No-show kosten en aanbetaling in het restaurant: dit mag je juridisch vragen

De tafel voor acht op zaterdagavond blijft leeg, en voor het eerst overweeg je serieus om de kosten op de gast te verhalen. Meteen komen de vragen: mag dat eigenlijk? Hoeveel mag je rekenen? En hoe zorg je dat zo'n bedrag ook standhoudt als de gast bezwaar maakt?

Het korte antwoord: ja, no-show kosten en een aanbetaling zijn in Nederland gewoon toegestaan. Een reservering is juridisch een overeenkomst, en er bestaat geen wettelijke bedenktijd voor een tafel op een afgesproken datum. Maar toegestaan is niet hetzelfde als onbeperkt: wat je kunt verhalen hangt af van wat er precies is afgesproken, of je de voorwaarden vooraf helder hebt gecommuniceerd en of het bedrag in verhouding staat tot je echte schade. Precies die vragen beantwoordt dit artikel, met het Burgerlijk Wetboek en de KHN-voorwaarden als basis.

Vooraf twee dingen. Dit artikel geeft de stand van de gepubliceerde wet- en branche-informatie weer en vervangt geen juridisch advies voor jouw specifieke situatie. En het gaat bewust alleen over de juridische kant: hoe je no-shows in de eerste plaats voorkomt, lees je in onze gids over no-shows voorkomen in je restaurant, en de tools daarvoor vind je bij ViteUneTable, het reserveringssysteem zonder commissie.

Het belangrijkste in het kort:

• een reservering is een overeenkomst: komt de gast zonder bericht niet opdagen, dan is dat wanprestatie en heb je recht op vergoeding van je schade (artikel 6:74 BW);
• er geldt geen herroepingsrecht voor een tafelreservering op een afgesproken datum (artikel 6:230p sub e BW), dus de bedenktijd van 14 dagen voor online aankopen is hier niet van toepassing;
• de KHN-voorwaarden vanaf 2024 geven een concreet kader: annuleringsstaffels voor zakelijke boekingen, de regel dat een tafel na een half uur als geannuleerd mag gelden en de definitie van een groep vanaf 10 gasten;
• alles staat of valt met communicatie vooraf: een bedrag waarover de gast bij het boeken niet is geïnformeerd, is nergens te verdedigen;
• over ingehouden no-show bedragen is volgens KHN btw verschuldigd; bespreek de verwerking met je boekhouder.

Een reservering is een overeenkomst, geen vrijblijvende intentie

Het Nederlandse recht kent geen apart wetsartikel voor tafelreserveringen; het gewone verbintenissenrecht van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek doet het werk. Zodra jij en de gast datum, tijdstip en aantal personen afspreken, is er een overeenkomst: jij verplicht je om de tafel vrij te houden, de gast verplicht zich om te komen. De KHN-voorwaarden noemen een reservering dan ook simpelweg een horecaovereenkomst.

Komt de gast zonder te annuleren niet opdagen, dan komt hij die verbintenis niet na. Dat heet wanprestatie, en artikel 6:74 BW verplicht degene die tekortschiet om de schade van de ander te vergoeden. Voor jou als restauranthouder is die schade heel concreet: ingekochte producten, ingepland personeel en een tafel die je op het moment zelf niet meer kunt verkopen. Hoe concreter de afspraak, hoe sterker je positie: bij een vooraf afgesproken menu met prijs is de schade eenvoudig te becijferen, bij een kale tafelreservering moet je aannemelijk maken welke omzet je bent misgelopen en dat je de tafel niet meer kon vullen.

Dat het probleem groot genoeg is om er beleid op te maken, laten de cijfers zien: volgens de Restaurant Monitor 2024 van BookDinners is 15 procent van de restaurantreserveringen in Nederland een no-show, en in een ledenpeiling van Koninklijke Horeca Nederland zag 62 procent van de horecaondernemers het aantal no-shows toenemen.

Geen bedenktijd: het herroepingsrecht geldt niet voor een tafelreservering

Het meest gehoorde tegenargument van gasten klinkt logisch: "ik heb online geboekt, dus ik heb 14 dagen bedenktijd". Dat klopt niet. De wettelijke bedenktijd voor overeenkomsten op afstand kent een lijst uitzonderingen, en daar staat de horeca met naam en toenaam in. Artikel 6:230p sub e BW zondert overeenkomsten uit voor onder meer catering en "diensten met betrekking tot vrijetijdsbesteding, indien in de overeenkomst een bepaald tijdstip of een bepaalde periode van nakoming is voorzien".

Een tafel op vrijdag om 19.30 uur is precies dat: een dienst op een bepaald tijdstip. De gast kan een online reservering dus niet herroepen zoals een pakketje; er gelden de annuleringsvoorwaarden die jij vooraf hebt gecommuniceerd. Dit is de juridische reden waarom een vooruitbetaald kerstmenu of een aanbetaling voor een groepsdiner niet zomaar teruggevorderd kan worden met een beroep op de bedenktijd.

Wat de KHN-voorwaarden vanaf 2024 wel en niet regelen

Veel Nederlandse horecazaken verklaren de Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH) van KHN van toepassing op hun reserveringen. Die voorwaarden zijn vanaf 2024 vernieuwd, en wie nog oude samenvattingen leest, citeert al snel bepalingen die niet meer bestaan. Dit is wat er nu daadwerkelijk in staat.

De basisregels voor elke tafelreservering

De UVH definiëren een no-show als het zonder annulering geen gebruik maken van een horecadienst (artikel 1.7) en een groep als 10 of meer gasten (artikel 1.8). Voor tafelreserveringen zijn twee bepalingen direct bruikbaar:

• je mag voorwaarden aan een reservering verbinden, zoals een borg, een aanbetaling of een herbevestiging (artikel 7.2);
• de halfuursregel (artikel 7.3): is het gezelschap een half uur na het gereserveerde tijdstip nog niet met het afgesproken aantal gasten gearriveerd, dan mag je de reservering als geannuleerd beschouwen. Je mag daar gevolgen aan verbinden, zoals het inhouden van de borg of aanbetaling, mits je dat vooraf duidelijk hebt gemeld.

Die laatste toevoeging, "mits vooraf duidelijk gemeld", is geen detail: hij komt in de hele UVH terug en is ook de rode draad in het gewone consumentenrecht.

Zakelijke boekingen: een concrete annuleringsstaffel

Voor zakelijke boekingen bevatten de UVH een uitgewerkte staffel voor tafelreserveringen (artikel 13.3.1). Is er een menu afgesproken, dan bedragen de annuleringskosten 25 procent van de reserveringswaarde bij annulering tussen 7 en 14 dagen vooraf, 50 procent tussen 3 en 7 dagen, en 75 procent in de laatste 3 dagen. Zonder afgesproken menu geldt een simpelere regel: 50 procent bij annulering binnen 48 uur. Het verminderen van het aantal personen telt als gedeeltelijke annulering, en bij vermindering binnen 14 dagen voor de datum mag zelfs de volledige reserveringswaarde in rekening worden gebracht (artikel 13.1.5).

Voor een zakelijke kerstborrel of een bedrijfsdiner geeft dat een helder, door de branche gedragen kader. In de eigen kennisartikelen gaat KHN nog een stap verder: bij een echte no-show, dus helemaal niet komen opdagen zonder bericht, kun je volgens KHN de volledige reserveringswaarde in rekening brengen. Hoe je die staffels praktisch toepast op grote gezelschappen, lees je in onze gids over groepsreserveringen in het restaurant.

Particuliere gasten: redelijke, aantoonbare kosten

Belangrijk om eerlijk te vermelden: de staffel hierboven geldt voor zakelijke boekingen. Voor particulieren verwijzen de UVH (artikel 14) naar de wettelijke regels. Voor het doorsnee tafeltje voor twee betekent dat: je mag je redelijke, aantoonbare schade doorberekenen, geen boete die daar los van staat. In de praktijk kiezen de meeste restaurants daarom voor een vast, vooraf aangekondigd bedrag per gast dat de gemiddelde schade weerspiegelt: gangbaar is €10 tot €50 per persoon, in de fine dining meer omdat het verlies per lege stoel daar groter is.

En vergeet de belangrijkste voorwaarde niet: de UVH gelden alleen als je ze van toepassing verklaart en de gast ze vóór het boeken heeft kunnen inzien. Een bordje bij de deur is niet genoeg; een link op je reserveringspagina en in je bevestigingsmail wel.

Aanbetaling, no-show kosten of creditcard-garantie: drie instrumenten vergeleken

Wie "aanbetaling restaurant" googelt, vindt drie mechanismen door elkaar. Ze zijn alle drie legaal, maar ze werken heel verschillend.

De cijfers helpen bij de keuze. Uit de Restaurant Monitor van BookDinners blijkt dat een aanbetaling 43 procent van de gasten weerhoudt om überhaupt te reserveren, terwijl maar 8 procent zegt dat die aanbetaling helpt om de reservering ook na te komen. Een aanbetaling op elke tafel is dus een bot instrument. Maar gericht ingezet werkt vooruitbetalen wel degelijk: restaurant Aan de Poel in Amstelveen zag het no-show percentage onder de 1 procent zakken sinds het met aanbetalingen werkt, waar annuleringen en no-shows in de fine dining normaal rond de 17 procent liggen.

De praktische middenweg voor de meeste zaken is de creditcard-garantie: geen geld vooraf, wel een geloofwaardige consequentie. Hoe je die instelt, welke bedragen passen bij welk type zaak en hoe je chargebacks voorkomt, lees je in ons artikel over de creditcard-garantie bij reserveringen.

Redelijkheid en communicatie: zo maak je de kosten afdwingbaar

Uit de wet en de UVH samen volgt één checklist. No-show kosten of een aanbetaling houden stand als ze aan vijf eisen voldoen:

1. Zichtbaar vóór het boeken: bedrag en voorwaarden staan op de reserveringspagina voordat de gast bevestigt, niet alleen in de kleine lettertjes achteraf.
2. Concreet becijferd: een vast bedrag per gast en een duidelijke gratis annuleringstermijn, geen vaag "er kunnen kosten in rekening worden gebracht".
3. In verhouding tot je schade: veranker het bedrag aan je gemiddelde besteding en je echte kosten. Het doel is afschrikken, niet straffen; een bedrag ver boven je menuprijs nodigt uit tot bezwaar en chargebacks.
4. Nooit meer innen dan aangekondigd, en alleen in de aangekondigde gevallen. En kun je de tafel alsnog vullen, dan is er geen schade meer om te verhalen; daar coulant in zijn is ook juridisch de veiligste lijn.
5. Gedocumenteerd: de bevestigingsmail en de herinnering herhalen de voorwaarden woordelijk, zodat je altijd kunt aantonen dat de gast ze kende.

Hoe je van deze eisen een complete, gastvriendelijke tekst maakt, met drie voorbeeldteksten om te kopiëren, staat in onze gids over het annuleringsbeleid voor je restaurant.

Btw over ingehouden no-show bedragen

Een detail dat veel restaurateurs verrast: een ingehouden no-show bedrag is voor de omzetbelasting niet zomaar een schadevergoeding buiten de btw. KHN wijst er in haar kennisartikel over no-shows op dat bij een no-show btw verschuldigd is: dat de gast de gereserveerde dienst uiteindelijk niet heeft gebruikt, maakt voor de btw geen verschil, omdat je de tafel wel exclusief voor hem hebt vrijgehouden.

Welk tarief van toepassing is, hangt af van wat er precies is afgesproken en hoe het bedrag is vormgegeven; in de horeca lopen het verlaagde tarief op eten en alcoholvrije dranken en het algemene tarief op alcohol bovendien door elkaar. Trek hier geen eigen conclusies uit een blogartikel: leg de verwerking van ingehouden aanbetalingen en no-show bedragen voor aan je boekhouder, zodat de facturatie en de btw-aangifte kloppen.

Van recht hebben naar geld ontvangen: de praktijk

Alles hierboven beantwoordt de vraag "mag ik dit?". De vraag "krijg ik het ook?" is een andere. Zonder betaalgegevens rest je een factuur naar een gast van wie je vaak alleen een e-mailadres hebt, daarna een herinnering, en in het uiterste geval een incassotraject. Voor €40 is dat zelden de moeite waard. Daarom is de volgorde in de praktijk: voorkom eerst zoveel mogelijk no-shows met bevestigingen en herinneringen, en zorg dat er voor de risicogevallen al betaalgegevens of een vooruitbetaling zijn voordat de avond begint, via een creditcard-garantie of een aanbetaling bij het boeken.

Dat is precies hoe het bij ViteUneTable is opgebouwd. De gratis versie neemt onbeperkt online reserveringen aan met automatische bevestigingsmails, met 0% commissie en zonder engagement. Het Standard-pakket (€29 excl. btw per maand) voegt automatische e-mailherinneringen toe, die het grootste deel van de vergeten reserveringen afvangt. En met het pakket Standard + Anti No-Show (€49 excl. btw per maand) leg je je voorwaarden vast in het systeem: de gast ziet het bedrag en de spelregels vóór het bevestigen, de bevestigingsmail herhaalt ze, en bij een no-show beslis jij per geval of je int. Daarmee is meteen je bewijspositie geregeld: elke boeking, elke getoonde voorwaarde en elke e-mail staat vastgelegd.

Eén laatste advies: pas je beleid toe met gezond verstand. De wet geeft je het recht om te innen, nooit de plicht. Een stamgast met een echt noodgeval verdient coulance; de gast die drie restaurants tegelijk boekte en nergens iets liet weten, niet. Juist die combinatie, streng op papier en redelijk in de praktijk, houdt je bezetting én je reputatie overeind.

Veelgestelde vragen

Mag een restaurant in Nederland no-show kosten in rekening brengen?

Ja. Een reservering is een overeenkomst, en wie zonder bericht wegblijft pleegt wanprestatie (artikel 6:74 BW). Je mag dan je schade verhalen, mits het bedrag en de voorwaarden vóór het boeken duidelijk zijn gecommuniceerd. Een wettelijke bedenktijd is er niet: het herroepingsrecht geldt niet voor diensten rond catering en vrijetijdsbesteding op een afgesproken datum (artikel 6:230p sub e BW).

Hoeveel no-show kosten mag ik vragen?

Er bestaat geen wettelijk maximum, maar het bedrag moet je redelijke, aantoonbare schade weerspiegelen. Gangbaar is €10 tot €50 per gast, in de fine dining meer. Voor zakelijke boekingen met een afgesproken menu geven de KHN-voorwaarden vanaf 2024 een staffel tot 75 procent van de reserveringswaarde bij annulering in de laatste 3 dagen, en volgens KHN kun je bij een volledige no-show de reserveringswaarde in rekening brengen.

Is een aanbetaling vragen voor een restaurantreservering toegestaan?

Ja. De KHN-voorwaarden noemen de aanbetaling expliciet als voorwaarde die je aan een reservering mag verbinden, en de wet staat er niet aan in de weg. Voorwaarde is dat de gast vóór het boeken weet welk bedrag hij betaalt, wat er bij annulering mee gebeurt en tot wanneer annuleren gratis is. Bedenk wel dat een aanbetaling drempelverhogend werkt: uit de BookDinners Restaurant Monitor blijkt dat 43 procent van de gasten erdoor afziet van reserveren. Zet haar dus gericht in, voor groepen en evenementen.

Kan een gast een online reservering herroepen met de bedenktijd van 14 dagen?

Nee. De bedenktijd voor online aankopen geldt niet voor catering en diensten met betrekking tot vrijetijdsbesteding waarvoor een bepaald tijdstip of een bepaalde periode is afgesproken (artikel 6:230p sub e BW). Een tafelreservering valt daar precies onder: er gelden de annuleringsvoorwaarden die jij vooraf hebt gecommuniceerd.

Moet ik btw afdragen over ingehouden no-show bedragen?

Volgens KHN wel: dat de gast de dienst niet heeft gebruikt, maakt voor de btw geen verschil, omdat de tafel exclusief voor hem is vrijgehouden. Welk tarief van toepassing is, hangt af van de afspraak en de vormgeving van het bedrag; bespreek de verwerking van aanbetalingen en no-show bedragen met je boekhouder.

Gelden de KHN-voorwaarden automatisch voor mijn restaurant?

Nee. De Uniforme Voorwaarden Horeca gelden alleen als je ze van toepassing verklaart en de gast ze vóór het sluiten van de overeenkomst heeft kunnen inzien. Zet een verwijzing met link op je reserveringspagina en herhaal haar in de bevestigingsmail. Zonder die stap val je terug op het gewone verbintenissenrecht, dat je overigens ook al het recht geeft om vooraf gecommuniceerde, redelijke kosten te verhalen.