Kases aparāti restorānā: ko prasa likums un kur beidzas fiskalizācija

Kases aparāts ir viena no visstingrāk regulētajām lietām restorānā: ierīcei jābūt reģistrētai Valsts ieņēmumu dienestā (VID), čekam jāsatur precīzi noteikti rekvizīti, un katrs maksājums, kas notiek pie letes, jāreģistrē. Tajā pašā laikā ap šo tēmu klīst arī mīti: ka jebkurai programmai, kas pieskaras naudai vai viesiem, vajadzīga fiskālā sertifikācija, ka kartes obligāti jāpieņem visiem vai ka čeku loterija joprojām darbojas.

Šajā rakstā sakārtosim faktus: ko tieši prasa Ministru kabineta noteikumi, kas jābūt kases čekā, kuri maksājumi jāreģistrē kasē un kuri nav jāreģistrē, un kāpēc galdiņu rezervēšanas sistēmai nekāda fiskalizācija nav vajadzīga. Īsā versija jau tagad: rezervāciju sistēma, kas strādā līdzās jebkurai VID reģistrētai kasei, fiskālo sertifikāciju neprasa, bet detaļas ir vērts zināt.

Ko nosaka MK noteikumi Nr. 95 un Nr. 96

Kases aparātu jomu Latvijā regulē divi 2014. gada 11. februāra Ministru kabineta noteikumi: Nr. 95 nosaka tehniskās prasības ierīcēm, bet Nr. 96 nosaka lietošanas kārtību, tas ir, ko un kā restorānam jādara ikdienā.

Pamatprincips ir noteikumu Nr. 96 3. punktā: samaksa, kas par darījumiem saņemta skaidrā naudā, ar maksājumu kartēm vai citiem maksājuma apliecinājumiem darījuma vietā, jāreģistrē, izmantojot nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektroniskās ierīces vai iekārtas. Praksē restorānam tas nozīmē vienu no trim variantiem:

• kases aparāts: klasiskā ierīce ar fiskālo atmiņu;
• hibrīda kases aparāts: ierīce ar plašākām datu apstrādes iespējām;
• kases sistēma: programmatūrā balstīts risinājums, ko restorānos parasti sauc par POS sistēmu.

Visos trijos gadījumos ierīcei jābūt iekļautai VID vienotajā datubāzē. Reģistrācijas procesā iesaistās apkalpojošais dienests, un lietotājam triju darbdienu laikā VID Elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS) jāapstiprina apkalpojošā dienesta iesniegtā informācija. Bez šī apstiprinājuma ierīce nav uzskatāma par reģistrētu.

Kuru no trim variantiem drīkst izmantot, ir atkarīgs arī no apgrozījuma: Swedbank uzņēmumu blogs skaidro, ka uzņēmumiem ar apgrozījumu virs 350 000 € gadā prasības ir stingrākas un tiem jāizmanto hibrīda kases aparāts vai kases sistēma. Ja jūsu restorāns tuvojas šai robežai, precīzu situāciju vērts pārrunāt ar apkalpojošo dienestu vai grāmatvedi.

Kas obligāti jānorāda kases čekā

Čeka rekvizīti nav ieteikums, tie ir uzskaitīti noteikumu Nr. 96 71. punktā. Kases čekā citu starpā jābūt:

• čeka numuram;
• izsniegšanas datumam;
• pārdevēja nosaukumam, nodokļu maksātāja reģistrācijas kodam un juridiskajai adresei;
• katras preces vai pakalpojuma nosaukumam, daudzumam un cenai;
• PVN likmei un summai, ja darījums apliekams ar PVN;
• kopsummai.

Restorānam tas nozīmē: čekā jāredz konkrēti ēdieni un dzērieni, nevis viena rinda „pakalpojumi”. Labi iestatīta kases sistēma to izdara automātiski, un tie paši dati vēlāk noder arī vadībai: no čekiem redzams, kuri ēdieni pārdodas un kāds ir jūsu vidējais rēķins.

Vai rezervāciju sistēmai vajadzīga fiskālā sertifikācija? Nē

Šis ir izplatītākais pārpratums, ko dzirdam no restorānu īpašniekiem: „Ja ieviesīšu tiešsaistes rezervācijas, vai man tā sistēma nebūs jāreģistrē VID kā kase?” Atbilde ir vienkārša: nē. Fiskalizācijas prasības attiecas uz ierīcēm un programmām, kas reģistrē samaksu darījuma vietā. Rezervāciju sistēma samaksu darījuma vietā nereģistrē, tā pārvalda galdiņus, laikus un viesu datus, tāpēc neviens normatīvais akts tai fiskālo sertifikāciju neprasa.

Kā tad ar naudu, kas saistīta ar rezervācijām? Te ir divi tipiski scenāriji:

1. Viesis rezervē galdiņu un maksā restorānā pēc maltītes. Maksājums iet caur jūsu reģistrēto kases aparātu vai kases sistēmu kā jebkurš cits, un rezervāciju sistēmai ar to nav nekāda sakara.
2. Viesis veic priekšapmaksu vai avansa maksājumu attālināti, tiešsaistē. Portāls ifinanses.lv skaidro, ka attālinātus maksājumus ar karti tiešsaistē var apliecināt ar bankas konta izrakstu, un kases čeks par tiem nav jāizsniedz, jo samaksa nenotiek darījuma vietā.

Citiem vārdiem: varat mierīgi ieviest bezmaksas rezervāciju sistēmu, neko nemainot savā fiskālajā uzskaitē. Rezervācijas dzīvo vienā pasaulē, maksājumi otrā, un abas pasaules satiekas tikai brīdī, kad viesis norēķinās.

Tas pats attiecas arī uz tiešsaistes rezervāciju grāmatu: tā aizstāj papīra burtnīcu pie tālruņa, nevis kases aparātu, tāpēc nekāda saskaņošana ar VID nav vajadzīga.

Skaidra nauda, kartes un citi mīti par maksājumiem

Ap maksājumiem restorānā klīst vairāki apgalvojumi, kas Latvijā vienkārši nav spēkā. Lūk, kā ir patiesībā:

• Kartes nav obligātas visiem. Latvijā nav likuma, kas liktu katram uzņēmumam pieņemt tieši maksājumu kartes. Kopš 2025. gada uzņēmumiem ar apgrozījumu virs 50 000 € gadā ir pienākums nodrošināt vismaz vienu bezskaidras naudas norēķinu iespēju, taču prasība ir tehnoloģiski neitrāla: tā var būt karte, pārskaitījums vai cits bezskaidras naudas veids. Lielākā daļa restorānu šo slieksni pārsniedz, tāpēc praksē karšu terminālis ir norma, bet juridiski izvēle paliek jūsu.
• Skaidrai naudai ir griesti. Saskaņā ar likumu „Par nodokļiem un nodevām” skaidrā naudā vienā darījumā drīkst norēķināties ne vairāk kā par 7 200 €. Restorāna ikdienā tas parasti aktuāli tikai lieliem banketiem un korporatīvajiem pasākumiem.
• Latvijā nav skaidras naudas noapaļošanas likuma. Lietuvā kopš 2025. gada maija skaidras naudas pirkumu gala summas noapaļo, lai retāk lietotu 1 un 2 centu monētas. Latvijā šāda likuma nav, čeka summa jāmaksā tāda, kāda tā ir, centu precizitātē.
• Čeku loterija ir beigusies. VID čeku loterija noslēdzās 2023. gada sākumā. Ja viesis jautā, vai čeku var reģistrēt loterijā, atbilde ir nē, un uz čeka loterijas aicinājumam vairs nav jābūt.

Kases sistēma un rezervācijas: divi atsevišķi rīki

Latvijas restorānu tirgū kases sistēmu pusē dominē pāris spēlētāju: UCS ar r_keeper, ko izmanto arī lielie tīkli, un Igaunijas CompuCash. Interesanti, ka neviens no abiem savās Latvijas produktu lapās nereklamē rezervāciju moduli: kases sistēma dara savu darbu pie letes un virtuvē, bet galdiņu rezervēšana paliek atsevišķa slāņa uzdevums.

Praksē tas nozīmē, ka restorāns šos rīkus kombinē: VID reģistrēta kase maksājumiem un atsevišķa rezervāciju sistēma galdiņiem. ViteUneTable ir veidota tieši šādai lomu sadalei: tā pārvalda rezervācijas, apstiprinājumus un atgādinājumus, strādā līdzās jebkurai VID reģistrētai kasei un pati nekādu fiskalizāciju neprasa, jo maksājumus neapstrādā darījuma vietā. Bezmaksas versijā rezervāciju skaits nav ierobežots, un komisijas maksas nav.

Ja vēlaties ērtības arī naudas pusē, Pack Standard + Anti No-Show paka (49 € bez PVN/mēn.) piedāvā kartes rezervāciju: summa tiek rezervēta viesa kartē kā garantija, bet netiek noņemta, tāpēc arī šeit fiskālais čeks rodas tikai tad, ja viesis restorānā tiešām norēķinās.

Ko darīt praksē: īss kontrolsaraksts

1. Pārliecinieties, ka jūsu kases aparāts vai kases sistēma ir iekļauta VID vienotajā datubāzē un reģistrācija apstiprināta EDS.
2. Pārbaudiet, vai čeki satur visus 71. punkta rekvizītus, īpaši preču atšifrējumu un PVN likmi.
3. Ja pieņemat priekšapmaksu tiešsaistē, saskaņojiet ar grāmatvedi, kā to dokumentēsiet ar bankas izrakstu.
4. Ja apgrozījums pārsniedz 50 000 € gadā, nodrošiniet vismaz vienu bezskaidras naudas norēķinu iespēju.
5. Rezervāciju sistēmu ieviesiet bez bažām: tai VID reģistrācija nav vajadzīga.

Un vēl viens padoms, kas nav rakstīts nevienos noteikumos: nesodiet sevi ar neskaidrību. Ja jūsu situācija ir netipiska, piemēram, plānojat pārdot dāvanu kartes vai iekasēt avansus lieliem pasākumiem, uzdodiet jautājumu VID vai grāmatvedim rakstiski. Tas ir lētāk nekā pārsteigums pārbaudē.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai galdiņu rezervēšanas sistēma jāreģistrē VID?

Nē. Fiskalizācijas prasības attiecas tikai uz ierīcēm un programmām, kas reģistrē samaksu darījuma vietā: kases aparātiem, hibrīda kases aparātiem un kases sistēmām. Rezervāciju sistēma maksājumus darījuma vietā nereģistrē, tāpēc tai ne VID reģistrācija, ne fiskālā sertifikācija nav vajadzīga.

Vai par tiešsaistē saņemtu priekšapmaksu jāizsniedz kases čeks?

Ja viesis maksā attālināti ar karti tiešsaistē, samaksa nenotiek darījuma vietā, un, kā skaidro ifinanses.lv, šādu maksājumu var apliecināt ar bankas konta izrakstu. Kases čeks jāizsniedz par maksājumiem, kas notiek restorānā pie letes vai pie galdiņa. Konkrētu uzskaites kārtību vērts saskaņot ar grāmatvedi.

Vai restorānam obligāti jāpieņem maksājumu kartes?

Ne obligāti kartes. Kopš 2025. gada uzņēmumiem ar apgrozījumu virs 50 000 € gadā jānodrošina vismaz viena bezskaidras naudas norēķinu iespēja, bet veidu izvēlas pats uzņēmums. Praksē karšu terminālis restorānā gan ir kļuvis par viesu pamatgaidu.

Vai čeku loterija joprojām darbojas?

Nē. VID čeku loterija noslēdzās 2023. gada sākumā, un jauni čeki tajā vairs netiek reģistrēti. Pienākums izsniegt čeku par katru darījumu, protams, paliek spēkā neatkarīgi no loterijas.

Vai skaidras naudas maksājumi restorānā jānoapaļo?

Nē. Latvijā skaidras naudas noapaļošanas likuma nav, summa jāmaksā centu precizitātē. Noapaļošana pastāv Lietuvā, kur to ieviesa 2025. gadā, taču uz Latvijas restorāniem tā neattiecas.

Cik ātri jāapstiprina kases aparāta reģistrācija EDS?

Pēc tam, kad apkalpojošais dienests iesniedzis informāciju par ierīci, lietotājam tā jāapstiprina VID Elektroniskās deklarēšanas sistēmā triju darbdienu laikā. Tikai pēc apstiprinājuma ierīce ir pilnvērtīgi reģistrēta VID vienotajā datubāzē.