Korporatīvie pasākumi un banketi restorānā: kā izveidot ienesīgu virzienu

Latvijā restorāna apmeklējums bieži ir saistīts ar svinībām. Jau 2015. gadā Travelnews.lv publicētajā intervijā restorāns „Bergs” atzina, ka vietējie viesi galdiņus rezervē salīdzinoši reti un lielākā daļa rezervāciju ir tieši grupām un svinībām. Tas nozīmē vienu vienkāršu lietu: banketi, jubilejas un korporatīvie pasākumi jūsu restorānam nav blakus lieta, tie ir viens no drošākajiem ieņēmumu avotiem, kuru vērts veidot apzināti, nevis gaidīt, kad kāds piezvanīs.

Šajā rakstā apskatīsim, kā restorāns izveido ienesīgu pasākumu virzienu: kā pozicionēt banketu zāli, kādas svinības iekļaut piedāvājumā, kā veidot cenas, kā pasargāt sevi ar avansa maksājumu un kā sakārtot ceļu no pieprasījuma līdz parakstītam līgumam.

Kāpēc banketi ir izdevīgi tieši restorānam

Parastā vakara servisā jūs nekad precīzi nezināt, cik viesu ieradīsies un cik viņi iztērēs. Bankets ir pretstats šai nenoteiktībai:

• Ieņēmumi ir zināmi iepriekš. Saskaņota ēdienkarte un apstiprināts viesu skaits nozīmē, ka summu zināt jau nedēļu pirms pasākuma.
• Virtuve strādā efektīvāk. Viena saskaņota ēdienkarte 40 viesiem prasa mazāk resursu nekā 40 atsevišķi pasūtījumi no pilnās kartes.
• Pasākumi aizpilda klusos laikus. Banketus bieži rīko darbdienu vakaros vai dienas vidū, kad zāle citādi stāvētu pustukša.
• Viens pasākums atved nākamos. Uzņēmuma vakariņu viesis pēc mēneša atgriežas ar ģimeni vai iesaka jūsu zāli savam darba devējam.

Lai šī matemātika strādātu, pieprasījumi un rezervācijas jātur vienuviet. Šeit palīdz bezmaksas rezervāciju sistēma jūsu restorānam: visas rezervācijas, arī lielās, ir vienā tiešsaistes rezervāciju grāmatā, kas pieejama gan vadītājam, gan zāles komandai, un par tiešsaistes rezervācijām nav komisijas maksas.

Banketu zāles pozicionēšana

Latvijā „banketu zāle” ir iesakņojies jēdziens: pasākumu vietu katalogi, piemēram, viss.lv un zl.lv, uztur atsevišķas banketu zāļu sadaļas, un vietas, kas tur ir pamanāmas, saņem pieprasījumus visu gadu. Ko tas nozīmē jūsu restorānam?

• Nosauciet lietas vārdā. Ja jums ir atsevišķa telpa vai iespēja slēgt zāli privātam pasākumam, mājaslapā vajadzīga sadaļa „Banketi un pasākumi” ar skaidru aprakstu: ietilpība, izkārtojuma varianti, tehniskais aprīkojums, iespēja atskaņot savu mūziku.
• Norādiet ietilpību diapazonos. Rīgas pasākumu vietas savā komunikācijā parasti norāda zāles no aptuveni 10 līdz 60 viesiem, kā to dara, piemēram, Milo kafejnīca savās svinību lapās. Diapazons palīdz klientam uzreiz saprast, vai viņa pasākums jums der.
• Parādiet dažādus noskaņojumus. Viena un tā pati zāle korporatīvajam pasākumam izskatās citādi nekā kristību svinībām. Fotogrāfijas ar dažādiem klājumiem pārdod labāk nekā viens universāls kadrs.
• Esiet atrodami katalogos. Ieraksts banketu zāļu katalogā ir lēts vai bezmaksas kanāls, kas strādā tieši tad, kad kāds aktīvi meklē vietu svinībām.

Svinību portfelis: kādas svinības piedāvāt

Jo plašāks pamatoti izvēlēts svinību klāsts, jo vienmērīgāk noslogota zāle visa gada garumā.

Korporatīvie pasākumi

Uzņēmumu pasākumi ir banketu virziena mugurkauls: komandu vakariņas, gada noslēguma svinības, sadarbības partneru pieņemšanas. Absolūtais pīķis ir decembris. Latvijas pasākumu vietas savā komunikācijā norāda, ka korporatīvajiem Ziemassvētku pasākumiem vieta jārezervē vismaz 2 līdz 3 mēnešus iepriekš, tāpēc piedāvājums jāpublicē jau rudens sākumā. Decembra sezonas sagatavošanai esam veltījuši atsevišķu rakstu par korporatīvajiem Ziemassvētku pasākumiem restorānā.

Jubilejas un ģimenes svinības

Jubileja Latvijā ir klasisks banketa iemesls: apaļas dzimšanas dienas svin plaši, ar ģimeni, draugiem un kolēģiem. Tam blakus stāv kristību svinības, izlaidumi vasaras sākumā un kāzu mielasti pilsētas formātā. Ģimenes svinību klients bieži nāk bez pieredzes pasākumu rīkošanā, tāpēc uzvar restorāns, kas piedāvā gatavus risinājumus: divas vai trīs ēdienkartes, skaidru kārtību par torti un savu dzērienu atnešanu, palīdzību ar galdu izkārtojumu.

Bēru mielasts

Ir arī svinību pretstats, par kuru runā klusāk, bet kurš pasākumu vietām Latvijā ir stabils un pastāvīgs pieprasījums visa gada garumā: bēru mielasts. Šeit no restorāna gaida nevis mārketingu, bet taktu, ātru atbildi un spēju noorganizēt mielastu 2 līdz 3 dienu laikā. Ja esat gatavi šo pakalpojumu sniegt, pietiek ar atturīgu sadaļu mājaslapā un skaidru ēdienkarti; sīkāk šo tēmu esam aplūkojuši rakstā par bēru mielastu restorānā.

Cenu struktūra: cena par personu vai minimālā summa

Banketu cenošanā Latvijā dominē divi modeļi, un tos var arī apvienot.

Komplekta ēdienkarte ar cenu par personu

Visizplatītākais modelis: klients izvēlas vienu no vairākām ēdienkartēm ar fiksētu cenu par personu. Tirgus atsauces punkti ir publiski redzami pašu pasākumu vietu lapās: piemēram, Milo kafejnīca Rīgā piemiņas pusdienu ēdienkartes piedāvā no 20 eiro personai, un banketu līmenī cenas kāpj līdzi ēdienu skaitam un produktu izvēlei. Praktiski ieteikumi:

• Veidojiet 2 līdz 3 līmeņus (piemēram, pamata, paplašināto un svētku ēdienkarti), lai klients izvēlas starp jūsu piedāvājumiem, nevis starp jums un citu restorānu.
• Atsevišķi nodefinējiet dzērienu kārtību: iekļauti komplektā, pēc patēriņa vai klienta atnestie ar servēšanas maksu.
• Cenas rēķiniet no ēdienu pašizmaksas, nevis no sajūtas: bankets ar zemu cenu un dārgiem produktiem ir pilna zāle bez peļņas.

Minimālā summa

Otrs modelis, biežāk augstākā līmeņa vietās: zāli vai tās daļu rezervē, apņemoties sasniegt noteiktu minimālo pasūtījuma summu. Šis modelis der pasākumiem, kur viesi pasūta brīvi, piemēram, korporatīvajam vakaram ar furšeti un bāru. Minimālā summa aizsargā jūs pret situāciju, kad slēgta zāle piektdienas vakarā ienes mazāk nekā parasts serviss.

Avansa maksājums un līgums: kā pasargāt sevi

Liela rezervācija bez saistībām ir risks: ja 40 personu bankets nenotiek, zaudējat gan iepirktos produktus, gan vakaru, kurā zāle bija slēgta citiem viesiem. Tāpēc pasākumiem avansa maksājums ir nozares norma, un to apliecina pat Latvijas augstākā līmeņa restorānu prakse: vietas ar vislielāko pieprasījumu savas degustāciju vakariņas pārdod tikai ar priekšapmaksu vai kartes garantiju.

Dažas praktiskas vadlīnijas:

• Sauciet maksājumu par avansu. Latvijas Civillikumā rokasnauda ir atsevišķs tiesību institūts ar īpašām sekām, tostarp pienākumu noteiktos gadījumos atdot to divkārši, un par rokasnaudu maksājumu uzskata tikai tad, ja tas tā ir tieši nosaukts. Rakstiet līgumā „avansa maksājums” vai „priekšapmaksa”, un maksājums vienkārši tiks ieskaitīts gala rēķinā.
• Atcelšanas noteikumus formulējiet samērīgi. Fiksēta atcelšanas maksa ir līgumsods, un Civillikums prasa, lai tas būtu samērīgs; nesamērīgu noteikumu patērētāja līgumā var atzīt par netaisnīgu. Praksē labi strādā pakāpes: atceļot laikus, avansu atmaksā vai pārceļ, atceļot pēdējās dienās, tas paliek restorānam.
• Konkrētai dienai pieteiktam mielastam nav 14 dienu atteikuma tiesību. Ministru kabineta noteikumi par distances līgumiem no atteikuma tiesībām izslēdz ēdināšanas pakalpojumus, kas sniedzami noteiktā dienā, tāpēc tiešsaistē apstiprināts bankets nav atceļams „bez iemesla” divu nedēļu laikā. Skaidri atcelšanas noteikumi līgumā tomēr ir vajadzīgi.
• Visu fiksējiet rakstiski. Viesu skaits, ēdienkarte, alerģijas, laiks, avansa summa un atcelšanas kārtība vienā dokumentā vai vismaz vienā e-pasta pavedienā. Strīdu gadījumā uzvar tas, kuram ir teksts, nevis atmiņas.

No pieprasījuma līdz līgumam: darba process

Banketu virziens kļūst ienesīgs tad, kad pieprasījumu apstrāde ir sistēma, nevis improvizācija. Praksē labi strādā šāds process:

1. Pieprasījums. Mājaslapā ir pasākumu pieprasījuma forma ar obligātajiem laukiem: datums, viesu skaits, svinību veids, kontakti. Tā jūs saņemat pilnu informāciju uzreiz, nevis pa druskām trīs telefona sarunās.
2. Atbilde 24 stundu laikā. Klients, kas meklē banketu zāli, parasti raksta vairākām vietām vienlaikus. Pirmais saturīgais piedāvājums bieži uzvar.
3. Piedāvājums ar termiņu. Nosūtiet konkrētu piedāvājumu ar ēdienkartēm, cenu un derīguma termiņu, piemēram, 7 dienām. Bez termiņa datums karājas gaisā, un jūs nevarat to pārdot citiem.
4. Rezervācijas apstiprināšana ar avansu. Datums tiek galīgi rezervēts tikai pēc avansa saņemšanas. Šis viens teikums līgumā novērš lielāko daļu pārpratumu.
5. Precizējumi nedēļu pirms pasākuma. Galīgais viesu skaits, izmaiņas ēdienkartē, sēdvietu plāns. Pēc šī brīža skaits var tikai augt, ne sarukt.
6. Pēcpasākuma kontakts. Pateicība, atsauksmes lūgums un piedāvājums nākamajai reizei. Uzņēmumam, kas pie jums svinēja decembrī, februārī var piedāvāt vasaras komandas vakaru.

Rezervāciju sistēma šajā procesā ir pamats: pasākums tiek ierakstīts tajā pašā kalendārā, kurā dzīvo ikdienas rezervācijas, tāpēc neviens nejauši nepieņem parastās rezervācijas vakaram, kurā zāle ir slēgta. ViteUneTable bezmaksas versijā rezervāciju skaits nav ierobežots, Pack Standard no 29 € bez PVN mēnesī pievieno automātiskos e-pasta atgādinājumus, bet Pack Standard + Anti No-Show (49 € bez PVN) ļauj pieprasīt kartes rezervāciju, tas ir, kartes priekšautorizāciju: summa tiek rezervēta viesa kartē, bet netiek noņemta, ja viesi ierodas. Lielām grupām tas būtiski samazina risku, ka daļa galda paliek tukša.

Biežāk uzdotie jautājumi

Cik ilgi iepriekš jārezervē banketu zāle korporatīvajam pasākumam?

Decembra pasākumiem Latvijas pasākumu vietas savā komunikācijā iesaka rezervēt vismaz 2 līdz 3 mēnešus iepriekš; pieprasītākie ir piektdienu un sestdienu vakari tieši pirms Ziemassvētkiem. Pārējā gadā pietiek ar dažām nedēļām, bet lielām grupām un populāriem datumiem drošāk ir plānot agrāk.

Vai restorāns drīkst prasīt avansa maksājumu par banketu?

Jā. Avansa maksājums par pasākumu Latvijā ir ierasta prakse, un to izmanto arī pazīstamākie restorāni. Svarīgi maksājumu līgumā saukt par avansu vai priekšapmaksu, nevis rokasnaudu, un atcelšanas noteikumus formulēt samērīgi un rakstiski.

Kura cenu struktūra ir labāka: cena par personu vai minimālā summa?

Sēdinātam banketam ar saskaņotu ēdienkarti ērtāka ir cena par personu: abas puses iepriekš zina summu. Brīvam formātam ar furšeti un bāru labāk der minimālā summa, kas garantē restorānam vakara vērtību. Daudzas vietas abus modeļus apvieno atkarībā no pasākuma veida.

Vai klients var atcelt banketu 14 dienu laikā kā distances pirkumu?

Nē. Noteikumi par distances līgumiem paredz izņēmumu ēdināšanas pakalpojumiem, kas sniedzami noteiktā dienā vai laikposmā, tāpēc konkrētam datumam apstiprinātam banketam 14 dienu atteikuma tiesības nepiemēro. Atcelšanas kārtību tāpēc nosaka jūsu līgums, un tai jābūt skaidrai un samērīgai.

Kā nesajaukt banketu ar parastajām rezervācijām?

Turiet visu vienā kalendārā: pasākumu ierakstiet tajā pašā rezervāciju sistēmā, kurā pieņemat ikdienas rezervācijas, un bloķējiet attiecīgo zāli vai galdiņus. Tiešsaistes rezervāciju grāmatā to redz visa komanda, tāpēc neviens nepieņem parastu rezervāciju vakaram, kurā zāle ir slēgta privātam pasākumam.