Plata cu cardul la restaurant: ce este obligatoriu și ce rămâne la alegerea dumneavoastră

„Pot plăti cu cardul?” a devenit o întrebare pe care clienții nici nu o mai pun: presupun că răspunsul este da. În același timp, casieria unui restaurant rămâne plină de reguli scrise pentru bani: cine este obligat să accepte cardul, cât numerar aveți voie să încasați într-o zi, ce se întâmplă cu bacșișul lăsat pe POS și dacă aveți voie, la limită, să refuzați complet numerarul.

Acest articol pune regulile în ordine, cu sursele lângă fiecare afirmație. O precizare onestă înainte de start: zona plăților s-a schimbat serios de la 1 ianuarie 2026, iar unele detalii se decid în continuare în practică. Pentru situațiile particulare ale firmei dumneavoastră, ultimul cuvânt îl are contabilul.

POS obligatoriu la restaurant: regula veche și regula din 2026

Ani la rând, regula a fost simplă și relativ blândă. Legea nr. 191/2018, care a modificat OUG nr. 193/2002 privind sistemele moderne de plată, obliga la acceptarea cardurilor de debit și de credit doar firmele din comerț și servicii cu o cifră de afaceri anuală de peste 50.000 de euro în echivalent lei. Un bistro mic, sub prag, putea rămâne legal „cash only”.

De la 1 ianuarie 2026, pragul a dispărut. Legea nr. 239/2025 a rescris OUG nr. 193/2002: obligația de a accepta plăți prin „mijloace moderne de plată” revine acum, în principiu, tuturor persoanelor fizice și juridice înregistrate la registrul comerțului, deci și SRL-ului sau PFA-ului care ține un restaurant, indiferent de cifra de afaceri. Excepțiile sunt puține și nu prea se aplică unui restaurant obișnuit: entitățile care fac absolut toate încasările și plățile prin conturi bancare și punctele de încasare din zone fără rețele de comunicații electronice.

Două nuanțe practice merită subliniate, pentru că schimbă perspectiva:

• „Mijloc modern de plată” nu înseamnă neapărat un POS clasic. Definiția acoperă cardurile de debit, credit sau preplătite, dar și soluțiile bazate pe aplicații care inițiază plăți din cont în cont. Un POS virtual instalat pe telefon, un link de plată sau un cod QR pot îndeplini obligația, după cum explică sinteza Contzilla despre obligația de dotare cu POS.
• Amenzile nu sunt decorative. Potrivit aceleiași sinteze, refuzul de a accepta o plată prin mijloace moderne se sancționează cu amendă de la 5.000 la 7.500 de lei, iar alte încălcări ale obligațiilor din ordonanță pot urca la 20.000–50.000 de lei.

Costurile de achiziție și instalare a terminalelor revin, prin lege, instituțiilor acceptante, care au la dispoziție maximum 30 de zile de la solicitare să vi le instaleze; administrarea și comisioanele se negociază prin contract.

Merită privit și contextul: clientul care apropie telefonul de POS este același care se așteaptă să găsească restaurantul pe Google și să rezerve o masă în 30 de secunde, seara la 23:00. Plata modernă și rezervarea online sunt două fețe ale aceleiași așteptări. Partea bună este că a doua nu vine cu nicio obligație legală și nici măcar cu un cost: o platformă gratuită de rezervări online pentru restaurante precum ViteUneTable se configurează într-o zi, are versiune gratuită nelimitată și 0% comision, permanent.

Avansul în numerar la POS: serviciu opțional, plafonat la 200 de lei

Odată cu POS-ul, legea vă dă și o posibilitate mai puțin cunoscută: serviciul de avans în numerar, adică „cash-back”. Clientul plătește nota cu cardul și poate retrage, pe același bon de POS, o sumă în numerar din casă, ca la bancomat. Regulile vin tot din OUG nr. 193/2002: avansul se evidențiază distinct pe chitanța terminalului, nu poate depăși 200 de lei, iar comerciantul poate percepe un comision de cel mult 1% din avansul acordat.

Este un serviciu opțional, nu o obligație. Dacă îl oferiți, legea cere să afișați la loc vizibil semnul serviciului și informațiile despre costuri. Pentru un restaurant, utilitatea este discutabilă la orele de vârf, când casa are nevoie de numerar pentru rest, dar poate fi un mic serviciu apreciat într-o zonă fără bancomate.

Plafoanele de numerar din Legea 70/2015: cât cash aveți voie să încasați

Numerarul nu este interzis nicăieri în HoReCa, dar este plafonat. Legea nr. 70/2015 privind disciplina financiară stabilește limite zilnice pentru încasările și plățile în numerar ale firmelor, iar restaurantele le ating mai des decât pare, la mese de grup, evenimente și avansuri.

Reperele de reținut, în forma aplicabilă după ce înăsprirea din 2023 a fost în mare parte anulată la finalul aceluiași an:

• Încasări de la persoane fizice: plafonul este de 10.000 de lei de persoană, pe zi. O familie care achită în numerar un botez de 15.000 de lei depășește plafonul; diferența trebuie să vină prin card sau transfer.
• Relațiile cu alte firme sunt mai strânse: pentru încasările și plățile între persoane juridice, plafoanele curente sunt semnificativ mai mici (ordinul de mărime este 5.000 de lei de partener pe zi, cu un plafon total zilnic pentru plăți), iar fragmentarea facturilor pentru a ocoli limitele este expres interzisă. Sinteza Contzilla despre plafoanele de numerar trece prin toate pragurile; pentru că sancțiunile se calculează procentual din suma care depășește plafonul, verificați cifrele exacte cu contabilul înainte de orice încasare mare în numerar.
• Obligație nouă din 2026: aceeași Lege nr. 239/2025 a introdus în Legea 70/2015 obligația persoanelor juridice de a deține cel puțin un cont de plăți în România, sub sancțiunea unei amenzi de la 3.000 la 10.000 de lei. Pentru un restaurant care oricum lucrează cu banca, este o formalitate, dar ea arată direcția clară a legislației: banii trec prin conturi.

Bonul fiscal: obligatoriu la orice plată, cu card sau cu numerar

Indiferent cum plătește clientul, vânzarea se încheie la fel: cu un bon fiscal emis de casa de marcat, conform OUG nr. 28/1999. Plata cu cardul nu înlocuiește bonul, ci doar chitanța de POS îl însoțește. Iar legea îi dă clientului o pârghie pe care mulți restauratori o subestimează: dacă nu primește bonul fiscal, clientul are dreptul să refuze plata.

Circuitul complet al obligațiilor fiscale digitale, de la casa de marcat conectată la ANAF până la e-Factura și SAF-T, l-am detaliat în ghidul despre e-Factura și casa de marcat la restaurant; pentru discuția de aici, esențialul este unul singur: card sau cash, bonul se emite la fiecare masă, fără excepție.

Poate un restaurant să refuze complet numerarul?

Întrebarea inversă apare tot mai des: dacă tot merge aproape totul pe card, aveți voie să deveniți un restaurant „doar card”? Răspunsul onest este că, în România, chestiunea nu este tranșată clar de lege.

Pe de o parte, nicio normă nu impune expres unui restaurant privat să accepte numerar la orice sumă, iar Legea 70/2015 chiar limitează încasările cash. Pe de altă parte, leul este moneda națională cu putere circulatorie pe teritoriul României, obligația de a accepta mijloace moderne de plată este formulată ca un „și” (pe lângă celelalte mijloace, nu în locul lor), iar refuzul numerarului poate ridica probleme de protecția consumatorului dacă clientul află abia la notă că bancnotele lui nu sunt binevenite. Nu există, din câte se poate verifica public, nicio decizie ANPC sau hotărâre judecătorească românească care să fi validat ori sancționat un restaurant „doar card”.

Concluzia prudentă: tratați „doar card” ca pe o zonă gri. Dacă totuși limitați plățile în numerar, afișați regula vizibil la intrare și în meniu, menționați-o la rezervare și păstrați o soluție de rezervă pentru clientul care nu are card. Transparența dinainte de comandă este cea mai bună asigurare împotriva unei reclamații.

Bacșișul pe card: se poate, cu regulile Legii 376/2022

Din 2023, bacșișul are propriul cadru legal. Legea nr. 376/2022 obligă restaurantele să ofere clientului, pe nota de plată, opțiunea unui bacșiș între 0 și 15%, evidențiat distinct pe bonul fiscal, inclusiv la plata cu cardul. Suma se impozitează cu 10%, nu intră în baza de contribuții sociale și trebuie distribuită integral angajaților; pentru restaurant, bacșișul încasat pe card intră în cont odată cu nota și se predă mai departe salariaților. Nerespectarea regulilor se sancționează cu amenzi între 2.000 și 4.000 de lei. Toate detaliile, de la setarea casei de marcat până la regulile de distribuire, sunt în ghidul nostru despre legea bacșișului la restaurant.

Cât costă, de fapt, acceptarea plăților cu cardul

Să fim sinceri: cardul nu este gratuit pentru restaurant. Terminalul în sine este suportat de instituția acceptantă, dar fiecare tranzacție vine cu un comision negociat prin contract, de regulă un procent din valoarea plății, la care se pot adăuga abonamente sau costuri de administrare, în funcție de bancă sau de furnizorul de plăți. Nivelurile exacte diferă de la un contract la altul, așa că singurul sfat cinstit este să cereți oferte de la mai mulți acceptatori și să recitiți comisioanele o dată pe an: piața s-a mișcat constant în jos.

Puse în perspectivă, aceste procente rămân mici față de alte comisioane din industrie: platformele de livrare rețin cote de ordinul zecilor de procente, iar unele portaluri de rezervări taxează per client adus. Tocmai de aceea merită separat clar ce plătiți: comisionul de card este costul infrastructurii de plată, greu de evitat; comisionul pe rezervări este, în schimb, complet opțional, pentru că există instrumente care lucrează cu 0% comision și versiune gratuită.

Avansuri și plăți anticipate cu cardul: aliatul rezervărilor de grup

Un ultim teren pe care cardul schimbă regulile jocului: banii ceruți în avans. Pentru mese de grup, meniuri de sărbători sau evenimente private, plata anticipată cu cardul rezolvă elegant două probleme deodată: elimină discuția despre plafoanele de numerar și lasă o urmă scrisă a fiecărei sume. Diferența juridică dintre un avans obișnuit, care se restituie, și o arvună, care se pierde la neprezentare, am tratat-o pe larg în articolul despre arvună și avans la rezervările de restaurant; indiferent de formula aleasă, încasarea prin card sau transfer trebuie documentată fiscal corect, iar condițiile comunicate clientului înainte de confirmare.

Întrebări frecvente

Este obligatoriu POS-ul și pentru un restaurant mic, sub 50.000 de euro cifră de afaceri?

Da, de la 1 ianuarie 2026. Legea nr. 239/2025 a eliminat pragul de 50.000 de euro introdus prin Legea nr. 191/2018: obligația de a accepta plăți prin mijloace moderne revine acum, în principiu, tuturor firmelor și PFA-urilor înregistrate la registrul comerțului, cu excepții restrânse (activitate exclusiv prin conturi bancare, zone fără rețele de comunicații).

Trebuie neapărat un POS fizic sau merge și un link de plată?

Legea cere acceptarea „mijloacelor moderne de plată”, o categorie mai largă decât terminalul clasic: POS virtual pe telefon, linkuri de plată, coduri QR sau aplicații care inițiază plăți din cont în cont pot îndeplini obligația. Pentru un restaurant cu flux la mese, POS-ul fizic sau pe telefon rămâne totuși soluția practică.

Ce amendă risc dacă refuz plata cu cardul?

Refuzul de a accepta o plată prin mijloace moderne de plată se sancționează cu amendă de la 5.000 la 7.500 de lei, iar alte încălcări ale obligațiilor din OUG nr. 193/2002 pot ajunge la amenzi între 20.000 și 50.000 de lei, conform sintezelor de specialitate publicate după intrarea în vigoare a Legii nr. 239/2025.

Cât numerar pot încasa de la un client persoană fizică?

Plafonul din Legea nr. 70/2015 este de 10.000 de lei de persoană, pe zi. Peste această sumă, diferența trebuie încasată prin card sau transfer bancar. Pentru relațiile cu alte firme, plafoanele sunt mai mici, iar fragmentarea facturilor pentru ocolirea lor este interzisă; cifrele exacte merită confirmate cu contabilul.

Pot afișa „acceptăm doar plata cu cardul”?

Legea românească nu tranșează clar situația: nu există o interdicție expresă, dar nici o confirmare oficială, iar refuzul monedei naționale poate ridica probleme de protecția consumatorului. Dacă alegeți acest model, anunțați regula vizibil înainte de comandă și la rezervare și păstrați o soluție de rezervă; tratați subiectul ca pe o zonă gri, nu ca pe un drept garantat.

Bacșișul plătit cu cardul ajunge la angajați?

Da, integral. Legea nr. 376/2022 cere ca bacșișul, inclusiv cel achitat cu cardul, să fie evidențiat distinct pe bonul fiscal, impozitat cu 10% și distribuit în întregime salariaților; restaurantul îl încasează în cont odată cu nota de plată și îl predă mai departe, fără a-l putea reține.