Kassaregister och personalliggare i restaurang: så uppfyller du Skatteverkets krav

Två saker kan Skatteverket kontrollera i din restaurang helt utan förvarning: kassaregistret och personalliggaren. Besöket tar ofta mindre än en timme, och brister kostar från 12 500 kronor per tillfälle. Ändå är reglerna fullt hanterbara när du väl vet vad som gäller, och det mesta sköter ett modernt kassasystem åt dig.

Den här guiden går igenom båda kraven från grunden: vilka betalningar som måste slås in i ett certifierat kassaregister, vilka undantag som finns, exakt vad som ska stå i personalliggaren, hur ett kontrollbesök går till och vad de aktuella lagförslagen faktiskt innebär (nej, personalliggaren avskaffas inte). Varje siffra är hämtad från Skatteverket eller riksdagen, med länk till källan.

Kraven i korthet

Båda regelverken finns i skatteförfarandelagen (2011:1244), och Skatteverket får göra tillsyns- och kontrollbesök utan att anmäla dem i förväg.

En sak ska sägas direkt: ViteUneTable är inget kassasystem utan ett bokningssystem för restaurang utan provision, med en gratisversion utan begränsningar. Den här artikeln säljer alltså ingen kassa, den svarar på de frågor om kassaregister och personalliggare som krögare ställer oss när de sätter upp sin drift. Bokningssystemet fungerar för övrigt oberoende av vilken kassa du väljer.

Kassaregister: vilka restauranger måste ha ett?

Grundregeln enligt Skatteverkets sida om kassaregister är enkel: företag som tar emot kontant- eller kortbetalningar måste registrera försäljningen i ett kassaregister. Det gäller även elektroniska betalningar som Swish. Som kontant betalning räknas också presentkort och kuponger som löses in hos ett annat företag.

För en restaurang, ett café, ett gatukök eller en foodtruck är det i praktiken omöjligt att hamna utanför: så gott som all försäljning sker mot kort, Swish eller kontanter. Även app- eller webbeställningar som gästen gör sittande vid bordet räknas enligt Skatteverket som vanlig försäljning på plats, inte som distansförsäljning, och ska alltså in i kassaregistret.

Kassaregistret ska uppfylla tre saker:

• Tillverkardeklarerat register. Tillverkaren intygar att modellen uppfyller Skatteverkets föreskrifter. Skatteverket publicerar en lista över tillverkardeklarerade kassaregister och testar dem inte själv, ansvaret ligger på tillverkaren.
• Certifierad kontrollenhet eller kontrollsystem. Kontrollenheten är den svarta lådan som signerar varje kvitto och gör registreringarna omöjliga att manipulera i efterhand. Moderna molnkassor använder i stället ett certifierat kontrollsystem som gör samma jobb centralt.
• Anmält till Skatteverket innan första användning. Anmälan görs i Skatteverkets e-tjänst med uppgifter om register och kontrollenhet: beteckning, modell, tillverkningsnummer och adressen där kassan används. Uppgifterna får du av kassaleverantören. Har företaget flera firmatecknare behöver ett registreringsombud utses, eftersom firmatecknare bara kan läsa uppgifter, inte registrera nya.

Från och med den 1 januari 2027 gäller dessutom skärpta tekniska krav: kassaregistret ska uppfylla föreskriften SKVFS 2021:17, och register med journalminne ska kunna exportera registreringarna i XML-format. Kör du ett äldre system är det ett bra skäl att redan nu fråga leverantören om det klarar de nya kraven.

Undantaget: försäljning under fyra prisbasbelopp

Du behöver inte ha kassaregister om din kontanta försäljning (inklusive kort) är av så kallad obetydlig omfattning: högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår på tolv månader. För 2026 motsvarar det 236 800 kronor, alltså 4 × 59 200 kronor.

Det låter kanske generöst, men räkna själv: en restaurang som omsätter 236 800 kr på ett helt år säljer för cirka 650 kr om dagen. Undantaget är byggt för hobbyverksamhet och enstaka marknadshelger, inte för en restaurang i drift. Räkna med att du behöver ett kassaregister från dag ett, och budgetera för det redan när du öppnar restaurang i Sverige.

Två undantag till kan vara relevanta i specialfall:

• Fakturerad försäljning omfattas inte av kassaregisterkravet. Fakturerar du hela eller delar av försäljningen, till exempel företagsluncher och catering mot faktura, behöver just den delen inte slås in i kassan. Kontantfakturor måste då uppfylla bokföringslagens krav på verifikationer, med löpnummer, och bokföras senast nästa arbetsdag.
• Obemannad försäljning via varuautomat eller i automatiserad lokal är direkt undantagen.

Den som saknar kassaregister med stöd av ett undantag är inte heller skyldig att erbjuda kvitto, men måste ändå dokumentera försäljningen enligt god redovisningssed, med en daglig sammanställning.

Kvitto, växelkassa och Z-dagrapport: skyldigheterna i vardagen

Att äga en godkänd kassa räcker inte, den ska också användas på rätt sätt. Det här är punkterna Skatteverket tittar på:

• All försäljning registreras, oavsett betalsätt. Kortbetalningar, Swish, presentkort och kontanter ska alla in i kassan med rätt betalsätt angivet på kvittot. Här hör också momssatserna hemma: en restaurangnota kan i dag innehålla tre olika satser, så kontrollera att kassan är rätt programmerad. Hela uppdelningen finns i vår guide till moms på restaurang.
• Kvitto tas alltid fram och erbjuds, på papper eller digitalt. Gästen måste inte ta emot det, men du måste erbjuda det vid varje köp. Anonyma kontrollköp där inspektören ser om kvittot kommer fram hör till Skatteverkets standardmetoder.
• Växelkassan registreras i kassaregistret innan dagens försäljning börjar, och förändringar under dagen slås in.
• En Z-dagrapport finns för varje försäljningsdag. De flesta system skapar den automatiskt, men ansvaret för att den finns är ditt.
• Vid driftsavbrott ska du dokumentera försäljningen manuellt, felanmäla kassan till Skatteverket vid längre avbrott och spara den manuella dokumentationen i bokföringen. Försäljningen ska inte slås in i efterhand när kassan fungerar igen.

Ett praktiskt tips i samma ärende: bestäm en rutin för hur dricks hanteras i kassan och i bokföringen, reglerna skiljer sig beroende på om gästen ger kontant eller via kortterminalen. Vi har samlat dem i guiden om dricks och skatt i restaurang.

Personalliggare: vilka ska stå i den och vad ska antecknas?

Alla som bedriver restaurangverksamhet ska enligt Skatteverket föra personalliggare. Begreppet restaurang är brett: även gatukök, caféer, personalmatsalar, cateringverksamhet, centralkök och pizzabutiker med avhämtning omfattas.

I liggaren antecknar du företagsnamn och person- eller organisationsnummer, och för varje verksamhetsdag:

• för- och efternamn samt personnummer (eller samordningsnummer/motsvarande utländskt nummer) för var och en som är verksam
• när varje arbetspass börjar och slutar, antecknat i direkt samband med att passet börjar och slutar, inte i efterhand vid stängning.

Ordet i lagtexten är "verksamma", och det är bredare än "anställda". Praktikanter, oavlönade släktingar som hjälper till en kväll och inhyrd bemanningspersonal ska alla in i liggaren. Däremot inte en servicetekniker från ett annat företag som tillfälligt lagar diskmaskinen.

Liggaren kan föras på två sätt:

• Manuellt i bokform: inbunden med förnumrerade sidor och beständig skrift. Lösblad och spiralblock godkänns inte. Skatteverket säljer en färdig manuell personalliggare (SKV 605).
• Elektroniskt: samma uppgifter, men systemet måste logga alla händelser så att det framgår vem som ändrat vad och när, och Skatteverket ska kunna granska uppgifter bakåt i tiden. I praktiken sköts detta ofta av personalsystemet eller kassasystemet, där personalen checkar in med en kod eller ett kort när passet börjar.

Personalliggaren ska finnas tillgänglig i verksamhetslokalen vid ett kontrollbesök och sparas i två år efter utgången av det kalenderår då beskattningsåret gått ut.

Två undantag finns. Driver du enskild firma, fåmansföretag eller fåmanshandelsbolag där bara du själv, din make/maka och barn under 16 år är verksamma behöver du ingen liggare, men så fort någon annan arbetar en enda dag gäller kravet, och då ska även familjen anteckna sig kalendermånaden ut. Och vid blandad verksamhet, till exempel hotell med restaurang, slipper du liggaren bara om restaurangdelen är mindre än 25 procent av den totala omsättningen.

Kontrollbesöket: så går det till och det här kostar bristerna

Skatteverket får göra tillsyns- och kontrollbesök utan förvarning. Vid besöket kan de göra kundräkningar, anonyma kontrollköp, kontrollera att kvitton erbjuds och inventera kassan. Inspektörerna legitimerar sig, stämmer av uppgifterna på plats och lämnar ett skriftligt beslut innan de går. De får också kontrollera identiteten på alla som arbetar i lokalen och jämföra mot personalliggaren.

Avgifterna ser ut så här:

• Kassaregister: kontrollavgift på 12 500 kronor vid brister, och 25 000 kronor om en ny överträdelse sker inom ett år.
• Personalliggare: kontrollavgift på 12 500 kronor om liggaren saknas, inte är rätt förd eller inte finns tillgänglig, plus 2 500 kronor för varje person som bedöms vara verksam men inte står i liggaren.

Räkneexemplet gör poängen tydligt: en fredagskväll med fyra personer som "inte hunnit" checka in slutar på 12 500 + 4 × 2 500 = 22 500 kronor. De brister som återkommer är sällan avancerat fusk utan slarv: kassan är inte anmäld till Skatteverket (eller anmäld på fel adress efter en flytt), kvitto erbjuds inte vid småköp, växelkassan är inte registrerad, extrapersonal och praktikanter står inte i liggaren, eller så ligger liggaren hemma hos ägaren i stället för i lokalen. Allt detta är gratis att göra rätt, och dyrt att göra fel.

Får du ett beslut om kontrollavgift kan du begära omprövning eller överklaga, och Skatteverket kan sätta ned avgiften om det finns skäl.

Avskaffas personalliggaren? Nej, kontrollen skärps

Det cirkulerar med jämna mellanrum uppgifter om att personalliggaren ska försvinna. Läget är i själva verket det omvända: allt som ligger på bordet pekar mot skärpt och mer digital kontroll.

• Utredningen SOU 2024:61, Effektivare kontrollmöjligheter i systemen för rot, rut, grön teknik och personalliggare, föreslår att restaurangbranschen även fortsatt ska omfattas av kravet, att personalliggaren ska föras elektroniskt i alla berörda branscher och att uppgifterna ska kunna överföras elektroniskt till Skatteverket.
• Regeringens proposition 2025/26:107, Modernisering av Skatteverkets kontrollverktyg, ger Skatteverket utökade digitala kontrollverktyg, bland annat bevissäkring på distans i molntjänster, med föreslaget ikraftträdande den 1 juli 2026.

Branschorganisationen Visita har länge argumenterat för att regelbördan kring personalliggaren borde lättas eller att systemet borde avskaffas, hittills utan att få gehör hos lagstiftaren. Planera därför för motsatsen: att liggaren blir helt elektronisk. Har du redan i dag en digital incheckningsrutin är du förberedd på det som kommer.

Att välja kassasystem för restaurang

Kassaregisterkravet gör valet av kassasystem till ett av de första besluten i en restaurangs liv. Några saker att kontrollera innan du skriver på:

• Att systemet finns på Skatteverkets lista över tillverkardeklarerade kassaregister, och att kontrollenheten eller kontrollsystemet är certifierat. På den svenska marknaden är restauranganpassade system som Trivec, Caspeco, Onslip och Ancon vanliga val, men listan är lång och det viktiga är deklarationen, inte märket.
• Att det klarar kraven som gäller från 2027 (SKVFS 2021:17 och XML-export ur journalminnet), så att du slipper byta system om två år.
• Restaurangfunktionerna: bordshantering, delning av notor, flera momssatser på samma kvitto, kök- och barbongar, och gärna inbyggd elektronisk personalliggare eller integration med ett personalsystem som har det.
• Helheten i driften: kassan sköter betalningen, men gästresan börjar tidigare, med bokningen. Ett bokningssystem som ViteUneTable arbetar sida vid sida med vilket kassasystem som helst: bokningarna, bordsöversikten och gästdatabasen ligger i bokningssystemet, betalningen i kassan. Gratisversionen är obegränsad och tar 0 % provision, och vill du ha automatiska påminnelser som minskar antalet no-shows finns Standardpaketet från 29 € exkl. moms per månad.

Fråga alltid kassaleverantören om de tekniska uppgifterna för anmälan till Skatteverket, och gör anmälan innan första försäljningsdagen, inte veckan efter.

Vanliga frågor

Måste en liten restaurang eller foodtruck ha kassaregister?

Ja, i praktiken. Undantaget för obetydlig omfattning gäller bara om kontant- och kortförsäljningen är högst fyra prisbasbelopp per tolvmånaders räkenskapsår, 236 800 kronor för 2026. Det motsvarar cirka 650 kronor om dagen, en nivå som även en liten foodtruck passerar med god marginal.

Räknas Swish som kontant betalning?

Ja. Skatteverket räknar elektroniska betaltjänster som Swish som betalning med kontokort, och de ska registreras i kassaregistret precis som kort och kontanter, med rätt betalsätt angivet på kvittot.

Måste gästen ta emot kvittot?

Nej. Din skyldighet är att alltid ta fram och erbjuda ett kassakvitto, på papper eller digitalt. Vad gästen sedan gör med det spelar ingen roll, men erbjuds inget kvitto vid ett kontrollköp riskerar du en kontrollavgift på 12 500 kronor.

Vem ska stå i personalliggaren?

Alla som är verksamma i lokalen: anställda, extrapersonal, inhyrd bemanning, praktikanter och oavlönade som hjälper till. Tiderna antecknas när passet börjar och slutar. Undantaget för familjemedlemmar i enskild firma eller fåmansföretag upphör så fort någon utomstående arbetar en enda dag.

Blir elektronisk personalliggare obligatorisk?

Det är förslaget i SOU 2024:61: krav på elektronisk personalliggare i alla berörda branscher, med möjlighet till elektronisk överföring till Skatteverket. Förslaget är ännu inte beslutad lag, men riktningen är tydlig, och den som redan checkar in personalen digitalt uppfyller morgondagens krav i dag.

Kan Skatteverket verkligen komma helt oanmält?

Ja. Både tillsyns- och kontrollbesök för kassaregister och kontrollbesök för personalliggare får göras utan förvarning, och Skatteverket gör dessutom anonyma kontrollköp och kundräkningar före det synliga besöket. Är du inte själv på plats måste någon annan kunna visa upp personalliggaren.