Kalėdinis įmonės vakarėlis restorane: kaip laimėti pelningiausią metų sezoną

Gruodis Lietuvos restoranams yra ne šiaip geras mėnuo – tai mėnuo, kai vienu metu susitinka įmonių kalėdiniai vakarėliai, draugų susitikimai prieš šventes ir Naujųjų metų sutikimas. Didžiausią dalį šio pyrago atsiriekia tie, kurie pasiruošia anksčiausiai: kol konkurentai lapkritį dar derina šventinį meniu, geriausios salės jau būna pažadėtos.

Kaip rašė klaipeda.diena.lt, didesnė dalis įmonių geriausias miesto vietas ir restoranus Kalėdų šventėms rezervuoja dar vasarą, o šventiniai pasiūlymai viešai skelbiami nuo lapkričio pradžios. Tame pačiame straipsnyje pastebima ir gera žinia restoranams: įmonių užsakymai dažniau atitenka būtent restoranams, o ne sodyboms.

Šiame vadove – konkretus planas restorano savininkui: kada ir kaip siūlyti šventinius paketus, kaip apsisaugoti nuo grupės, kuri „deja, neateis“, ką daryti su Kūčiomis ir kaip iš kalėdinio sezono sklandžiai pereiti į Naujųjų metų piką.

Kada įmonės ieško vietos kalėdiniam vakarėliui?

Anksčiau, nei atrodo. Jei pasiūlymą skelbiate tik gruodžio pradžioje, kovojate dėl likučių: patraukliausi ketvirtadieniai, penktadieniai ir šeštadieniai iki gruodžio vidurio išgraibstomi pirmiausia. Praktinė taisyklė paprasta – įmonių užklausų sezonas restoranui prasideda ne žiemą, o vėlyvą vasarą ir rudenį.

Todėl rugsėjis ir spalis yra jūsų aktyvios pardavimo kampanijos metas:

• paskelbkite šventinį pasiūlymą svetainėje ir „Google“ įmonės profilyje dar rudenį, nelaukdami lapkričio;
• išsiųskite pasiūlymą pernai šventusioms įmonėms – patenkintas organizatorius dažnai grįžta į tą pačią vietą;
• parenkite trumpą PDF ar puslapį su meniu variantais, kainomis ir salės talpa, kurį galima persiųsti vadovui per dvi minutes;
• kiekvieną užklausą fiksuokite vienoje vietoje: data, svečių skaičius, kontaktas, statusas.

Paskutinis punktas svarbiausias. Spalio užklausos ateina el. paštu, per „Facebook“, telefonu ir gyvai – ir būtent čia jos dažniausiai pasimeta. Padeda rezervacijų sistema, kurioje įmonių užklausos nepasimeta tarp skambučių: laisvi vakarai matomi realiuoju laiku, o dvi grupės niekada negauna tos pačios salės tą patį vakarą. ViteUneTable nemokama versija rezervacijų skaičiaus neriboja, o komisinių nėra – 0 % net ir pačiu karščiausiu gruodžio metu.

Fiksuotas šventinis meniu ir aiškūs paketai

Įmonės vakarėlį paprastai organizuoja vienas žmogus, kuris lygina kelis pasiūlymus ir renkasi tą, kurį supranta greičiausiai. Laimi ne ilgiausias meniu, o aiškiausias paketas:

• du trys fiksuoti šventiniai meniu asmeniui (klasikinis, iškilmingesnis, vegetariškas) su aiškia kaina;
• atskirai nurodyta gėrimų tvarka: įskaičiuotas paketas, atviras baras už faktą ar svečių atsinešti gėrimai su korkažu;
• minimalus svečių skaičius, nuo kurio uždarote salę ar visą restoraną privačiam renginiui;
• iki kada galima nemokamai tikslinti svečių skaičių ir nuo kada sąskaita skaičiuojama pagal sutartą skaičių.

Fiksuotas meniu naudingas abiem pusėms: organizatorius žino galutinę sumą, o virtuvė gali paruošti 60 porcijų be chaoso à la carte vakarą. Beje, verta pasistengti, kad vakarėlis būtų įsimintinas ne tik dėl maisto: 15min skelbtoje apžvalgoje minima, kad tik apie 11 % darbuotojų šventę rinktųsi vietoj kalėdinės dovanos. Restoranas, kuriame vakarėlis tampa tikru įvykiu – su programa, atskira erdve, apgalvotu ritmu – laimi ne tik šių metų užsakymą, bet ir rekomendacijas kitoms įmonėms.

Avansas ir sutartis: be jų gruodžio rezervacija nėra rezervacija

Didžiausia gruodžio rizika – ne tuščios dienos, o didelė grupė, kuri atšaukia likus savaitei. Vakaras, kurį laikėte 40 žmonių, nebeužsipildys: kitos įmonės vietą jau rado. Todėl gruodžio grupėms turi galioti geležinė taisyklė: rezervacija patvirtinta tik tada, kai raštu sutartas pasiūlymas ir sumokėtas avansas.

Praktikoje dažniausiai veikia toks modelis: avansas sudaro dalį numatomos sąskaitos arba fiksuotą sumą asmeniui, jis įskaitomas į galutinę sąskaitą, o atšaukus renginį po sutarto termino – negrąžinamas kaip sutartos netesybos. Kokią formą pasirinkti, kuo skiriasi avansas nuo rankpinigių ir kaip tai teisingai įforminti, išsamiai aprašėme straipsnyje apie avansą ir rankpinigius už rezervaciją.

Mažesnėms grupėms, kurios rezervuoja internetu, tą patį darbą atlieka kortelės rezervavimas: svečias rezervuodamas įveda kortelės duomenis, o jūs nustatote sąlygas svarbiausiems metų vakarams. ViteUneTable tai siūlo pakete „Pack Standard + Anti No-Show“ už 49 € be PVM/mėn. – gerokai pigiau nei viena tuščia gruodžio salė.

Sąskaitos įmonėms: paprasčiau, nei atrodo

Įmonių klientai turi vieną papildomą lūkestį – tvarkingą sąskaitą faktūrą buhalterijai. Gera žinia: privačiam verslui Lietuvoje pakanka įprastos PVM sąskaitos faktūros, jokios specialios sistemos nereikia, o privalomo elektroninio sąskaitų formato tarp įmonių šiuo metu nėra. Per valstybės platformą SABIS sąskaitas privaloma teikti tik tada, kai jūsų klientas – viešojo sektoriaus įstaiga (pavyzdžiui, savivaldybės įstaigos šventė).

Praktiniai patarimai: iš anksto paprašykite įmonės rekvizitų, sutarkite, ar mokama pavedimu po renginio, ar dalis iš anksto, ir avansą įforminkite taip, kaip sutarta pasiūlyme. Dėl avanso ir netesybų apmokestinimo niuansų verta pasitarti su buhalteriu.

Gruodžio personalas: suplanuokite anksčiau nei meniu

Pilna salė kas vakarą reiškia, kad gruodį komandos reikės daugiau nei bet kada, o darbuotojų paieška horeca sektoriuje ir taip nelengva. Todėl personalo planą darykite spalį, ne gruodžio pirmą savaitę:

• suskaičiuokite, kiek papildomų pamainų pareikalaus patvirtintos grupės, ir tik tada priimkite naujas;
• pasitelkite terminuotas sutartis ar studentus papildomiems vakarams;
• paskelbkite grafiką iš anksto – gruodį „perdegusi“ komanda sausį virsta atsistatydinimo pareiškimais;
• numatykite, kas atsakingas už renginius: vienas žmogus, kuris derina meniu, salę ir laiką su organizatoriumi, sutaupo daugiau nervų nei papildomas padavėjas.

Kūčios: diena, kurią reikia planuoti atskirai

Gruodžio 24-oji – išimtis iš viso šventinio šurmulio. Kūčios Lietuvoje yra namų ir šeimos vakaras, todėl daugumai restoranų tai viena tuščiausių metų dienų salėje. Sprendimų yra du, ir abu geri, jei priimti sąmoningai: uždaryti restoraną ir leisti komandai švęsti namie arba uždirbti kitaip – iš Kūčių vakarienės išsinešimui, kurios užsakymus renkate visą gruodį. Kaip suplanuoti gamybą, kainodarą ir atsiėmimo langus, aprašėme atskirame vadove apie Kūčių vakarienę išsinešimui.

Svarbiausia – apsispręsti anksti ir aiškiai paskelbti: svečiai turi žinoti, ar gruodžio 24 d. dirbate, dar prieš planuodami savo šventes.

Po Kalėdų – antrasis pikas: Naujieji metai

Kalėdinis sezonas nesibaigia gruodžio 25-ąją. Naujųjų metų sutikimas yra atskira disciplina: vienas vakaras, fiksuota programa, iš anksto apmokėtas meniu ir svečiai, kurie vietas renkasi dar lapkritį. Įmonių vakarėlių sezonas čia jums tiesiogiai padeda – gruodį pas jus šventę atradę svečiai yra pirmieji kandidatai į Naujųjų metų staliukus. Kaip sudėlioti šio vakaro kainodarą ir išankstinius mokėjimus, skaitykite straipsnyje apie Naujųjų metų sutikimą restorane.

O sausiui, kuris tradiciškai atneša ramybę, pasiruoškite dar gruodį: rinkite svečių kontaktus (su sutikimu), nes gruodžio organizatoriai – geriausi kandidatai pavasario įmonių pietums ar komandos vakarienei.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kada restoranui skelbti kalėdinių vakarėlių pasiūlymą?

Vėliausiai rugsėjį–spalį. Didesnė dalis įmonių geriausias vietas rezervuoja dar vasarą, o viešai pasiūlymai skelbiami nuo lapkričio pradžios (klaipeda.diena.lt duomenimis), tad ankstyvas pasiūlymas leidžia jums rinktis grupes, o ne grupėms – likučius.

Kokio dydžio avansą prašyti iš įmonės?

Nusistovėjusios normos nėra: praktikoje naudojama procentinė numatomos sąskaitos dalis arba fiksuota suma asmeniui. Svarbiau už dydį – raštu sutartos sąlygos: iki kada galima atšaukti neprarandant avanso ir kada jis lieka restoranui kaip netesybos.

Ar reikia specialios sistemos sąskaitoms įmonėms?

Ne. Privačioms įmonėms užtenka įprastos PVM sąskaitos faktūros. SABIS platforma privaloma tik tada, kai klientas yra viešojo sektoriaus įstaiga. Privalomo elektroninio sąskaitų formato tarp privačių įmonių Lietuvoje šiuo metu nėra.

Ar verta dirbti per Kūčias?

Salėje – dažniausiai ne: tai namų šventė ir viena tuščiausių metų dienų restoranuose. Realios pajamos slypi Kūčių patiekaluose išsinešimui, kurių užsakymai renkami visą gruodį, arba sąmoningame sprendime tą dieną uždaryti ir leisti komandai pailsėti.

Kaip nepamesti gruodžio užklausų, kai jos plaukia iš visur?

Vienas kanalas ir viena evidencija: internetinė rezervacijų sistema arba užklausų forma, kurioje kiekviena grupė užfiksuota su data, svečių skaičiumi ir statusu. Telefono skambučius ir socialinių tinklų žinutes nukreipkite ten – kitaip du pažadai dėl tos pačios salės tampa gruodžio katastrofa.