Kennzahlen in der Gastronomie: alle wichtigen KPIs mit Formel und Richtwert

Wer „Kennzahlen Gastronomie“ sucht, findet Listen mit 12, 17, sogar 25 KPIs, meist von Softwareanbietern, deren Dashboard zufällig genau diese 25 Werte anzeigt. Für eine Restaurantgruppe mit Controlling-Abteilung mag das passen. Für den unabhängigen Gastronomen, der selbst einkauft, den Dienstplan schreibt und die halbe Schicht im Service steht, ist ein 25-Zahlen-Dashboard kein Steuerungsinstrument, sondern eine Hausaufgabe, die nie erledigt wird.

Dabei ist die Lage zu ernst für Zahlenblindflug: Laut der DEHOGA-Umfrage vom August 2025 unter 3.941 Betrieben sind die Personalkosten seit Januar 2022 um 34,4 % gestiegen, die Lebensmittelpreise um 27,1 %, und nur knapp ein Drittel der Betriebe erwartete, das Jahr ohne Verlust abzuschließen. Wenn sich das Ergebnis auf wenigen Prozentpunkten entscheidet, rettet Sie nicht das Messen von allem, sondern das wöchentliche Messen der richtigen Handvoll Zahlen.

Dieser Leitfaden ist das Nachschlagewerk dazu: jede wichtige Kennzahl der Gastronomie mit Formel, belegtem Richtwert für Deutschland und Österreich und der Frage, die sie beantwortet. Die Datenquellen haben Sie bereits, Ihre Kasse und Ihr Reservierungsbuch reichen aus. Ein kostenloses digitales Reservierungsbuch wie ViteUneTable nimmt Ihnen dabei das Zählen der Gedecke, Stornierungen und No-Shows ab, aber die Methode kommt zuerst, das Werkzeug danach.

Das Wichtigste in Kürze:

• Zehn Kennzahlen reichen: Gedecke, Durchschnittsbon, Wareneinsatzquote, Personalquote, Prime Cost, Auslastung, Tischrotation, No-Show-Quote, RevPASH und Ihre Google-Bewertung;
• alle lassen sich aus zwei Quellen berechnen, die Sie schon haben: Kasse plus Reservierungsbuch (dazu Eingangsrechnungen und Lohnabrechnung);
• wöchentlich schlägt monatlich: eine Kostendrift nach sieben Tagen ist eine Korrektur, dieselbe Drift beim Steuerberater ist ein schlechtes Jahr;
• Umsatz allein, Follower und die Zahl der Reservierungen sind Eitelkeitsmetriken: Sie können steigen, während der Betrieb Geld verliert;
• ein Zettel, der jeden Montag ausgefüllt wird, schlägt das schönste Dashboard, das niemand öffnet.

Warum wenige Kennzahlen, dafür jede Woche?

Eine Kennzahl (englisch KPI, Key Performance Indicator) ist nur nützlich, wenn sie zwei Tests besteht: Sie können noch diese Woche darauf reagieren, und Sie schauen sie tatsächlich an. Die meisten Werte auf den langen Anbieterlisten scheitern an mindestens einem der beiden. Die Mitarbeiterfluktuation ist wichtig, aber Sie steuern sie nicht am Dienstagmorgen. Die Website-Besucher sind interessant, aber welche Entscheidung folgt daraus?

Die Kennzahlen in diesem Leitfaden bestehen beide Tests. Sie gliedern sich in drei Familien:

Auffällig daran: Nichts davon erfordert neue Software. Wer Reservierungen auf Papier führt, kann die Platz-Spalte trotzdem berechnen, es dauert nur länger beim Zusammenzählen.

Die Geld-Kennzahlen: wo die Marge entsteht

Die Wareneinsatzquote

Wareneinsatzquote = (Anfangsbestand + Einkäufe − Endbestand) ÷ Nettoumsatz × 100

Der Anteil jedes Umsatz-Euros, der wieder an die Lieferanten fließt. Der Fitness-Check für die Gastronomie der WKO (Datenbasis ÖHT und Prodinger) nennt für ein Restaurant oder Wirtshaus 28 bis 35 % des Umsatzes, und er empfiehlt, was auch die Praxis lehrt: getrennt rechnen. Für die Küche liegt die Bandbreite bei 28 bis 36 %, für den Keller, also die Getränke, nur bei 17 bis 26 %, weil Getränke strukturell besser kalkulieren.

Die Wochenaufgabe ist nicht, eine magische Zahl zu treffen, sondern Bewegung zu erkennen: Zwei Punkte Anstieg in einer Woche bedeuten einen gestiegenen Lieferantenpreis, gewachsene Portionen oder Ware, die in der Tonne oder durch die Hintertür verschwindet. Wie Sie den Wareneinsatz berechnen und senken, behandeln wir in einem eigenen Leitfaden, und der beste Wareneinsatz nützt nichts, wenn die Verkaufspreise falsch angesetzt sind: Dafür gibt es unseren Leitfaden zum Thema Preise der Speisekarte kalkulieren.

Die Personalquote

Personalquote = Personalkosten inklusive Lohnnebenkosten ÷ Nettoumsatz × 100

Komplett gerechnet, also Bruttolöhne plus Arbeitgeberanteile, nicht nur die Stundensätze. Der WKO-Fitness-Check nennt für ein Restaurant oder Wirtshaus 27 bis 32 % des Umsatzes, oft ohne Unternehmerlohn gerechnet, und mit den oben belegten 34,4 % Personalkostensteigerung seit 2022 arbeiten viele Betriebe heute am oberen Rand oder darüber.

Lesen Sie diese Quote als Trend über vergleichbare Wochen: Eine verregnete, ruhige Woche verschlechtert sie mechanisch, ohne dass jemand etwas falsch gemacht hätte. Die eigentliche Frage lautet, ob der Dienstplan zum tatsächlichen Geschäft passte, Schicht für Schicht.

Der Prime Cost

Prime Cost = Wareneinsatzquote + Personalquote

Die wichtigste einzelne Zahl des Gewerbes: Ihre beiden großen steuerbaren Kostenblöcke, addiert. Legt man die WKO-Bandbreiten übereinander, landen beide Posten zusammen typischerweise zwischen 60 und 70 % des Umsatzes; oberhalb von etwa 70 % bleibt für Miete, Energie, Versicherungen und ein Ergebnis kaum etwas übrig. Die komplette Kostenstruktur, die Gewinnschwelle in Gedecken pro Tag und die Hebel dahinter zerlegen wir im Leitfaden zur Rentabilität im Restaurant; für den Wochen-Check genügt die Disziplin, die Zahl aufzuschreiben und die Richtung zu beobachten.

Der Durchschnittsbon

Durchschnittsbon = Nettoumsatz ÷ Anzahl der Gedecke

Was jeder Gast tatsächlich ausgibt: die Qualität Ihres Umsatzes, während die Gedecke die Quantität sind. Der WKO-Fitness-Check nennt für ein Restaurant oder Wirtshaus eine durchschnittliche Konsumation von 20 bis 30 € pro Gast. Bei gleicher Auslastung landet fast jeder zusätzliche Euro Durchschnittsbon in der Marge, denn der Gast sitzt bereits und die Fixkosten sind bezahlt.

Erheben Sie ihn getrennt für Mittag- und Abendservice: Ein 16-€-Mittagstisch und ein 42-€-Abendgeschäft in einer Zahl verstecken alles. Stagniert er, während die Kosten steigen, ist das ein Karten- und Empfehlungsthema, und es gibt bewährte, gastfreundliche Wege, den Durchschnittsbon zu erhöhen.

Die Platz-Kennzahlen: Ihr Reservierungsbuch ist eine Datenquelle

Die meisten Kennzahlen-Listen hören bei der Kasse auf. Damit fehlt die halbe Wahrheit, denn die Kasse sieht nur Gäste, die gekommen sind. Ihr Reservierungsbuch sieht auch die, die gebucht haben, die abgesagt haben, die verschwunden sind, und die leeren Stühle dazwischen.

Gedecke pro Schicht

Die Rohzahl der servierten Gäste, Schicht für Schicht erfasst: Montagmittag, Montagabend, und so weiter. Sie ist der Nenner der halben übrigen Kennzahlen, also erheben Sie sie zuerst. Zwei Wochen Gedeckzählung pro Schicht lehren Sie mehr über Ihren Betrieb als ein Jahr Monatsumsätze, weil sie exakt zeigen, welche Schichten schwach sind. Eine schwache Schicht lässt sich reparieren; ein schwacher Monat ist nur Nebel.

Die Auslastung

Auslastung = servierte Gedecke ÷ Sitzplatzkapazität × 100

Ein Lokal mit 40 Plätzen, das am Abend 22 Gedecke serviert, läuft auf 55 %. Die am meisten unterschätzte Kennzahl: Die Fixkosten laufen, ob der Gastraum voll oder leer ist, jeder gewonnene Auslastungspunkt ist also fast reine Marge. Pro Schicht verfolgen, denn eine ordentliche Wochenauslastung verdeckt oft einzelne tote Schichten, und für genau die gibt es erprobte Wege, das Restaurant an schwachen Tagen zu füllen.

Die Tischrotation (der Sitzplatzumschlag)

Tischrotation = verkaufte Gedecke ÷ Anzahl der Sitzplätze (pro Tag oder pro Schicht)

Wie oft jeder Platz sein Geld verdient. Der WKO-Fitness-Check nennt für ein Restaurant oder Wirtshaus einen Sitzplatzumschlag von etwa 1,5 pro Tag über Mittag- und Abendservice. Der Wert hängt komplett vom Konzept ab: Eine Mittagsbrasserie lebt vom Umschlag, ein Menürestaurant verkauft bewusst eine lange Sitzung. „Mehr ist besser“ ist hier falsch; richtig ist: Kennen Sie Ihre Zahl und bauen Sie Ihre Zeitfenster darum. Wie Tischplan und Tischrotation zusammenspielen, ohne Gäste zu hetzen, steht im eigenen Leitfaden.

Die No-Show-Quote

No-Show-Quote = nicht erschienene Reservierungen ÷ Reservierungen gesamt × 100

Die Kennzahl, die nur existiert, wenn Sie sie erfassen, und die mit dem direktesten Geldbezug: Ein No-Show ist ein eingeplantes Gedeck an einem Tisch, den Sie vielleicht jemand anderem verweigert haben, bei laufenden Fixkosten. Das Ausmaß ist für Deutschland belegt: In einer DEHOGA-Nordrhein-Umfrage unter rund 250 Betrieben berichteten 87 %, No-Shows aus eigener Erfahrung zu kennen, und 40 % der Betroffenen bezifferten den Schaden auf mehr als 5 % ihres Jahresumsatzes.

Markieren Sie jede Reservierung als erschienen, storniert oder No-Show, dann berechnet sich die Quote von selbst. Läuft sie hoch, wirken Bestätigungen, Erinnerungen und Kartenautorisierung, alles im Detail in unserem Leitfaden zum Thema No-Shows im Restaurant reduzieren.

Der Umsatz pro Sitzplatz

Umsatz pro Sitzplatz = Nettoumsatz ÷ Anzahl der Sitzplätze

Die Produktivitätskennzahl Ihres Gastraums, meist aufs Jahr gerechnet. Der WKO-Fitness-Check nennt für ein Restaurant oder Wirtshaus 4.000 bis 6.500 € Jahresumsatz pro Sitzplatz, für ein gutbürgerliches Landgasthaus 2.000 bis 4.000 €, für die Top-Gastronomie 14.000 bis 17.000 €. Sie beantwortet Standort- und Investitionsfragen: Lohnt der Anbau, rechtfertigt die Terrasse ihre Kosten, trägt der zweite Gastraum sich selbst?

RevPASH: eine Zahl für den ganzen Gastraum

RevPASH = Umsatz eines Zeitraums ÷ (verfügbare Sitzplätze × Öffnungsstunden im Zeitraum)

Revenue per Available Seat Hour, der Umsatz pro verfügbarer Sitzplatzstunde. Eingeführt für Restaurants von der Cornell-Professorin Sheryl Kimes in ihrer 1998 im Cornell Hotel and Restaurant Administration Quarterly erschienenen Arbeit zum Revenue Management im Restaurant. Wo Gedecke den Andrang messen und der Durchschnittsbon die Ausgaben, multipliziert RevPASH alles zusammen: Wie hart arbeitet jeder Platz pro geöffneter Stunde?

Ein Rechenbeispiel: 40 Plätze, 4 Stunden Abendservice, 2.400 € Umsatz. RevPASH = 2.400 ÷ (40 × 4) = 15 € pro Sitzplatzstunde. Läuft der Samstag auf 15 € und der Dienstag auf 4 €, zeigt diese eine vergleichbare Einheit exakt, wo das Potenzial liegt. RevPASH steigt durch mehr belegte Plätze, das richtige Tempo beim Umschlag oder höhere Ausgaben pro Gast, und genau darum taugt er als Spitzenkennzahl: Jede echte Verbesserung schlägt sich in ihm nieder, und mit Rabatten lässt er sich nicht schönen, denn die drücken den Zähler. Einen ehrlichen Universalrichtwert gibt es nicht, die Konzepte sind zu verschieden: Vergleichen Sie sich mit sich selbst, Schicht gegen Schicht, Woche gegen Woche.

Die Ruf-Kennzahl: Ihre Google-Bewertung

Eine Zahl von außerhalb Ihrer vier Wände gehört auf den Zettel: Ihre Google-Note samt der Zahl neuer Bewertungen dieser Woche. Der Zusammenhang mit dem Umsatz ist gemessen, keine Folklore: Der Harvard-Ökonom Michael Luca hat Yelp-Bewertungen mit den bei den Steuerbehörden gemeldeten Restaurantumsätzen abgeglichen und in seiner Studie Reviews, Reputation, and Revenue einen Umsatzeffekt von 5 bis 9 % pro zusätzlichem Stern gefunden, konzentriert auf unabhängige Restaurants. Die Wochenroutine dauert fünf Minuten: Note notieren, neue Bewertungen lesen, antworten. Wie Sie systematisch mehr Google-Bewertungen für Ihr Restaurant bekommen, steht im eigenen Leitfaden. Sackt die Note in einer bestimmten Woche ab, zeigt sie meist auf eine bestimmte Schicht, und Ihre Gedeckliste verrät, welche.

Eitelkeitsmetriken: Zahlen, die schmeicheln und nichts steuern

Eine Eitelkeitsmetrik ist jede Zahl, die steigen kann, während der Betrieb schlechter dasteht. Die üblichen Verdächtigen:

• Der Umsatz für sich allein. Die gefährlichste, weil sie sich wie das Ziel anfühlt. Ein Rekordmonat mit einem Prime Cost von 74 % ist ein Rekordverlust. Umsatz bedeutet erst etwas neben seinen Kosten.
• Follower und Likes. Schön zu haben, unmöglich zur Bank zu tragen. Zehntausend Follower, die nie reservieren, sind weniger wert als ein Stammgast, der zweimal im Monat kommt. Wenn Sie eine Marketingzahl wollen, zählen Sie Reservierungen und Gedecke: Dort zeigt sich Marketing, oder es hat nicht stattgefunden.
• Die Zahl der angenommenen Reservierungen. Reservierungen sind ein Versprechen, Gedecke sind Umsatz. Buchungen zählen, ohne die No-Show-Quote zu verfolgen, heißt Küken zählen, bevor sie geschlüpft sind.
• Website-Besuche. Ein Mittel, kein Ergebnis. Die Zahl, die zählt, ist, wie viele Besuche in einer Reservierung enden.
• Die Länge der Speisekarte. Oft als Stolz getragen, meist ein Kostentreiber: mehr Vorbereitung, mehr Verluste, mehr Lager, langsamere Küche.

Das Muster: Eitelkeitsmetriken zählen Beifall und Aufwand, echte Kennzahlen zählen Geld und Plätze.

Der Wochen-Check: eine Seite, jeden Montag

Eine Seite, ausgefüllt jeden Montagmorgen für die abgelaufene Woche, neben der Vorwoche und, sobald die Historie da ist, derselben Woche des Vorjahres. Auf Papier, in einer Tabelle, egal wo, Hauptsache, Sie bleiben dran.

Drei Regeln machen den Zettel wirksam:

1. Gleicher Tag, gleiche Definitionen, jede Woche. Eine Kennzahl, die jede Woche anders gemessen wird, misst gar nichts.
2. Eine Maßnahme aufschreiben. Das Ergebnis des Wochen-Checks ist eine Entscheidung: den Donnerstags-Dienstplan umbauen, den Fischlieferanten anrufen, die Erinnerungs-E-Mail für Samstagsreservierungen aktivieren. Keine Maßnahme, kein Nutzen.
3. Richtungen beobachten, nicht Nachkommastellen. Eine Woche ist Wetter, drei Wochen sind ein Trend.

Woher kommen die Daten? Wareneinsatz und Personal aus Rechnungen und Lohnabrechnung, alles andere aus Kasse und Reservierungsbuch. Seien wir ehrlich: Kein Reservierungssystem berechnet Ihren Prime Cost, ViteUneTable eingeschlossen; diese Seite des Zettels bleibt bei Ihnen und Ihrem Steuerberater. Was ein Reservierungssystem leistet, ist, die Platz-Kennzahlen automatisch zu machen statt zur Zählarbeit. Die kostenlose Version von ViteUneTable protokolliert jede Reservierung mit Personenzahl und Status, mit 0 % Provision, ohne Gedeckgebühr und ohne zeitliche Begrenzung; das Standard-Paket (29 € netto pro Monat) ergänzt automatische E-Mail-Erinnerungen und Reservieren mit Google, um die No-Show-Zeile zu drücken; das Paket Standard + Anti No-Show (49 € netto) sichert die Reservierungen, die am meisten wehtun, per Kartenautorisierung ab.

Häufige Fragen

Was sind die wichtigsten Kennzahlen in der Gastronomie?

Für einen unabhängigen Betrieb decken zehn das Wesentliche ab: Gedecke pro Schicht, Durchschnittsbon, Wareneinsatzquote, Personalquote, Prime Cost, Auslastung, Tischrotation, No-Show-Quote, RevPASH und die Google-Bewertung. Die wichtigste einzelne Zahl ist der Prime Cost, also Wareneinsatz plus Personalkosten im Verhältnis zum Nettoumsatz: Nach den Bandbreiten des WKO-Fitness-Checks liegt er typisch bei 60 bis 70 %, darüber bleibt kaum etwas für Miete, Energie und Gewinn.

Wie oft sollte ich meine Kennzahlen erheben?

Wöchentlich. Monatlich ist zu langsam: Eine Kostendrift, die nach vier Wochen auffällt, hat schon vier Wochen gekostet, und die Spur, welcher Lieferant, welche Schicht, welcher Dienstplan, ist kalt. Am besten als festes Ritual: jeden Montag eine Seite, die abgelaufene Woche neben der Vorwoche, plus eine konkrete Maßnahme.

Was ist RevPASH und wie berechnet man ihn?

RevPASH ist der Umsatz pro verfügbarer Sitzplatzstunde: Umsatz eines Zeitraums geteilt durch Sitzplätze mal Öffnungsstunden. Eingeführt wurde die Kennzahl 1998 von der Cornell-Professorin Sheryl Kimes. Ein Gastraum mit 40 Plätzen und 2.400 € Umsatz in 4 Stunden Abendservice läuft auf 15 € pro Sitzplatzstunde. Die Stärke: Andrang, Umschlag und Ausgaben pro Gast stecken in einer vergleichbaren Zahl; einen Universalrichtwert gibt es nicht, vergleichen Sie Ihre eigenen Schichten miteinander.

Wie berechne ich die No-Show-Quote meines Restaurants?

Nicht erschienene Reservierungen geteilt durch alle Reservierungen des Zeitraums, mal 100. Voraussetzung ist, jede Reservierung als erschienen, storniert oder No-Show zu markieren, was ein digitales Reservierungsbuch automatisch erledigt. Zur Größenordnung: In einer DEHOGA-Nordrhein-Umfrage berichteten 87 % der Betriebe von No-Shows, 40 % der Betroffenen bezifferten den Schaden auf über 5 % des Jahresumsatzes.

Welche Richtwerte gelten für Wareneinsatz und Personalkosten?

Der WKO-Fitness-Check für die Gastronomie nennt für ein Restaurant oder Wirtshaus 28 bis 35 % Wareneinsatz (Küche 28 bis 36 %, Getränke 17 bis 26 %) und 27 bis 32 % Mitarbeiterkosten, oft ohne Unternehmerlohn gerechnet. Mit den seit 2022 belegten Kostensteigerungen arbeiten viele Betriebe am oberen Rand. Wichtiger als der Absolutwert ist die eigene Entwicklung von Woche zu Woche.

Kann ich Kennzahlen ohne neue Software verfolgen?

Ja. Wareneinsatz und Personalquote kommen aus Rechnungen und Lohnabrechnung, Gedecke und Durchschnittsbon aus jeder Kasse, und auch ein Papier-Reservierungsbuch liefert Auslastung, Tischrotation und No-Shows, wenn Sie wöchentlich zusammenzählen. Software nimmt nur das Zählen ab: Die kostenlose Version von ViteUneTable protokolliert Reservierungen, Personenzahlen und No-Shows automatisch, ohne Provision und ohne zeitliche Begrenzung.