e-Factura, casa de marcat, SAF-T: obligațiile ANAF ale unui restaurant în 2026

Puține subiecte strică buna dispoziție a unui restaurator mai repede decât o discuție despre digitalizarea ANAF. Casa de marcat trebuie conectată, facturile trec prin e-Factura, contabilul vorbește despre SAF-T, iar în SPV apare un decont precompletat pe care nu l-a cerut nimeni. La prima vedere pare un labirint; în realitate, fiecare sistem are un rol precis, iar pentru un restaurant obișnuit cea mai mare parte a muncii o duc casa de marcat, programul de facturare și contabilul.

Acest articol pune toată harta într-un singur loc: ce face fiecare sistem, pe cine vizează, de când se aplică și, la fel de important, ce NU intră în această birocrație. Spoiler pentru finalul articolului: rezervările nu au nevoie de niciun aviz fiscal.

Un avertisment onest înainte de start: legislația fiscală românească se mișcă repede, iar termenele și pragurile de mai jos sunt cele cunoscute la data actualizării articolului. Folosiți-l ca hartă de orientare, nu ca substitut pentru o discuție cu contabilul dumneavoastră.

Harta pe scurt: cine, ce și de când

Restul articolului ia fiecare rând pe îndelete.

Casa de marcat cu jurnal electronic: fundația întregului sistem

Totul pornește de la aparatul de marcat electronic fiscal, AMEF în limbajul oficial. Obligația vine din OUG nr. 28/1999 și este simplă în esență: fiecare vânzare către clienți se încheie cu un bon fiscal emis de casa de marcat. Generația actuală de aparate, cele cu jurnal electronic, transmite datele către serverele ANAF, astfel încât Fiscul vede încasările fără să mai ceară rapoarte pe hârtie.

Două consecințe practice merită reținute în sală:

• Bonul se emite la fiecare masă, fără excepție. Legea le cere clienților să solicite și să păstreze bonul fiscal, iar dacă nu îl primesc au dreptul să refuze plata. Un ospătar grăbit care „uită” bonul nu face o economie de hârtie, ci o contravenție.
• Raportul Z se face zilnic. Închiderea de zi este rutina care ține evidența în ordine; un aparat căruia îi lipsesc închiderile devine rapid o problemă la control.

Tot pe bonul fiscal se evidențiază distinct și bacșișul, conform Legii bacșișului, iar cotele de TVA de 11% și 21% aplicate corect pe fiecare produs se văd direct în datele pe care casa de marcat le transmite la ANAF.

Un detaliu pe care mulți restauratori nu îl știu: nu orice aparat poate fi casă de marcat. Modelele AMEF trec printr-o avizare tehnică la ICI București, institutul desemnat prin ordin ministerial să certifice casele de marcat, cu procedura descrisă pe casedemarcat.ici.ro. Rețineți nuanța, pentru că revine mai jos: avizarea vizează exclusiv aparatele fiscale, nu orice software folosit în restaurant.

Zona rămâne în mișcare: în primăvara lui 2026, Ministerul Finanțelor a pus în dezbatere un proiect care ar aduce bonul fiscal digital cu cod QR și livrarea electronică a bonului la plata cu cardul, cu termene noi de transmitere a datelor, după cum a semnalat Contzilla. Până la adoptare și la actualizarea aparatelor, tratați aceste noutăți ca pe un motiv în plus să păstrați legătura cu furnizorul casei de marcat.

RO e-Factura: ce trimite un restaurant și, mai ales, ce nu trimite

e-Factura este sistemul național prin care facturile circulă în format electronic, prin serverele Ministerului Finanțelor. Pentru firmele stabilite în România, obligația s-a generalizat în doi pași: facturile B2B, între firme, de la 1 iulie 2024, iar facturile B2C, către persoane fizice, de la 1 ianuarie 2025, după cum explică și ghidul celor de la factureaza.ro. Termenul de transmitere a devenit, din 2026, de 5 zile lucrătoare de la emitere, prin OUG nr. 89/2025, conform sintezei Contzilla despre noutățile e-Factura.

Citit în grabă, „B2C din 2025” sună ca un dezastru pentru un restaurant: sute de clienți persoane fizice pe zi, sute de documente de trimis? Nu. Aici este nuanța care contează cel mai mult pentru HoReCa:

Bonul fiscal nu este factură și nu se trimite în e-Factura. Vânzarea obișnuită din restaurant se încheie cu bon de casă, iar acesta rămâne în circuitul AMEF, care raportează oricum la ANAF pe canalul lui. În e-Factura intră doar facturile propriu-zise, adică documentele pe care le emiteți la cerere sau prin contract:

• clientul corporate care ia masa în interes de serviciu și cere factură pe firmă;
• facturile pentru evenimente private și petreceri de firmă, unde se lucrează cu contract și avans;
• facturile către furnizorii de servicii conexe, parteneri sau platforme, când sunteți în poziția de prestator;
• clientul persoană fizică care cere explicit factură în locul bonului: acea factură intră în e-Factura, ca B2C.

Pentru sumele mici există și o scurtătură consacrată: bonul fiscal pe care casa de marcat tipărește codul fiscal al clientului poate ține loc de factură simplificată, în limita plafonului legal; astfel de bonuri sunt excluse expres de la transmiterea în e-Factura. Condițiile exacte se schimbă însă periodic, așa că plafonul și modul de lucru merită confirmate cu contabilul.

Concluzia practică pentru un restaurant tipic: e-Factura înseamnă câteva facturi pe săptămână, emise dintr-un program de facturare care le transmite automat, nu o avalanșă zilnică. Dacă emiteți facturile din pix și Excel, momentul trecerii la un soft care vorbește nativ cu e-Factura a venit demult.

SAF-T și declarația D406: treaba contabilului, cu datele dumneavoastră

SAF-T (Standard Audit File for Taxation) este fișierul standardizat prin care firmele raportează periodic către ANAF date contabile și fiscale detaliate, prin declarația informativă D406. Marii contribuabili au început în 2022, cei mijlocii în 2023, iar de la 1 ianuarie 2025 obligația a ajuns și la contribuabilii mici, categorie în care intră majoritatea restaurantelor independente. Pentru început există o perioadă de grație: primele raportări au putut fi depuse cumulat, cu termene detaliate în materialul Contzilla despre perioada de grație SAF-T.

Vestea bună: SAF-T nu este un formular pe care să îl completați dumneavoastră seara, după închidere. Fișierul se generează din softul de contabilitate, iar depunerea o face contabilul. Partea care depinde de restaurant este calitatea datelor care ajung la contabil:

• facturile de la furnizori predate la timp și complete, nu un teanc de hârtii o dată pe trimestru;
• închiderile de zi și rapoartele casei de marcat, în ordine;
• încasările prin platformele de livrare și decontările lor, documentate;
• avansurile pentru evenimente, cu contract și document fiscal, nu „pe caiet”.

Un restaurant care își ține documentele în ordine nu simte SAF-T aproape deloc. Unul care improvizează îl simte în onorariul contabilului și, mai devreme sau mai târziu, în întrebările ANAF.

e-TVA: decontul precompletat, cu pretențiile reduse pe parcurs

e-TVA închide cercul: din datele adunate prin e-Factura, casele de marcat, SAF-T și declarațiile vamale, ANAF construiește un decont de TVA precompletat, pe care firma îl primește în SPV și îl compară cu propriul decont. Ideea este ca Fiscul să vadă diferențele dintre ce știe el și ce declarați dumneavoastră.

La lansare, sistemul venea la pachet cu „notificări de conformare”: dacă diferențele depășeau anumite praguri, firma trebuia să răspundă în termen, sub sancțiune. În practică, obligația a fost amânată în mai multe rânduri, apoi eliminată: guvernul a abrogat în 2026 prevederile privind notificarea de conformare e-TVA, tocmai pentru că genera birocrație fără valoare, după cum a consemnat Contzilla. Pentru un restaurant plătitor de TVA, e-TVA rămâne deocamdată un instrument de verificat împreună cu contabilul, nu o nouă declarație de depus.

Și pentru că sistemele de mai sus se hrănesc unele pe altele, morala se repetă: cu cât circuitul bon fiscal, factură, contabilitate este mai curat, cu atât mai puține „diferențe semnificative” are ANAF de semnalat.

Sistemul de rezervări: zero avize, zero hârtii la ANAF

După atâtea acronime, o veste simplă și liniștitoare: agenda de rezervări nu face parte din ecosistemul fiscal. Avizarea tehnică de la ICI București vizează exclusiv modelele de aparate de marcat; un sistem de rezervări nu emite bonuri, nu încasează în locul casei de marcat și nu raportează nimic la ANAF. Nu există niciun formular de depus, niciun aviz de obținut și niciun inspector care să vă întrebe ce program folosiți pentru rezervări.

Concret, un sistem de rezervări online pentru restaurantul dumneavoastră precum ViteUneTable se instalează așa cum vă faceți un cont de e-mail: îl configurați, îl legați de site și de profilul Google și primiți rezervări din prima zi. Versiunea gratuită este nelimitată, comisionul este 0% permanent, iar singura „birocrație” este să scrieți programul de funcționare corect. Dacă lucrați încă pe caiet și telefon, trecerea la o agendă de rezervări digitală este probabil cea mai simplă digitalizare pe care o veți face anul acesta, tocmai pentru că statul nu are nimic de spus în ea.

Singura zonă unde rezervările se intersectează cu Fiscul este cea a banilor: dacă cereți avans sau arvună pentru mese de grup și evenimente, încasarea trebuie documentată fiscal corect, iar pentru evenimentele programate ANAF a cerut în ultimii ani și raportări dedicate. Acolo însă vorbim despre încasări și contracte, nu despre softul de rezervări în sine.

Lista scurtă de verificare pentru restauratori

1. Casa de marcat: model avizat, conectată la ANAF, bon la fiecare vânzare, raport Z zilnic.
2. Facturare: un program care transmite automat în e-Factura, pentru facturile B2B și B2C; bonurile fiscale rămân pe circuitul lor.
3. Contabilul: confirmați că depune D406 la termenele valabile pentru contribuabilii mici și că primește documentele lunar, nu trimestrial.
4. e-TVA: rugați contabilul să compare decontul precompletat cu cel depus; diferențele repetate merită investigate.
5. Rezervările: alegeți sistemul după criterii comerciale (comision, Reserve with Google, confirmări automate), nu fiscale, pentru că fiscal nu există nicio cerință.
6. O dată pe an: o discuție de o oră cu contabilul despre ce s-a schimbat. În fiscalitatea românească, s-a schimbat mereu ceva.

Întrebări frecvente

Trebuie să trimit bonurile fiscale în e-Factura?

Nu. Bonul fiscal nu este factură: el circulă prin casa de marcat, care transmite oricum datele către ANAF prin jurnalul electronic. În e-Factura intră doar facturile propriu-zise, emise către firme sau, la cerere, către persoane fizice. Bonurile care îndeplinesc condițiile facturii simplificate sunt excluse expres de la transmitere.

Un client persoană fizică îmi cere factură. Intră în e-Factura?

Da. De la 1 ianuarie 2025, facturile emise către persoane fizice se transmit în sistemul RO e-Factura, ca B2C. Clientul primește în continuare factura pe hârtie sau PDF, iar transmiterea electronică o face programul de facturare, în termenul legal de la emitere.

Sistemul de rezervări trebuie avizat de ANAF sau de ICI?

Nu. Avizarea tehnică de la ICI București se aplică exclusiv modelelor de aparate de marcat electronice fiscale. Un sistem de rezervări nu emite documente fiscale și nu raportează nimic la ANAF, deci nu are nevoie de niciun aviz, nicio înregistrare și niciun formular.

Ce este SAF-T și cine îl depune pentru restaurantul meu?

SAF-T este un fișier standardizat cu date contabile și fiscale, raportat la ANAF prin declarația D406. Pentru contribuabilii mici, categorie care acoperă majoritatea restaurantelor independente, obligația a început la 1 ianuarie 2025, cu o perioadă de grație pentru primele raportări. Fișierul se generează din softul de contabilitate și îl depune contabilul; rolul restaurantului este să predea documente complete și la timp.

Mai trebuie să răspund la notificările e-TVA?

Obligația de a răspunde la notificările de conformare e-TVA a fost întâi suspendată, apoi eliminată prin abrogarea prevederilor respective în 2026. Decontul precompletat există în continuare în SPV și rămâne un instrument util de verificare împreună cu contabilul, dar nu mai generează o obligație separată de răspuns. Verificați periodic stadiul, pentru că regulile din această zonă s-au schimbat des.

Poate clientul să refuze plata dacă nu primește bonul fiscal?

Da, acesta este chiar mecanismul prevăzut de OUG nr. 28/1999: clienții au obligația să solicite și să păstreze bonul, iar dacă acesta nu le este eliberat pot refuza plata. Pentru restaurant, concluzia practică este una singură: bonul se emite la fiecare masă, indiferent cât de aglomerată este seara.