E-rēķini restorāniem: kas ir spēkā tagad un kas mainīsies tikai 2028. gadā

Ja pēdējā gada laikā esat lasījis, ka „no 2026. gada e-rēķini būs obligāti visiem uzņēmumiem”, jums ir pamats apjukumam. Šis apgalvojums kādu brīdi bija patiess, bet vairs nav: Saeima 2025. gada 5. jūnijā termiņu pārcēla, un strukturētie e-rēķini darījumos starp uzņēmumiem būs obligāti tikai no 2028. gada 1. janvāra. Daļa rakstu un semināru materiālu internetā vienkārši nav atjaunināti.

Restorāna īpašniekam tā ir laba ziņa: gada nogales steigā, kad jādomā par korporatīvajiem pasākumiem un pilnu zāli, nav jāmaina arī rēķinu izrakstīšanas kārtība. Bet pilnīgi ignorēt tēmu arī nevar, jo viena e-rēķinu prasība jau ir spēkā, un tā skar tos restorānus, kas strādā ar valsts vai pašvaldību iestādēm.

Šajā rakstā sakārtosim faktus: kas ir spēkā šodien, kas sākas drīz un kas patiešām gaidāms tikai 2028. gadā.

Īsumā: e-rēķinu grafiks pa gadiem

Pirms detaļām, viss grafiks vienuviet, kā to nosaka Grāmatvedības likums un Saeimas 2025. gada 5. jūnija grozījumi:

• No 2025. gada 1. janvāra: e-rēķini ir obligāti darījumos ar budžeta iestādēm (tā sauktais B2G segments). Ja izrakstāt rēķinu valsts vai pašvaldības iestādei, tam jābūt strukturētam e-rēķinam.
• No 2026. gada 1. janvāra: par darījumiem ar budžeta iestādēm rēķinu dati papildus jāiesniedz Valsts ieņēmumu dienestam (VID). Pārējiem uzņēmumiem strukturētie e-rēķini ir brīvprātīgi: drīkst, bet nav pienākuma.
• No 2028. gada 1. janvāra: strukturētie e-rēķini kļūst obligāti visos darījumos starp uzņēmumiem (B2B), un arī šo rēķinu dati būs jāiesniedz VID.

Ievērojiet, kas šajā grafikā neparādās nekur: rēķini privātpersonām. Viesis, kas samaksā par vakariņām, saņem kases čeku, un to e-rēķinu reforma neskar. Tāpat tā neskar rezervāciju pieņemšanu: tiešsaistes rezervāciju sistēma bez komisijas maksas darbojas neatkarīgi no tā, kādā formātā jūsu grāmatvedība izraksta rēķinus.

Kāpēc tik daudzi joprojām runā par 2026. gadu

Sākotnējā Grāmatvedības likuma redakcija tiešām paredzēja, ka strukturētie e-rēķini visiem uzņēmumiem būs obligāti no 2026. gada. Šī versija paspēja nonākt neskaitāmos semināros, grāmatvedības blogos un jaunumu apkopojumos.

Tad Saeima 2025. gada 5. jūnijā galīgajā lasījumā pieņēma grozījumus, ar kuriem obligāto B2B termiņu pārcēla uz 2028. gada 1. janvāri. Pamatojums: dot pietiekamu laiku sagatavoties mazajiem uzņēmumiem un pašnodarbinātajiem. Aktuālo grafiku uztur Finanšu ministrija, un pats regulējums atrodams Grāmatvedības likumā.

Praktiskais secinājums: ja kāds piedāvājums vai raksts jūs steidzina „paspēt līdz 2026. gadam”, pārbaudiet tā datumu. Visticamāk, tas rakstīts pirms 2025. gada jūnija grozījumiem.

Kas jau ir spēkā: rēķini budžeta iestādēm

Vienīgā šobrīd obligātā e-rēķinu prasība attiecas uz darījumiem ar budžeta iestādēm. Restorānu nozarē tas nav tik rets gadījums, kā varētu šķist. Daži piemēri:

• jūs nodrošināt ēdināšanu skolai, bērnudārzam vai slimnīcai;
• pašvaldība pasūta banketu vai furšetu savam pasākumam;
• valsts iestāde jūsu restorānā rīko delegācijas pusdienas un lūdz rēķinu uz iestādes vārda.

Visos šajos gadījumos kopš 2025. gada 1. janvāra rēķinam jābūt strukturētam e-rēķinam, un no 2026. gada 1. janvāra šo rēķinu dati papildus jāiesniedz VID. Nosūtīšanai valsts iestādēm paredzētais kanāls ir oficiālā elektroniskā adrese (e-adrese), lai gan puses var vienoties arī par citu piegādes veidu.

Ja jūsu restorāns ar budžeta iestādēm nestrādā, šī sadaļa uz jums pagaidām neattiecas. Bet, ja plānojat piedalīties pašvaldību iepirkumos vai piedāvāt ēdināšanu izglītības iestādēm, e-rēķinu izrakstīšanas iespēja jums vajadzīga jau tagad, nevis 2028. gadā.

Ko tas nozīmē tieši jūsu restorānam

Sadalīsim restorāna naudas plūsmu trīs daļās, jo katrai ir cits statuss.

Viesi zālē un pie letes. Lielākā daļa restorāna apgrozījuma ir darījumi ar privātpersonām, un tos apkalpo kases aparāts, nevis rēķini. Kases čeku prasības nosaka pavisam citi noteikumi, un e-rēķinu reforma tās nemaina: par to, kā darbojas kases aparāti restorānā, esam rakstījuši atsevišķi.

Uzņēmumu klienti. Decembra ballītes, biznesa pusdienu līgumi ar blakus esošo biroju, rēķins firmai par jubilejas svinībām: tie visi ir B2B darījumi, un līdz 2027. gada 31. decembrim tos drīkst noformēt tāpat kā līdz šim, kaut vai PDF formātā e-pastā. Ja jūsu restorānam decembris ir aktīvākais rēķinu mēnesis, jo korporatīvie Ziemassvētku pasākumi veido būtisku apgrozījuma daļu, varat izelpot: vēl divas sezonas nekas obligāts nemainās.

Budžeta iestādes. Kā aprakstīts iepriekš, šeit e-rēķini ir obligāti jau tagad.

Kas īsti ir strukturēts e-rēķins

Šeit slēpjas otrs izplatīts pārpratums: PDF rēķins e-pastā nav strukturēts e-rēķins. Strukturēts e-rēķins ir mašīnlasāms datu fails, kas atbilst Eiropas standartam LVS EN 16931; praksē visbiežāk izmanto Peppol BIS 3.0 formātu. Vienkāršiem vārdiem: rēķina rindas, summas un rekvizīti ir sakārtoti tā, lai saņēmēja grāmatvedības programma tos ielasa automātiski, bez pārrakstīšanas ar roku. Cilvēkam šāds fails bez programmas izskatās kā tehnisks teksts, toties programmai tas ir precīzs un viennozīmīgs.

Tāpēc e-rēķinus parasti neizraksta „ar roku”: to dara grāmatvedības programma vai rēķinu serviss, kas standartu atbalsta. Kuru rīku izvēlēties, ir saruna ar jūsu grāmatvedi; šī raksta uzdevums ir tikai paskaidrot, kas no jums tiks prasīts un kad.

Kā izmantot laiku līdz 2028. gadam

Termiņa pārcelšana nav iemesls tēmu aizmirst, bet gan iespēja sagatavoties bez steigas un bez dārgiem pēdējā brīža lēmumiem. Saprātīgs plāns restorānam:

1. Noskaidrojiet savu situāciju. Vai izrakstāt rēķinus budžeta iestādēm? Ja jā, e-rēķini jums ir aktuāli jau tagad. Ja nē, jūsu termiņš ir 2028. gada 1. janvāris.
2. Aprunājieties ar grāmatvedi. Pajautājiet, vai esošā grāmatvedības programma jau atbalsta LVS EN 16931 standarta e-rēķinus un ko atbalsts izmaksās. Daudziem tas izrādīsies tikai iestatījumu jautājums.
3. Sakārtojiet e-adresi. Ja plānojat darījumus ar valsts vai pašvaldību iestādēm, e-adrese ir kanāls, pa kuru rēķini ceļos.
4. Izmēģiniet brīvprātīgi. No 2026. gada e-rēķinus drīkst izmantot ikviens uzņēmums arī savstarpējos darījumos. Ja jums ir pastāvīgi uzņēmumu klienti, izmēģinājums mierīgā periodā ir drošāks nekā pāreja termiņa spiediena apstākļos.
5. Sekojiet oficiālajiem avotiem. Grafiks jau vienreiz ir mainījies. Pirms svarīgiem lēmumiem pārbaudiet aktuālo informāciju Finanšu ministrijas un VID lapās, nevis pārpublicētos rakstos.

Viens brīdinājums: šis raksts ir vispārīgs skaidrojums, nevis grāmatvedības vai juridiska konsultācija. Konkrētus lēmumus par jūsu uzņēmuma rēķinu apriti pieņemiet kopā ar grāmatvedi, jo detaļas ir atkarīgas no jūsu darījumu struktūras.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai e-rēķini restorāniem ir obligāti no 2026. gada?

Nē. Obligātie strukturētie e-rēķini darījumos starp uzņēmumiem ar Saeimas 2025. gada 5. jūnija grozījumiem ir pārcelti uz 2028. gada 1. janvāri. No 2026. gada tie ir tikai brīvprātīga iespēja. Vienīgais izņēmums: rēķini budžeta iestādēm, kuriem e-rēķina formāts ir obligāts jau kopš 2025. gada 1. janvāra.

Vai kases čekus arī aizstās e-rēķini?

Nē. E-rēķinu regulējums attiecas uz rēķiniem starp uzņēmumiem un iestādēm, nevis uz norēķiniem ar viesiem zālē. Kases čeku izsniegšanu arī turpmāk nosaka kases aparātu noteikumi, un privātpersonām izsniegtos čekus reforma nemaina.

Vai PDF rēķins e-pastā skaitās e-rēķins?

Likuma izpratnē nē. Strukturēts e-rēķins ir mašīnlasāms datu fails atbilstoši LVS EN 16931 standartam, ko saņēmēja programma apstrādā automātiski. PDF ir tikai rēķina attēls. Līdz 2027. gada beigām B2B darījumos PDF joprojām drīkst izmantot, bet no 2028. gada 1. janvāra ar to vairs nepietiks.

Kā zināt, vai mans klients ir budžeta iestāde?

Budžeta iestādes ir valsts un pašvaldību iestādes: skolas, bērnudārzi, slimnīcas, ministrijas, pašvaldību pārvaldes. Ja rēķina saņēmējs ir šāda iestāde, e-rēķins ir obligāts jau tagad. Šaubu gadījumā pajautājiet pašam pasūtītājam vai savam grāmatvedim pirms rēķina izrakstīšanas.

Ko restorānam darīt jau šogad?

Ja nestrādājat ar budžeta iestādēm, pietiek ar mierīgu sagatavošanos: noskaidrojiet ar grāmatvedi, vai jūsu programma atbalstīs e-rēķinus, un ieplānojiet pāreju līdz 2028. gadam. Ja budžeta iestādes ir jūsu klienti, e-rēķinu izrakstīšana jānodrošina nekavējoties, un no 2026. gada 1. janvāra šo rēķinu dati jāiesniedz arī VID.