Korporatīvie Ziemassvētku pasākumi restorānā: kā nopelnīt decembra sezonā

Latvijas restorānu kalendārā ir viens mēnesis, kas spēj izvilkt visu gadu: decembris. Korporatīvie Ziemassvētku pasākumi, sarunvalodā vienkārši „korporatīvi”, ir lielākā organizēto svinību plūsma gadā, un tā nesadalās vienmērīgi: pieprasījums koncentrējas dažās nedēļas nogalēs tieši pirms Ziemassvētkiem. Banketu vietas savos piedāvājumos pašas norāda, ka vietas jārezervē vismaz divus trīs mēnešus iepriekš, un Latvijas biznesa prese ir rakstījusi, ka daļa uzņēmumu vietas sāk meklēt jau vasarā, bet pasākumu aģentūras karstākajos datumos klientiem atsaka vietu trūkuma dēļ.

Secinājums restorāna īpašniekam ir vienkāršs: decembra sezona netiek izcīnīta decembrī. Tā tiek izcīnīta septembrī un oktobrī, kad uzņēmumu biroju vadītāji un personāla speciālisti sāk zvanīt un rakstīt. Restorāns, kuram tajā brīdī jau ir publicēts piedāvājums, skaidri noteikumi un ērts pieteikšanās ceļš, savāc labākos datumus. Pārējiem paliek otrdienas.

Šajā rakstā izklāstīsim decembra sezonas plānu soli pa solim: kad un kā veidot piedāvājumu, kā strādāt ar avansa maksājumu un līgumu, kā noturēt servisu maksimuma vakaros un kā no viena pasākuma izspiest vairāk. Tehnisko pusi ir vērts sakārtot jau tagad: rezervāciju sistēma, kas korporatīvos pieteikumus pieņem arī ārpus darba laika, ļauj uzņēmumam iesniegt pieprasījumu vakarā pēc darba, uzdod jūsu definētos jautājumus jau pieteikuma brīdī un neko nepazaudē starp e-pastu un tālruņa zvanu.

Kāpēc decembris ir gada svarīgākais rezervāciju mēnesis

Korporatīvo pasākumu ekonomika restorānam ir pievilcīga vairāku iemeslu dēļ:

• Liels, iepriekš zināms viesu skaits. Pasākums uz 30 vai 60 cilvēkiem aizpilda zāli vienā piegājienā, un skaits ir zināms dienām iepriekš.
• Fiksēta ēdienkarte ar cenu no personas. Banketu vietu publiskajos piedāvājumos svētku komplekti sākas aptuveni no 50 € personai, piemēram, Porto Resort savā mājaslapā piedāvā pasākumu paketes ar cenu no personas. Virtuve zina precīzu apjomu, un vidējais rēķins ir augstāks nekā parastā vakarā.
• Dzērieni un papildu pakalpojumi. Svētku pasākumos dzērienu īpatsvars rēķinā ir lielāks, un daļa uzņēmumu piemaksā par telpu, programmu vai šampanieti sagaidīšanai.
• Maksātājs ir uzņēmums. Rēķins tiek apmaksāts ar pārskaitījumu, un pasūtītājs ir ieinteresēts skaidros, rakstiskos noteikumos tikpat ļoti kā jūs.

Vienlaikus pieprasījums ir ārkārtīgi koncentrēts. Vēsturiski karstākie datumi ir piektdienu un sestdienu pāri divās nedēļas nogalēs tieši pirms Ziemassvētkiem: tos izpērk pirmos, un tieši par tiem biznesa prese ir aprakstījusi situācijas, kad brīvu vietu vairs nav mēnešiem iepriekš. Darba dienu vakari decembra sākumā un vidū ir jūsu iespēja pārdot to pašu piedāvājumu uzņēmumiem, kas pamodās vēlāk.

Un vēl viena Latvijas īpatnība, kas jāsaprot plānojot: pats Ziemassvētku laiks nav restorānu laiks. 24., 25. un 26. decembris visi ir oficiālas svētku dienas, un Ziemassvētki Latvijā tradicionāli ir mājas svētki ar ģimeni, pelēkajiem zirņiem un pīrāgiem. Nauda decembrī tiek nopelnīta nedēļās pirms svētkiem, nevis svētku dienās. Savukārt gada pēdējais vakars ir atsevišķa spēle ar saviem noteikumiem, par to esam uzrakstījuši atsevišķu ceļvedi par Vecgada vakaru restorānā.

Septembris un oktobris: piedāvājuma būvēšanas laiks

Ja banketu vietas pašas prasa rezervēt divus trīs mēnešus iepriekš, tad jūsu piedāvājumam jābūt gatavam un publicētam vēlākais oktobra sākumā. Ko tas nozīmē praksē:

1. Definējiet formātus. Tipiski trīs līmeņi: sēdošas vakariņas ar servētu ēdienkarti, furšets ar uzkodām un „zāle tikai jums” variants ar minimālo summu, ja uzņēmums vēlas visu restorānu.
2. Izveidojiet 2–3 fiksētus svētku komplektus ar cenu no personas. Katrā komplektā izvēle starp gaļas, zivs un veģetāro pamatēdienu; skaidri norādiet, kas iekļauts (ēdieni, bezalkoholiskie dzērieni) un kas nav (alkohols, telpas īre, programma).
3. Publicējiet cenas mājaslapā. Uzņēmuma pārstāvis, kas oktobrī salīdzina piecas vietas, negaidīs trīs dienas uz atbildi pa e-pastu. Redzama cena „no 45 € personai” atsijā neatbilstošus pieprasījumus un piesaista atbilstošos.
4. Sagatavojiet pieteikuma ceļu. Atsevišķa sadaļa „Korporatīvie pasākumi” ar formu vai rezervācijas saiti, kurā uzreiz jautājat: datums, viesu skaits, formāts, budžeta līmenis, kontaktpersona. Jo mazāk e-pasta pingponga, jo ātrāk noslēgts darījums.
5. Atgādiniet par sevi pagājušā gada klientiem. Uzņēmums, kas pie jums svinēja pērn, ir visticamākais šī gada klients. Septembrī nosūtīts personisks piedāvājums ar pagājušā gada detaļām ir visefektīvākā decembra reklāma.

Lielā daļa no šī darba pārklājas ar vispārīgo grupu darbu, tāpēc noderēs arī mūsu ceļvedis par grupu rezervācijām restorānā: sliekšņi, no kuriem mainās noteikumi, un saziņas organizācija tur aprakstīta sīkāk.

Avansa maksājums un līgums: bez tiem decembrī nestrādā

Korporatīvais pasākums nav parasta rezervācija, tas ir darījums ar izmaksām, kas rodas ilgi pirms viesu ierašanās. Tāpēc decembra sezonā avansa maksājums lielām grupām ir nevis pārspīlēta piesardzība, bet nozares norma, ko uzņēmumi pieņem bez iebildumiem.

Praksē labi strādā šāds ietvars:

• Avanss rezervācijas apstiprināšanai. Tipiski 20–30 % no plānotās summas vai fiksēta summa par personu. Datums tiek uzskatīts par rezervētu tikai pēc avansa saņemšanas, un tas melns uz balta ierakstīts piedāvājumā.
• Galīgais viesu skaits noteiktā termiņā. Piemēram, 5 darba dienas pirms pasākuma; par vēlāk atteiktiem viesiem tiek piemērota pilna vai daļēja komplekta cena.
• Atcelšanas noteikumi pa posmiem. Atceļot laicīgi, avanss atgriežas vai pāriet uz citu datumu; atceļot pēdējā brīdī, avanss paliek restorānam kā kompensācija. Kā šādus noteikumus juridiski korekti noformēt Latvijā, ar avansu, nevis rokasnaudu, un ar samērīgu līgumsodu, esam detalizēti izskaidrojuši rakstā par avansu un priekšapmaksu par rezervāciju.
• Viss rakstiski. Pietiek ar e-pastā apstiprinātu piedāvājumu ar noteikumiem vai vienkāršu līgumu: datums, laiks, telpa, ēdienkarte, cena, avanss, skaita termiņš, atcelšanas kārtība, kontaktpersonas no abām pusēm.

Mazākām grupām, kur pilns līgums būtu par smagu, tas pats princips īstenojams ar kartes rezervāciju: viesa kartē tiek rezervēta noteikta summa, kas netiek noņemta, ja grupa ierodas. ViteUneTable šī funkcija ir iebūvēta Pack Standard + Anti No-Show pakā, un noteikumus viesis apstiprina jau rezervācijas brīdī.

Personāls un zāle: kā izturēt maksimuma vakarus

Decembra grafiks ir jāplāno ar tādu pašu nopietnību kā ēdienkarte:

• Saskaņojiet personāla grafiku, tiklīdz apstiprināti lielie datumi. Karstākajās nedēļas nogalēs vajadzēs pilnu sastāvu un, iespējams, papildu rokas zālē un trauku mazgātavā; decembra brīvdienas komandai izsludiniet laikus.
• Vienā vakarā nesolieties vairāk, nekā virtuve spēj. Divi vidēji pasākumi paralēli bieži ir izdevīgāk un drošāk nekā viens milzīgs; fiksētās ēdienkartes ļauj precīzi aprēķināt virtuves jaudu.
• Izmantojiet zāles plānu. Garie galdi, deju vieta, skatuve mūziķiem, visu izvietojumu saskaņojiet ar pasūtītāju rakstiski vismaz nedēļu iepriekš, lai pasākuma dienā nav pārsteigumu.
• Nozīmējiet vienu atbildīgo. Katram pasākumam viens cilvēks no jūsu puses, kas komunicē ar pasūtītāja kontaktpersonu pirms pasākuma un tā laikā. Tas novērš klasisko „administrators solīja, viesmīlis nezināja”.

Kā nopelnīt vairāk par vienu pasākumu

Kad datums ir pārdots, ieņēmumus palielina papildinājumi:

• Sagaidīšanas dzēriens. Glāze šampanieša vai karstvīna sagaidīšanai ir vienkāršs papildinājums ar labu uzcenojumu, ko pasūtītāji labprāt pieņem.
• Dzērienu pakete stundā vai pudelēs uz galda. Skaidri nodefinēta dzērienu cena atvieglo uzņēmuma budžeta plānošanu un jūsu prognozi.
• Programmas partneri. Vienojieties ar mūziķiem, dīdžeju vai vakara vadītāju par sadarbību: jūs piedāvājat gatavu risinājumu, pasūtītājs ietaupa meklēšanas laiku. Neaizmirstiet, ka publiskai mūzikas atskaņošanai restorānam vajadzīgas AKKA/LAA un LaIPA licences.
• Dāvanu kartes janvārim. Pasākuma beigās katram viesim izsniegta neliela dāvanu karte vai piedāvājums nākamajam apmeklējumam ir vienkāršākais veids, kā decembra viesus pārvērst janvāra viesos.

Par janvāri vēl viena doma: pēc decembra maksimuma seko klusākais mēnesis gadā, un tieši decembra pasākumos jūs sastopat simtiem cilvēku, kas jūsu restorānu tikko iepazina no labākās puses. Savāciet šo pieprasījumu laikus: rezervāciju sistēmā uzkrātā viesu vēsture un pasūtītāju kontakti ir jūsu janvāra kampaņas pamats.

Biežāk uzdotie jautājumi

Cik ilgi iepriekš uzņēmumi rezervē vietas Ziemassvētku pasākumiem?

Banketu vietas savos piedāvājumos parasti norāda, ka vietas jārezervē vismaz divus trīs mēnešus iepriekš, un Latvijas biznesa prese ir aprakstījusi gadus, kad daļa uzņēmumu vietas rezervēja jau vasarā. Karstākie ir piektdienu un sestdienu vakari divās nedēļas nogalēs tieši pirms Ziemassvētkiem; darba dienu vakari paliek pieejami ilgāk.

Vai avansa maksājums par korporatīvo pasākumu ir normāla prakse?

Jā. Lielam pasākumam restorāns iepērk produktus, plāno papildu personālu un atsaka citiem viesiem, tāpēc avanss 20–30 % apmērā vai fiksēta summa par personu ir nozares norma. Svarīgi noteikumus noformēt rakstiski kā avansu ar skaidru atcelšanas kārtību, nevis kā rokasnaudu, kurai Civillikumā ir īpašas sekas.

Kas jāieraksta korporatīvā pasākuma līgumā vai apstiprinājumā?

Vismaz šie punkti: datums un laiks, telpa un izvietojums, ēdienkarte un cena no personas, avansa summa un samaksas termiņš, galīgā viesu skaita paziņošanas termiņš, atcelšanas un skaita samazināšanas noteikumi, dzērienu kārtība un abu pušu kontaktpersonas. E-pastā rakstiski apstiprināts piedāvājums ar šiem punktiem praksē ir pietiekams.

Vai Ziemassvētku dienās 24.–26. decembrī gaidīt pilnu zāli?

Piesardzīgi. Visas trīs dienas ir oficiālas svētku dienas, un Ziemassvētkus Latvijā tradicionāli svin mājās ar ģimeni. Korporatīvo pasākumu plūsma beidzas pirms svētkiem, tāpēc lielākā daļa restorānu decembra plānu būvē ap nedēļām pirms 24. decembra un ap Vecgada vakaru, nevis ap pašiem Ziemassvētkiem.

Kā rezervāciju sistēma palīdz decembra sezonā?

Tā pieņem pieteikumus arī tad, kad tālrunis ir aizņemts vai restorāns slēgts, ar pielāgotiem jautājumiem uzreiz savāc datumu, viesu skaitu un formātu, automātiski nosūta apstiprinājumus un atgādinājumus, bet kartes rezervācija vai priekšapmaksa pasargā no neierašanās. ViteUneTable bezmaksas versija ļauj ar to sākt bez maksas un bez komisijas.