιμωρηθεί ακόμη, αλλά οι κανόνες το καλύπτουν πλήρως.
• Μην ανακατεύετε τα δύο. Αν στριμώξετε στην επιβεβαίωση μια προσφορά ή διαφήμιση, το μήνυμα παύει να είναι απλό μήνυμα εξυπηρέτησης και γίνεται εμπορική επικοινωνία, με ό,τι αυτό συνεπάγεται για τη συγκατάθεση. Μια διακριτική υπογραφή με το λογότυπο και έναν ουδέτερο σύνδεσμο προς την ιστοσελίδα σας είναι εντάξει· ένα διαφημιστικό banner όχι.
• Μην κρατάτε τα δεδομένα για πάντα. Ορίστε χρόνο διατήρησης, ενημερώστε για την επεξεργασία στην πολιτική απορρήτου σας και διαγράφετε ό,τι πάλιωσε. Αρμόδια αρχή στην Ελλάδα είναι η ΑΠΔΠΧ.

Ο πρακτικός κανόνας είναι απλός: ό,τι αφορά τη συγκεκριμένη κράτηση του πελάτη (επιβεβαίωση, υπενθύμιση, απόδειξη ακύρωσης) μπορείτε και πρέπει να το στέλνετε. Ό,τι αφορά την επόμενη επίσκεψη (προσφορές, newsletter) θέλει συγκατάθεση ή τη στενή εξαίρεση του υπάρχοντος πελάτη. Κρατήστε τους δύο κόσμους χωριστά και πατάτε σε στέρεο έδαφος.

Έτοιμα κείμενα στα ελληνικά

Τα κείμενα είναι σκόπιμα λιτά: αλλάξτε ό,τι βρίσκεται σε αγκύλες, προσαρμόστε τον τόνο στο ύφος του μαγαζιού σας και σβήστε ό,τι δεν σας αφορά. Λειτουργούν το ίδιο καλά σε ένα μπιστρό γειτονιάς και σε μια σάλα fine dining.

Κείμενο 1: άμεση επιβεβαίωση

Θέμα: Η κράτησή σας στο [όνομα], [ημέρα] [ημερομηνία] στις [ώρα]

Γεια σας [όνομα],

το τραπέζι σας είναι κλεισμένο. Η σύνοψη:

[ημέρα] [ημερομηνία] στις [ώρα], [Χ] άτομα, στο όνομα [όνομα]. [Όνομα εστιατορίου], [διεύθυνση], [σύνδεσμος χάρτη].

Άλλαξαν τα σχέδια; Μπορείτε να ακυρώσετε ή να μεταφέρετε την κράτηση με ένα κλικ: [σύνδεσμος ακύρωσης]. Η ακύρωση είναι δωρεάν έως [προθεσμία].

Έχετε κάποιο ειδικό αίτημα (αλλεργία, καρεκλάκι μωρού, γιορτή); Απαντήστε σε αυτό το μήνυμα.

Καλώς να ορίσετε! [Όνομα εστιατορίου]

Γιατί λειτουργεί: όλα τα βασικά βρίσκονται στις πέντε πρώτες γραμμές, το θέμα περιέχει ημέρα και ώρα (ο πελάτης βρίσκει το μήνυμα με μία αναζήτηση) και η ακύρωση παρουσιάζεται ως εξυπηρέτηση, όχι ως απειλή.

Κείμενο 2: υπενθύμιση την παραμονή

Θέμα: Τα λέμε αύριο! Το τραπέζι σας στο [όνομα] στις [ώρα]

Γεια σας [όνομα],

μια μικρή υπενθύμιση: σας περιμένουμε αύριο [ημέρα] [ημερομηνία] στις [ώρα], παρέα [Χ] ατόμων.

Προέκυψε κάτι; Ενημερώστε μας με ένα κλικ: [σύνδεσμος ακύρωσης]. Έτσι το τραπέζι ελευθερώνεται για άλλον πελάτη, και σας το λέμε με ειλικρινή ευγνωμοσύνη.

Καλή αντάμωση αύριο! [Όνομα εστιατορίου]

Γιατί λειτουργεί: το μήνυμα ξυπνά τη δέσμευση χωρίς ενοχές, και η φράση για το τραπέζι που ελευθερώνεται δίνει στον πελάτη έναν καλό λόγο να ακυρώσει αντί να εξαφανιστεί. Το ίδιο πνεύμα με το πείραμα του Σικάγου, τώρα γραπτώς.

Κείμενο 3: επανεπιβεβαίωση μεγάλης παρέας

Θέμα: Επιβεβαιώνετε το τραπέζι σας για [Χ] άτομα την [ημέρα];

Γεια σας [όνομα],

η κράτησή σας για [Χ] άτομα πλησιάζει: [ημέρα] [ημερομηνία] στις [ώρα]. Για τόσο μεγάλη παρέα ετοιμάζουμε τη σάλα και τις προμήθειες από πριν.

Μας επιβεβαιώνετε ότι θα έρθετε [Χ] άτομα; Ένα κλικ αρκεί: [σύνδεσμος επιβεβαίωσης].

Άλλαξε ο αριθμός ή πρέπει να ακυρωθεί η κράτηση; Ενημερώστε μας εδώ: [σύνδεσμος αλλαγής]. Μετά τις [προθεσμία] ισχύουν οι όροι ακύρωσής μας: [σύνοψη σε μία πρόταση].

Ευχαριστούμε εκ των προτέρων, τα λέμε την [ημέρα]! [Όνομα εστιατορίου]

Γιατί λειτουργεί: η ερώτηση απαιτεί ενεργή απάντηση, ακριβώς όπως το «θα μας τηλεφωνήσετε;» του Cialdini. Ένα «ναι» με κλικ δύο ημέρες νωρίτερα αξίζει πολύ περισσότερο από τη σιωπή, και η σιωπή την παραμονή σημαίνει ένα πράγμα: πάρτε τηλέφωνο. Στην περίοδο των ρεβεγιόν και της κοπής βασιλόπιτας, όταν οι μεγάλες εταιρικές κρατήσεις κλείνονται μήνες πριν, αυτό το κείμενο είναι το σημαντικότερο όλης της αλυσίδας.

Κείμενο 4: απόδειξη ακύρωσης

Θέμα: Η κράτησή σας για [ημέρα] [ημερομηνία] ακυρώθηκε

Γεια σας [όνομα],

επιβεβαιώνουμε: η κράτησή σας για [ημέρα] [ημερομηνία] στις [ώρα], [Χ] άτομα, ακυρώθηκε. Ευχαριστούμε που μας ενημερώσατε· τώρα το τραπέζι θα το χαρεί άλλος πελάτης.

Ελπίζουμε να σας ξαναδούμε σύντομα: μπορείτε να κλείσετε νέο τραπέζι όποτε θέλετε από εδώ: [σύνδεσμος κράτησης].

Εις το επανιδείν! [Όνομα εστιατορίου]

Γιατί λειτουργεί: το να ευχαριστείτε όποιον ακύρωσε μπορεί να μοιάζει ανάποδο, αλλά αυτή ακριβώς τη συμπεριφορά θέλετε να ενισχύσετε. Ο πελάτης που ακύρωσε και εισέπραξε ευγένεια ξανάρχεται· ο πελάτης που ντράπηκε να ακυρώσει δεν ξαναπατάει το πόδι του.

Αυτοματοποιήστε τις επιβεβαιώσεις και τις υπενθυμίσεις

Κάθε μήνυμα αυτού του οδηγού μπορεί να σταλεί με το χέρι. Μακροπρόθεσμα όμως δεν αντέχει: η δύναμη της επιβεβαίωσης βρίσκεται στη συνέπεια, και η συνέπεια είναι ακριβώς αυτό που δεν μπορεί να εγγυηθεί μια κουρασμένη βάρδια ένα Σάββατο του Δεκεμβρίου.

Στη ViteUneTable ο καταμερισμός είναι απλός:

• η δωρεάν έκδοση στέλνει αυτόματο email επιβεβαίωσης (ημερομηνία, ώρα, αριθμός ατόμων, όνομα εστιατορίου) για κάθε online κράτηση, με 0% προμήθεια, χωρίς χρεώσεις και χωρίς χρονικό όριο·
• το Pack Standard, από 29 € χωρίς ΦΠΑ/μήνα, προσθέτει αυτόματες υπενθυμίσεις με email πριν από το service, μέχρι και την ίδια την ημέρα, και ντύνει όλα τα email με το brand του εστιατορίου σας· επιπλέον οι πελάτες προσθέτουν την κράτηση στο ημερολόγιό τους με ένα κλικ και παίρνετε το «Reserve with Google»·
• το Pack Standard + Anti No-Show (49 € χωρίς ΦΠΑ) ολοκληρώνει την αλυσίδα με δέσμευση κάρτας στην κράτηση για μεγάλες παρέες και βραδιές υψηλού ρίσκου, όπως τα ρεβεγιόν και η Τσικνοπέμπτη.

Όλα χωρίς δέσμευση, και το τηλέφωνο το κρατάτε για τις περιπτώσεις όπου πραγματικά προσθέτει αξία: τις μεγάλες σιωπηλές παρέες και τις μεγαλύτερες γιορτές της χρονιάς.

Συχνές ερωτήσεις

Τι πρέπει να περιλαμβάνει το email επιβεβαίωσης κράτησης;

Πέντε στοιχεία: ημερομηνία, ώρα και αριθμό ατόμων· όνομα και διεύθυνση εστιατορίου με σύνδεσμο χάρτη· σύνδεσμο ακύρωσης ή αλλαγής με ένα κλικ· τους όρους ακύρωσης συνοψισμένους σε μία πρόταση· και ένα στοιχείο επικοινωνίας για ειδικά αιτήματα. Όλα τα υπόλοιπα είναι προαιρετικά.

Πότε είναι καλύτερα να στέλνεται η υπενθύμιση κράτησης;

24–48 ώρες πριν από την επίσκεψη, ιδανικά το απόγευμα της παραμονής: αρκετά αργά ώστε ο πελάτης να μην προλάβει να ξαναξεχαστεί, αρκετά νωρίς ώστε μια ακύρωση να αφήνει χρόνο να ξαναπουληθεί το τραπέζι. Για μεγάλες παρέες προσθέστε ενεργό αίτημα επανεπιβεβαίωσης 2–3 ημέρες νωρίτερα, ειδικά στην περίοδο των εορτών.

Χρειάζομαι συγκατάθεση του πελάτη για επιβεβαιώσεις και υπενθυμίσεις;

Όχι. Τα μηνύματα που αφορούν τη δική του κράτηση (επιβεβαίωση, υπενθύμιση, απόδειξη ακύρωσης) συνδέονται με την εκτέλεση της συμφωνίας σας και δεν αποτελούν εμπορική προώθηση. Συγκατάθεση κατά το άρθρο 11 του ν. 3471/2006 χρειάζονται τα newsletter και οι προσφορές, εκτός αν ισχύει η στενή εξαίρεση του υπάρχοντος πελάτη με εύκολη διαγραφή σε κάθε μήνυμα.

Μπορώ να βάλω προσφορά μέσα στο email επιβεβαίωσης;

Καλύτερα όχι. Μόλις το μήνυμα εξυπηρέτησης αποκτήσει διαφημιστικό περιεχόμενο, όλο το email μετατρέπεται σε εμπορική επικοινωνία που απαιτεί συγκατάθεση. Κρατήστε την επιβεβαίωση καθαρή και στείλτε τις προσφορές ξεχωριστά, μόνο σε όσους τις έχουν ζητήσει.

Ο σύνδεσμος ακύρωσης δεν αυξάνει τις ακυρώσεις;

Αυξάνει τις έγκαιρες ακυρώσεις και μειώνει τα no-show, και αυτή είναι ακριβώς η ανταλλαγή που σας συμφέρει: το τραπέζι που ακυρώθηκε την παραμονή ξαναγεμίζει από τη λίστα αναμονής, ενώ το τραπέζι του no-show μένει άδειο. Ο πελάτης που δεν σκοπεύει να έρθει δεν θα εμφανιστεί επειδή του κρύψατε τον σύνδεσμο.

Στέλνει η ViteUneTable αυτόματες επιβεβαιώσεις δωρεάν;

Ναι. Η δωρεάν έκδοση στέλνει αυτόματο email επιβεβαίωσης για κάθε online κράτηση, με 0% προμήθεια και χωρίς χρονικό όριο. Οι αυτόματες υπενθυμίσεις πριν από το service και τα email με το brand σας περιλαμβάνονται στο Pack Standard, από 29 € χωρίς ΦΠΑ/μήνα.