myDATA, ταμειακή και POS στο εστιατόριο: όλες οι υποχρεώσεις με απλά λόγια

ΦΗΜ εστιατορίου, διασύνδεση POS, myDATA, e-send, ΥΠΑΗΕΣ, appodixi, IRIS, ψηφιακό δελτίο αποστολής. Αν διαβάζοντας αυτή τη λίστα νιώσατε ένα ελαφρύ σφίξιμο στο στομάχι, δεν είστε οι μόνοι. Ο εστιάτορας που άνοιξε το μαγαζί του για να μαγειρεύει και να γεμίζει τραπέζια βρέθηκε μέσα σε λίγα χρόνια να διαχειρίζεται ένα ολόκληρο ψηφιακό φορολογικό οικοσύστημα, με τις οδηγίες σκορπισμένες σε επίσημα PDF και εγκυκλίους που γράφτηκαν για λογιστές, όχι για ανθρώπους της σάλας.

Αυτός ο οδηγός βάζει τα πράγματα σε σειρά με απλά λόγια: τι είναι το καθένα, από πότε ισχύει, ποια πρόστιμα προβλέπονται και, εξίσου σημαντικό, τι ΔΕΝ χρειάζεται να σας αγχώνει. Μία διευκρίνιση πριν ξεκινήσουμε: το άρθρο είναι ενημερωτικό και δεν αντικαθιστά τον λογιστή σας. Οι προθεσμίες και οι αποφάσεις της ΑΑΔΕ αλλάζουν συχνά, οπότε πριν από κάθε επένδυση σε εξοπλισμό ή λογισμικό, μιλήστε με τον άνθρωπο που ξέρει τα βιβλία σας.

Το φορολογικό οικοσύστημα του εστιατορίου με μια ματιά

Πριν μπούμε στις λεπτομέρειες, ένας γρήγορος χάρτης. Κάθε γραμμή του πίνακα αναλύεται σε δική της ενότητα παρακάτω.

Παρατηρήστε τι λείπει από τον πίνακα: το σύστημα κρατήσεων. Δεν είναι παράλειψη. Οι κρατήσεις δεν είναι φορολογικά παραστατικά και κανένα καθεστώς πιστοποίησης δεν καλύπτει τα λογισμικά κρατήσεων, όπως θα δούμε αναλυτικά πιο κάτω. Γι' αυτό και ένα σύστημα online κρατήσεων για εστιατόρια όπως η ViteUneTable λειτουργεί εντελώς ανεξάρτητα από την ταμειακή σας: το ενεργοποιείτε σε μια μέρα, χωρίς τεχνικό, χωρίς δήλωση στην ΑΑΔΕ.

Ταμειακή εστιατορίου: τι άλλαξε από την 1η Αυγούστου 2024

Από την 1η Αυγούστου 2024, με την απόφαση Α.1105/2024 της ΑΑΔΕ, οι επιχειρήσεις εστίασης με σερβίρισμα σε τραπέζια υποχρεούνται να χρησιμοποιούν ΦΗΜ «τύπου εστιατορίου»: ΦΤΜ, ΑΔΗΜΕ ή ΦΗΜΑΣ εστιατορίου, ή εναλλακτικά έναν αδειοδοτημένο πάροχο ηλεκτρονικής έκδοσης στοιχείων (ΥΠΑΗΕΣ). Η υποχρέωση αφορά τους ΚΑΔ πλήρους εστίασης (56.10.11.xx): εστιατόρια, ταβέρνες, ψαροταβέρνες, ψησταριές, πιτσαρίες, ουζερί, σνακ μπαρ με σερβίρισμα.

Τι κάνει διαφορετικά μια ταμειακή εστιατορίου από μια απλή; Δύο πράγματα:

• Παρακολουθεί τα ανοιχτά τραπέζια. Κάθε παραγγελία που «κάθεται» σε τραπέζι καταγράφεται ως προσωρινό δελτίο παραγγελίας πριν εκδοθεί η τελική απόδειξη. Η ΑΑΔΕ βλέπει ακόμη και ποια τραπέζια είναι ανοιχτά, ώστε να μην «εξαφανίζονται» παραγγελίες πριν φτάσουν στην απόδειξη.
• Δένει την παραγγελιοληψία με την απόδειξη. Το κλείσιμο του τραπεζιού παράγει την απόδειξη με βάση όσα πέρασαν στα δελτία παραγγελίας, όχι όσα πληκτρολογήθηκαν στο τέλος.

Υπάρχουν και εξαιρέσεις, στενές αλλά υπαρκτές: οικισμοί έως 500 κατοίκους και μη τουριστικά νησιά κάτω των 3.100 κατοίκων, καθώς και οι πωλήσεις take away, delivery και self-service, όταν η επιχείρηση δεν παρακολουθεί ανοιχτά τραπέζια. Αν το μαγαζί σας είναι αμιγώς πακέτο ή αυτοεξυπηρέτηση, μιλήστε με τον λογιστή σας πριν αγοράσετε εξοπλισμό που ίσως δεν χρειάζεστε.

Διασύνδεση POS και ταμειακής: γιατί δεν παίζετε με αυτό το πρόστιμο

Η διασύνδεση σημαίνει ότι το τερματικό καρτών δεν δέχεται πλέον ποσό πληκτρολογημένο με το χέρι: η ταμειακή στέλνει το ποσό στο POS και το POS επιστρέφει την επιβεβαίωση της πληρωμής. Έτσι δεν μπορεί να εισπραχθεί κάρτα χωρίς να εκδοθεί απόδειξη. Το μέτρο πέρασε από διαδοχικές προθεσμίες μέσα στο 2024 και σήμερα βρίσκεται σε πλήρη ισχύ: όποιο εστιατόριο δέχεται κάρτες οφείλει να έχει διασυνδεδεμένο σύστημα.

Τα πρόστιμα εδώ είναι από τα βαρύτερα του πακέτου: 10.000 € για επιχειρήσεις με απλογραφικά βιβλία, δηλαδή για τη συντριπτική πλειονότητα των εστιατορίων, και 20.000 € για διπλογραφικά, με διπλασιασμό σε περίπτωση υποτροπής. Τα καλά νέα: αν ανοίγετε τώρα, οι προμηθευτές πωλούν πλέον ταμειακές και POS ήδη διασυνδεδεμένα μεταξύ τους, οπότε το θέμα λύνεται στην εγκατάσταση. Αν έχετε παλαιότερο εξοπλισμό, ζητήστε από τον τεχνικό σας γραπτή επιβεβαίωση ότι η διασύνδεση λειτουργεί.

myDATA: τα ηλεκτρονικά βιβλία που ενημερώνονται μόνα τους

Το myDATA είναι η πλατφόρμα ηλεκτρονικών βιβλίων της ΑΑΔΕ: κάθε παραστατικό που εκδίδετε (και πολλά από όσα λαμβάνετε) διαβιβάζεται εκεί και σχηματίζει την εικόνα των εσόδων και εξόδων σας. Για ένα εστιατόριο, στην πράξη, η διαβίβαση γίνεται σχεδόν εξ ολοκλήρου αυτόματα:

• Οι λιανικές αποδείξεις ανεβαίνουν μέσω της ταμειακής και του συστήματος e-send, χωρίς καμία δική σας ενέργεια.
• Τα τιμολόγια διαβιβάζονται από το πρόγραμμα τιμολόγησης ή τον πάροχο σε πραγματικό χρόνο.
• Ο λογιστής σας κάνει τον μηνιαίο έλεγχο ότι όσα δείχνει το myDATA συμφωνούν με τα βιβλία.

Το σύστημα σφίγγει σταδιακά: η ΑΑΔΕ αναβαθμίζει το e-send ώστε έως το τέλος του 2026 κάθε απόδειξη να διαβιβάζεται σχεδόν σε πραγματικό χρόνο, αντί για τις σημερινές περιοδικές αποστολές, με αυτόματα «καμπανάκια» όταν μια επιχείρηση εμφανίζει ασυνήθιστη πτώση αποδείξεων. Και μην ξεχνάτε το κοινό: με την εφαρμογή appodixi οποιοσδήποτε πελάτης μπορεί να σκανάρει το QR της απόδειξής σας και να δει αν έχει διαβιβαστεί κανονικά στην ΑΑΔΕ, ακόμη και να υποβάλει καταγγελία αν κάτι δεν κολλάει.

Ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B: η προθεσμία της 1ης Οκτωβρίου 2026

Εδώ βρίσκεται η πιο πρόσφατη αλλαγή, και αφορά περισσότερα εστιατόρια από όσα νομίζουν. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση στις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων (B2B) γίνεται υποχρεωτική σε δύο φάσεις:

• Φάση 1: οι επιχειρήσεις με ακαθάριστα έσοδα άνω του 1 εκατ. € εντάχθηκαν από τις 2 Μαρτίου 2026.
• Φάση 2: από την 1η Οκτωβρίου 2026 η υποχρέωση επεκτείνεται σε όλες τις υπόλοιπες επιχειρήσεις, μικρές και ατομικές, άρα και στο δικό σας εστιατόριο, με μεταβατική περίοδο προσαρμογής έως τις 31 Δεκεμβρίου 2026 και δήλωση ένταξης στο myDATA έως τις 12 Οκτωβρίου 2026.

«Μα εγώ κόβω αποδείξεις, όχι τιμολόγια», θα πείτε. Οι λιανικές αποδείξεις πράγματι μένουν στην ταμειακή και δεν αλλάζει τίποτα εκεί. Σκεφτείτε όμως πότε ένα εστιατόριο εκδίδει τιμολόγιο: το εταιρικό τραπέζι που ζητάει παραστατικό στο ΑΦΜ της εταιρείας, το χριστουγεννιάτικο δείπνο ενός γραφείου, η κοπή πίτας ενός συλλόγου ή μιας επιχείρησης, το catering σε μια εκδήλωση. Κάθε τέτοιο παραστατικό θα πρέπει πλέον να εκδίδεται ηλεκτρονικά, με δύο διαδρομές:

• μέσω αδειοδοτημένου παρόχου (ΥΠΑΗΕΣ), συνήθως ενσωματωμένου στο πρόγραμμα τιμολόγησης ή στο ταμειακό σύστημα που ήδη έχετε, ή
• μέσω της δωρεάν εφαρμογής timologio της ΑΑΔΕ, που αρκεί για λίγα τιμολόγια τον μήνα.

Η μη συμμόρφωση αντιμετωπίζεται ως μη έκδοση παραστατικού, με πρόστιμα που φτάνουν το 50% του ΦΠΑ της συναλλαγής. Για τα περισσότερα εστιατόρια η λύση είναι μια συζήτηση δέκα λεπτών με τον λογιστή και τον προμηθευτή του ταμειακού συστήματος: πιθανότατα ο εξοπλισμός σας υποστηρίζει ήδη κάποιον πάροχο.

Ψηφιακό δελτίο αποστολής και IRIS: οι δύο υποχρεώσεις που ξεχνιούνται

Δύο ακόμη κομμάτια συμπληρώνουν το παζλ:

Ψηφιακό δελτίο αποστολής. Από την 1η Μαΐου 2026 η δεύτερη φάση του μέτρου καλύπτει όλες τις επιχειρήσεις που εκδίδουν δελτία αποστολής: τα παραστατικά διακίνησης εκδίδονται ψηφιακά και διαβιβάζονται στο myDATA πριν κινηθούν τα εμπορεύματα. Ένα εστιατόριο σπάνια εκδίδει το ίδιο δελτία αποστολής, θα δείτε όμως τη διαφορά στους προμηθευτές σας: το κρασί και τα κρέατα φτάνουν πλέον με ψηφιακά παραστατικά που «κουμπώνουν» αυτόματα στα έξοδά σας.

IRIS. Από την 1η Νοεμβρίου 2025 όλες οι επιχειρήσεις υποχρεούνται να δέχονται άμεσες πληρωμές IRIS, δηλαδή μεταφορές λογαριασμού σε λογαριασμό μέσω κινητού, στο POS ή με QR. Για τον πελάτη η πληρωμή είναι χωρίς προμήθεια, ενώ για εσάς οι χρεώσεις είναι κατά κανόνα χαμηλότερες από των καρτών. Η υποχρέωση αποδοχής POS ισχύει ούτως ή άλλως εδώ και χρόνια, με πρόστιμο 1.500 €.

Χρειάζεται το σύστημα κρατήσεων πιστοποίηση από την ΑΑΔΕ;

Όχι. Και επειδή το ερώτημα επανέρχεται συνεχώς σε συζητήσεις εστιατόρων, αξίζει να το πούμε καθαρά.

Η ΑΑΔΕ αδειοδοτεί δύο πράγματα: τους ΦΗΜ (τις ταμειακές μηχανές, με έγκριση τύπου) και τους παρόχους ηλεκτρονικής τιμολόγησης, με την άδεια καταλληλότητας ΥΠΑΗΕΣ. Και τα δύο αφορούν την ΕΚΔΟΣΗ παραστατικών: αποδείξεις και τιμολόγια. Μια κράτηση όμως δεν είναι παραστατικό. Όταν η κυρία Ελένη κλείνει τραπέζι για τέσσερις το Σάββατο, δεν γεννιέται καμία φορολογική υποχρέωση: αυτή γεννιέται όταν το τραπέζι φάει και η ταμειακή κόψει την απόδειξη. Κανένα καθεστώς πιστοποίησης δεν καλύπτει τα λογισμικά κρατήσεων, δεν υπάρχει μητρώο «εγκεκριμένων» συστημάτων κρατήσεων και δεν χρειάζεται να δηλώσετε πουθενά ότι χρησιμοποιείτε ένα.

Πρακτικά, αυτό σημαίνει τρία πράγματα:

• Μπορείτε να ξεκινήσετε σήμερα. Ένα ηλεκτρονικό βιβλίο κρατήσεων δεν θέλει τεχνικό, δήλωση ή έγκριση: η δωρεάν έκδοση της ViteUneTable ενεργοποιείται σε λίγα λεπτά, με απεριόριστες κρατήσεις, 0% προμήθεια και χωρίς δέσμευση.
• Καμία αλλαγή στην ταμειακή σας. Το σύστημα κρατήσεων δεν αγγίζει τη ροή απόδειξης, δεν συνδέεται με το myDATA και δεν επηρεάζεται από τις προθεσμίες της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
• Προσοχή στο αντίστροφο επιχείρημα. Αν κάποιος προμηθευτής σάς πιέσει να αγοράσετε «πιστοποιημένο» σύστημα κρατήσεων για φορολογικούς λόγους, κάτι δεν σας λέει σωστά. Πιστοποίηση χρειάζονται η ταμειακή και ο πάροχος τιμολόγησης, ποτέ οι κρατήσεις.

Η μόνη έμμεση σχέση των δύο κόσμων είναι εμπορική, όχι φορολογική: όσο περισσότερες κρατήσεις δέχεστε online, τόσο καλύτερα προγραμματίζετε προσωπικό και πρώτες ύλες, και τόσο πιο ομαλά κυλάει το service που καταλήγει στην απόδειξη.

Το πλάνο δράσης σας σε πέντε βήματα

1. Επιβεβαιώστε τον τύπο της ταμειακής σας. Αν σερβίρετε σε τραπέζια και η ταμειακή σας δεν είναι «τύπου εστιατορίου» ούτε δουλεύετε με πάροχο, έχετε εκκρεμότητα από την 1η Αυγούστου 2024.
2. Ζητήστε γραπτή επιβεβαίωση της διασύνδεσης POS και ταμειακής. Το πρόστιμο των 10.000 € δεν αφήνει περιθώρια για «μάλλον είμαστε εντάξει».
3. Κανονίστε την ηλεκτρονική τιμολόγηση πριν από την 1η Οκτωβρίου 2026. Ρωτήστε τον λογιστή σας αν σας καλύπτει το timologio της ΑΑΔΕ ή αν χρειάζεστε πάροχο, και υποβάλετε εγκαίρως τη δήλωση ένταξης.
4. Ελέγξτε ότι δέχεστε IRIS. Αν το POS σας δεν το υποστηρίζει, μια κλήση στην τράπεζα ή στον πάροχο του τερματικού συνήθως αρκεί.
5. Μην μπερδεύετε τις κρατήσεις με τα φορολογικά. Το σύστημα κρατήσεων μένει εκτός όλων των παραπάνω: επιλέξτε το με κριτήρια εμπορικά (κόστος, προμήθειες, ευκολία), όχι φορολογικά.

Οι ημερομηνίες και τα ποσά του άρθρου επαληθεύτηκαν τον Σεπτέμβριο του 2026 στις πηγές που παρατίθενται. Οι αποφάσεις της ΑΑΔΕ όμως τροποποιούνται συχνά: πριν από κάθε κίνηση, η τελευταία λέξη ανήκει στον λογιστή σας.

Συχνές ερωτήσεις

Χρειάζεται το εστιατόριό μου ειδική ταμειακή «τύπου εστιατορίου»;

Αν σερβίρετε σε τραπέζια με προσωπικό σάλας, ναι: από την 1η Αυγούστου 2024 (απόφαση Α.1105/2024) απαιτείται ΦΤΜ, ΑΔΗΜΕ ή ΦΗΜΑΣ εστιατορίου, ή αδειοδοτημένος πάροχος ΥΠΑΗΕΣ. Εξαιρούνται πολύ μικροί οικισμοί και οι αμιγώς take away, delivery και self-service πωλήσεις.

Ποιο είναι το πρόστιμο αν το POS δεν είναι διασυνδεδεμένο με την ταμειακή;

10.000 € για επιχειρήσεις με απλογραφικά βιβλία (η συνήθης περίπτωση στην εστίαση) και 20.000 € για διπλογραφικά. Σε υποτροπή το ποσό διπλασιάζεται. Τα νέα σετ ταμειακής και POS πωλούνται ήδη διασυνδεδεμένα.

Πρέπει το σύστημα κρατήσεων να συνδέεται με το myDATA ή να έχει έγκριση της ΑΑΔΕ;

Όχι. Η ΑΑΔΕ αδειοδοτεί μόνο τους ΦΗΜ και τους παρόχους ηλεκτρονικής τιμολόγησης, δηλαδή ό,τι εκδίδει αποδείξεις και τιμολόγια. Οι κρατήσεις δεν είναι φορολογικά παραστατικά και κανένα καθεστώς πιστοποίησης δεν καλύπτει τα λογισμικά κρατήσεων.

Αφορά το εστιατόριό μου η ηλεκτρονική τιμολόγηση της 1ης Οκτωβρίου 2026;

Ναι, εφόσον εκδίδετε έστω και ένα τιμολόγιο προς επιχείρηση: εταιρικά τραπέζια, κοπές πίτας, catering, εκδηλώσεις. Οι επιλογές είναι ένας πάροχος ΥΠΑΗΕΣ ή η δωρεάν εφαρμογή timologio της ΑΑΔΕ. Οι λιανικές αποδείξεις προς ιδιώτες δεν αλλάζουν, μένουν στην ταμειακή.

Τι είναι το appodixi και γιατί με αφορά;

Είναι η δωρεάν εφαρμογή της ΑΑΔΕ με την οποία οι πελάτες σκανάρουν το QR μιας απόδειξης και ελέγχουν αν έχει διαβιβαστεί κανονικά. Πρακτικά, κάθε πελάτης σας είναι πλέον δυνητικός ελεγκτής: ένας λόγος παραπάνω να είναι η ταμειακή σας σε τάξη.