Witte kassa in de horeca: wie is verplicht en wat verandert GKS 2.0?

Weinig woorden doen een Vlaamse restaurantuitbater harder zuchten dan "witte kassa". Toch is het systeem intussen meer dan tien jaar oud, en met GKS 2.0 staat de grootste vernieuwing sinds de invoering op de agenda: de zwarte doos verdwijnt, de data gaan rechtstreeks naar de FOD Financiën via de cloud, en elke zaak krijgt een eigen deadline tussen nu en begin 2029.

Deze gids zet alles op een rij, in mensentaal en zonder boekhoudersjargon: wie verplicht is, hoe je de grens van €25.000 correct berekent, wat GKS 2.0 concreet verandert, wat het kost, welke boetes je riskeert, en waarom je reservatiesysteem buiten heel dit verhaal valt. Elke regel hieronder is terug te vinden op de officiële site van de FOD Financiën of bij Horeca Vlaanderen, met de datum erbij.

Wat is de witte kassa precies?

De witte kassa is de volksnaam voor het geregistreerd kassasysteem (GKS): een kassa die elk ticket fiscaal ondertekent zodat niets achteraf kan worden gewist of aangepast. Tot nu bestond dat uit drie delen: de kassa zelf, een blackbox (de Fiscal Data Module) en een persoonlijke VAT Signing Card. Elke bestelling, elke korting en elke annulatie wordt geregistreerd en ondertekend, en de gast krijgt een btw-kasticket.

Het doel is eenvoudig: zwartwerk en niet-aangegeven omzet in de horeca terugdringen. In ruil kreeg de sector destijds lastenverlagingen en het verlaagde btw-tarief van 12% op maaltijden ter plaatse. Alle officiële informatie staat op geregistreerdkassasysteem.be, de referentiesite van de FOD Financiën.

Goed om meteen te weten: de verplichting gaat over je kassa, niet over de rest van je digitale werkplek. Je boekhoudpakket, je personeelsplanning of een gratis reservatiesysteem voor je restaurant staan volledig los van de GKS-regelgeving. Daarover verderop meer.

Wie is verplicht een witte kassa te gebruiken?

De regel is sinds 2016 de zogenaamde €25.000-regel: elke uitbater van een horecazaak waar maaltijden ter plaatse worden verbruikt, moet een GKS gebruiken zodra de jaaromzet uit restaurant- en cateringdiensten hoger is dan €25.000 excl. btw. Die regel verving de oudere 10%-regel en staat zo op de officiële FAQ van de FOD Financiën.

Drie nuances die in de praktijk het verschil maken:

• Dranken tellen niet mee voor de drempel. Alleen de omzet uit maaltijden ter plaatse en cateringdiensten telt. Een café dat vooral drank schenkt en af en toe een croque serveert, blijft vaak onder de grens.
• Pure afhaal en levering tellen niet mee. Meeneemmaaltijden zonder bediening vallen buiten de berekening. Een frituur of pizzeria die uitsluitend afhaal doet, heeft geen GKS nodig.
• Eens je verplicht bent, gaat wél alles in de kassa. Vanaf het moment dat je de drempel overschrijdt, maak je een btw-kasticket voor al je horecaverrichtingen, dus ook voor de dranken en de afhaalbestellingen die voor de drempelberekening niet meetelden.

Start je een nieuwe zaak, dan moet je op basis van je ondernemingsplan zelf inschatten of je boven de €25.000 zult uitkomen. Overschrijd je de drempel in de loop van het jaar, dan heb je volgens de FOD Financiën twee maanden om je te registreren en moet je kassasysteem uiterlijk een maand na die registratie actief zijn. Wie een restaurant wil openen, neemt dit dus best vanaf dag één mee in het stappenplan voor een eigen restaurant.

Blijf je onder de drempel? Dan ben je vrijgesteld van de GKS, maar niet van alles: je moet dan een btw-ontvangstbewijs (het klassieke btw-bonnetje) uitreiken voor maaltijden en bijbehorende dranken die ter plaatse worden verbruikt.

Wat verandert er met GKS 2.0?

GKS 2.0 is de gemoderniseerde versie van het systeem. De grote omslag: de fiscale handtekening verhuist van een fysieke blackbox met kaart naar een Fiscal Data Module in de cloud, die de ondertekende ticketdata digitaal doorstuurt naar de FOD Financiën. Concreet betekent dat voor jou als uitbater:

• Geen VAT Signing Card en geen aparte zwarte doos meer. Een internetverbinding en gecertificeerde kassasoftware volstaan; ook tablets en smartphones kunnen dienen als kassa, zolang de software gecertificeerd is.
• De data stromen digitaal naar de FOD Financiën. Waar de fiscus vroeger ter plaatse de blackbox moest uitlezen, komen de ondertekende gegevens nu via de cloud binnen. Controles kunnen daardoor gerichter en sneller gebeuren.
• Digitale tickets worden mogelijk. GKS 2.0 laat toe om tickets ook digitaal aan te bieden in plaats van uitsluitend op papier.

Voor de dagelijkse werking in je zaal verandert er weinig: je tikt bestellingen in zoals altijd. De vernieuwing zit onder de motorkap en in de band met de fiscus. Vraag je kassaleverancier wel expliciet naar het officiële certificaat van de FOD Financiën, en niet alleen naar een "GKS 2.0 ready" sticker op de website.

Ter vergelijking voor wie ook de Nederlandse markt volgt: Nederland kent geen enkele vergelijkbare fiscale kassaverplichting, de witte kassa is een puur Belgisch verhaal.

Vanaf wanneer moet jouw zaak overschakelen?

De kalender is in 2026 definitief vastgeklikt, na een tolerantieperiode die uiteindelijk liep tot en met 30 juni 2026 (ze werd eerst tot 1 januari en daarna tot 31 maart 2026 verlengd, omdat er te weinig gecertificeerde toestellen beschikbaar waren). De actuele deadlines, zoals gepubliceerd op de nieuwspagina van geregistreerdkassasysteem.be:

• Nieuwe horecazaken: sinds 1 juli 2026 start elke nieuwe zaak die GKS-plichtig is meteen op GKS 2.0. Een GKS 1.0 installeren kan niet meer.
• Bestaande zaken migreren in golven, volgens de aankoopdatum van hun huidige kassa:
  • kassa gekocht tot en met 31 december 2017: overschakelen uiterlijk op 1 juli 2027
  • kassa gekocht tussen 1 januari 2018 en 31 december 2021: uiterlijk op 1 juli 2028
  • kassa gekocht vanaf 1 januari 2022: uiterlijk op 1 januari 2029

De logica erachter: hoe ouder je toestel, hoe vroeger je aan de beurt bent. Horeca Vlaanderen geeft hetzelfde advies als de FOD Financiën: neem tijdig contact op met je kassaleverancier, want die kan je zeggen of je huidige systeem een update of hercertificering krijgt, dan wel volledig vervangen moet worden. Wacht niet tot de maand van je deadline; bij de vorige omschakelingsrondes waren leveranciers maandenlang volgeboekt.

Wat kost een witte kassa?

De overheid legt het systeem op, maar de kassa zelf koop of huur je bij een private leverancier, en de prijzen verschillen sterk per merk en formule. Reken volgens de gids van kassaleverancier Possup op deze grootteordes voor een doorsnee zaak (cijfers van de leverancier, september 2026):

• Eenmalige hardware: ruwweg €640 tot €2.230 excl. btw voor een touchscreen of tablet, ticketprinter, kassalade en installatie.
• Maandelijks: zowat €80 tot €215 excl. btw voor de kassasoftware, het cloudabonnement van de Fiscal Data Module en eventueel onderhoud of een betaalterminal.

Bij GKS 2.0 verschuift de kost van eenmalige hardware (de vroegere blackbox en kaart) naar een terugkerend cloudabonnement. Vraag dus altijd de totale kost over meerdere jaren op, niet alleen de instapprijs. En bekijk die uitgave in het geheel van je zaak: een kassa van €100 per maand weegt anders door in een zaak met 5% marge dan in een met 12%. Hoe je die marge berekent en verbetert, lees je in onze gids over de rentabiliteit van een restaurant.

Welke boetes riskeer je zonder GKS?

De controles op het terrein zijn reëel, en de boetes zijn vastgelegd in een officiële boetecatalogus. De bedragen zoals boekhoudkantoor SBB ze samenvat:

• Geen GKS terwijl je er wel een moet hebben: €1.500 bij een eerste vaststelling, €3.000 bij een tweede en €5.000 bij elke volgende. Na een vaststelling krijg je drie maanden om je in regel te stellen; ben je dat niet, dan telt dat als een nieuwe overtreding.
• Tickets niet uitreiken: €50 per niet-uitgereikt btw-kasticket bij een eerste vaststelling (met een plafond per controle), oplopend bij herhaling.

Daarbovenop opent een zaak zonder correct werkend GKS de deur naar een grondiger btw-onderzoek, en dat kost doorgaans meer dan de kassa zelf. De rekensom is snel gemaakt: één boete komt overeen met een à twee jaar kassa-abonnement.

Valt je reservatiesysteem onder de witte kassa?

Kort en duidelijk: nee. De certificeringsplicht geldt uitsluitend voor het kassasysteem, de keten die tickets aanmaakt en fiscaal ondertekent. Je reservatieboek staat daar volledig buiten: het registreert wie er komt eten, niet wat er wordt afgerekend. Een reservatiesysteem heeft dus geen GKS-certificaat nodig, niet onder GKS 1.0 en evenmin onder GKS 2.0.

Dat betekent concreet dat je je reservaties volledig los van je kassaleverancier mag kiezen. Wij zijn uiteraard niet neutraal, maar wel transparant: ViteUneTable is zo'n reservatiesysteem, met een onbeperkte gratis versie en 0% commissie op je reservaties, en het werkt naast eender welke gecertificeerde kassa. Wie verder wil, neemt het Standard-pakket vanaf €29 excl. btw per maand, of Standard + Anti No-Show voor €49 excl. btw. Eerlijkheidshalve: een koppeling waarbij je reservatie automatisch in je GKS-kassa verschijnt, bieden wij niet; in de praktijk werken zaal en kassa gewoon naast elkaar. Terwijl je kassa de fiscus tevreden houdt, houdt je reservatiesysteem je zaal vol, bijvoorbeeld door no-shows te voorkomen met automatische bevestigingen.

Laat je dus niets aanpraten: een leverancier die beweert dat je reservatiemodule "GKS-gecertificeerd" moet zijn, verkoopt mist. Controleer elke claim op geregistreerdkassasysteem.be.

Veelgestelde vragen

Telt drank mee voor de grens van €25.000?

Nee. Voor de drempelberekening telt alleen de jaaromzet excl. btw uit restaurant- en cateringdiensten, dus maaltijden die ter plaatse worden verbruikt. Dranken en pure afhaal tellen niet mee. Maar zodra je de drempel overschrijdt en een GKS gebruikt, moet je wel voor alles een btw-kasticket maken, dranken en afhaal inbegrepen.

Ik blijf onder de €25.000. Moet ik dan niets doen?

Je bent vrijgesteld van het geregistreerd kassasysteem, maar je moet wel een btw-ontvangstbewijs (btw-bonnetje) uitreiken voor maaltijden en bijbehorende dranken die ter plaatse worden verbruikt. Vrijwillig toch een GKS gebruiken mag altijd.

Wat is de deadline voor GKS 2.0 voor mijn bestaande zaak?

Dat hangt af van de aankoopdatum van je huidige kassa: gekocht tot eind 2017 schakel je over uiterlijk op 1 juli 2027, gekocht tussen 2018 en 2021 uiterlijk op 1 juli 2028, gekocht vanaf 2022 uiterlijk op 1 januari 2029. Nieuwe zaken starten sinds 1 juli 2026 meteen op GKS 2.0.

Geldt de witte kassa ook in Nederland?

Nee. De witte kassa is een Belgische verplichting van de FOD Financiën. Nederland heeft geen fiscale kassaverplichting voor de horeca. Baat je zaken uit in beide landen, dan geldt de GKS-regelgeving alleen voor je Belgische vestiging.

Moet mijn reservatiesysteem gecertificeerd zijn voor GKS 2.0?

Nee. Alleen het kassasysteem dat btw-kastickets aanmaakt en ondertekent, moet gecertificeerd zijn. Een reservatiesysteem valt volledig buiten de fiscale keten en heeft geen enkele certificering nodig. Je kiest het dus vrij, onafhankelijk van je kassaleverancier.

Wat als ik pas in de loop van het jaar boven de drempel ga?

Dan moet je je binnen de twee maanden na de overschrijding registreren bij de FOD Financiën, en moet je GKS uiterlijk een maand na die registratie operationeel zijn. Hou je omzet uit maaltijden dus in het oog zodra je in de buurt van €25.000 komt.