Šimtadienis ir išleistuvės restorane: kaip laimėti mokyklų švenčių sezoną

Mokyklos kalendorius restoranui dovanoja du pobūvius, apie kuriuos daugelis savininkų net nepagalvoja sudarydami metų planą: šimtadienį ir išleistuves. Pirmasis švenčiamas vasarį, likus maždaug šimtui dienų iki egzaminų, antrasis – vasaros pradžioje, kai egzaminai jau išlaikyti. Abu renginiai turi aiškų užsakovą, fiksuotą svečių skaičių ir datą, žinomą daug mėnesių į priekį.

Dar svarbiau: šios šventės vis rečiau vyksta mokyklos aktų salėje. Tauragės krašto spauda šimtadienio evoliuciją apibūdina tiesiai: nuo suneštinės šventės mokykloje iki profesionalaus renginio kavinėje, kur vaišėmis rūpinasi nebe tėvai, o restorano komanda (kurjeris.lt). Išleistuvių pokyliai taip pat persikėlė į restoranus, kavines ir kaimo turizmo sodybas (skrastas.lt).

Šiame vadove: kada šios šventės rezervuojamos, kas iš tikrųjų priima sprendimą, kaip sudėlioti paketą be alkoholio ir kokiomis sąlygomis imti avansą. O kad užklausos nepasimestų tarp skambučių ir žinučių, jas patogiausia surinkti per nemokamą rezervacijų sistemą, kurioje pobūvio užklausa niekada nepradingsta.

Kas yra šimtadienis ir kodėl jis vertingas restoranui

Šimtadienis – abiturientų šventė, žyminti, kad iki brandos egzaminų liko šimtas dienų. Ją švenčia dvyliktokai visoje Lietuvoje, o pagrindinė banga eina per visą vasarį: skirtingos mokyklos renkasi skirtingus penktadienius ir šeštadienius, tad viena salė per mėnesį gali priimti kelis šimtadienius. Šventė dažnai rengiama su profesionaliais organizatoriais, muzika ir programa, o savo užmoju neretai pranoksta net pačias išleistuves (kurstoti.lt).

Restoranui tai reiškia tris dalykus:

• Data žinoma iš rudens. Šimtadienio data priklauso nuo egzaminų kalendoriaus, tad klasės ją žino jau mokslo metų pradžioje ir vietos ieško rudenį arba iškart po Naujųjų.
• Svečių skaičius aiškus. Klasė ar kelios klasės, auklėtojai, dalis tėvų: sąrašas sudaromas iš anksto ir beveik nesikeičia.
• Vasaris šiaip būtų tuščias. Po gruodžio pobūvių maratono ir Naujųjų sutikimo vasaris daugeliui restoranų yra vienas ramiausių mėnesių, kurį pagyvina nebent Valentino diena. Šimtadieniai užpildo būtent tuos vakarus, kai salė kitaip stovėtų tuščia – tai ta pati logika, kurią aprašėme vadove, kaip užpildyti restoraną silpnomis dienomis.

Išleistuvės: antroji banga vasaros pradžioje

Išleistuvės švenčiamos išlaikius egzaminus, dažniausiai nuo gegužės pabaigos iki liepos, kai įteikiami atestatai. Vietos pasirenkamos įvairios: restoranai, pobūvių salės, dvarai ir sodybos, o šventėms skirti portalai turi net atskiras išleistuvių vietų kategorijas (sventes.lt). Didesnių mokyklų srautai keliauja į erdvias sales, mažesnės klasės renkasi jaukesnius restoranus.

Skirtingai nei šimtadienis, išleistuvės konkuruoja su pačiu stipriausiu pobūvių sezonu: birželį tos pačios salės reikia vestuvėms, krikštynoms ir įmonių vasaros šventėms. Todėl čia restoranas gali rinktis – arba atiduoti savaitgalio vakarą brangesniam pokyliui, arba pasiūlyti išleistuvėms sekmadienį ir darbo dienų vakarus, kurie šiaip liktų neužimti.

Tėvų komitetas – jūsų tikrasis klientas

Nors šventė skirta abiturientams, sprendimą priima ir sąskaitą apmoka tėvų komitetas arba klasės tėvų atstovas. Tai keičia visą pardavimo logiką:

• Kalbėkite biudžeto kalba. Komitetas renka pinigus iš kelių dešimčių šeimų, tad jam reikia aiškios fiksuotos kainos asmeniui, į kurią įskaičiuota viskas: vaišės, gėrimai, salės nuoma, aptarnavimas. Paslėpti priedai, išaiškėję po šventės, garantuoja konfliktą ir blogą atsiliepimą.
• Pasiūlykite dvi ar tris pakopas. Kuklesnis furšetas, standartinė vakarienė ir programa „viskas įskaičiuota“ leidžia komitetui balsuoti dėl varianto, o ne dėl restorano.
• Vienas kontaktinis asmuo iš abiejų pusių. Susirašinėjimas su dešimčia tėvų vienu metu baigiasi chaosu. Paprašykite vieno įgalioto atstovo ir visus susitarimus fiksuokite raštu.
• Atsakykite greitai. Komitetai paprastai kreipiasi į kelias vietas vienu metu, o užsakymą gauna tas, kuris pirmas atsiunčia konkretų pasiūlymą su kaina ir data.

Paketas be alkoholio: amžiaus taisyklės, kurių privalu laikytis

Čia mokyklų šventės iš esmės skiriasi nuo visų kitų pobūvių. Alkoholiniai gėrimai Lietuvoje parduodami tik asmenims nuo 20 metų, tad šimtadienyje, kur svečiai yra 17–19 metų moksleiviai, alkoholiui vietos nėra apskritai. Išleistuvėse situacija ta pati: net pilnametis 18–19 metų abiturientas alkoholio įsigyti negali, jį užsisakyti gali nebent kartu šventantys tėvai ir mokytojai, kuriems jau 20 ir daugiau. Kilus abejonių dėl amžiaus, personalas privalo paprašyti asmens dokumento – už pažeidimus atsako įstaiga ir jos alkoholio licencija.

Praktiškai tai reiškia, kad stiprus nealkoholinis pasiūlymas yra ne kompromisas, o paketo šerdis:

• nealkoholinių kokteilių baras, limonadai, šalti arbatų gėrimai – įspūdingai atrodantys gėrimai be alkoholio šiandien yra atskira meniu kategorija;
• jei šventėje dalyvauja tėvai, alkoholis jiems serviruojamas atskirai, prie stalo, o ne iš laisvai prieinamo baro;
• instruktuokite pamainą prieš renginį: kas turi teisę užsisakyti, kaip elgtis, jei gėrimą bando perduoti jaunesniam svečiui;
• taisyklę įrašykite į pasiūlymą ir sutartį su tėvų komitetu, kad lūkesčiai sutaptų dar prieš šventę.

Restoranui, kuris šias taisykles taiko tvarkingai, mokyklų šventės tampa saugiu segmentu: tėvai renkasi vietą, kuria pasitiki, ir tą pačią vietą vėliau rekomenduoja kitų metų laidai.

Avansas ir sąlygos raštu

Šimtadienio ar išleistuvių grupė – 30–100 ir daugiau svečių, tad neįvykusi šventė restoranui kainuoja visą vakarą. Todėl, kaip ir kitiems pobūviams, čia galioja geležinė taisyklė: data patvirtinama tik gavus avansą.

• Avanso dydį ir mokėjimo terminą įrašykite į pasiūlymą, o sąlygą, kad vėlai atšaukus ar neatvykus avansas lieka restoranui kaip netesybos, suderinkite raštu su komiteto atstovu.
• Galutinį svečių skaičių prašykite patvirtinti likus 5–7 dienoms: pagal jį skaičiuojama galutinė sąskaita.
• Venkite žodžio „rankpinigiai“ – jam Civilinis kodeksas kelia atskirus reikalavimus. Kaip teisingai suformuluoti sąlygas ir kokį dydį pasirinkti, išsamiai aprašėme vadove apie avansą ir rankpinigius už rezervaciją.

Tėvų komitetui toks aiškumas taip pat naudingas: surinkti pinigai turi konkrečią paskirtį, o atsakomybė už atšaukimą aptarta iš anksto, kol visi geros nuotaikos.

Kaip parduoti mokyklų švenčių sezoną

• Paskelbkite pasiūlymą rudenį. Šimtadienio vietos ieškoma nuo rugsėjo iki gruodžio, tad atskiras puslapis svetainėje ar įrašas „Google“ įmonės profilyje turi atsirasti dar iki Kalėdų šurmulio.
• Parodykite, kad suprantate formatą. Nuotraukos iš ankstesnių švenčių, vieta šokiams, galimybė pasijungti muzikos aparatūrą ar mikrofoną programai – būtent to klausia organizatoriai.
• Dirbkite su laidomis, ne su vienkartiniais užsakymais. Šimtadienį šventusi klasė birželį grįš dėl išleistuvių, o jaunesnioji laida kitąmet klaus tų pačių tėvų rekomendacijos. Vienas pavykęs vasario vakaras gali virsti keleriais metais užsakymų.
• Suvaldykite užklausų srautą. Kai viena žinutė ateina į „Facebook“, kita – telefonu per patį aptarnavimą, o trečia – el. paštu, dalis jų tiesiog pasimeta. Vienas aiškus kanalas su forma ar rezervacijos nuoroda išsprendžia problemą.

Kuo čia padeda ViteUneTable

ViteUneTable – nemokama rezervacijų sistema su 0 % komisinių, kurios nemokamoje versijoje rezervacijų skaičius neribojamas. Mokyklų šventėms ji naudinga trimis būdais: grupinė rezervacija su pastabomis (svečių skaičius, meniu, komiteto kontaktas, susitarimas dėl gėrimų) matoma visai komandai, o ne vienam administratoriui; kalendorius apsaugo nuo dvigubai užsakytos salės tą patį vasario šeštadienį; rezervacijos nuorodą galite įdėti į svetainę ir „Google“ įmonės profilį, kad tėvų komitetų užklausos atkeliautų viena tvarkinga eile. Kai norėsite daugiau, Pack Standard su „Reserve with Google“ kainuoja nuo 29 € be PVM/mėn., o Pack Standard + Anti No-Show (49 € be PVM) prideda apsaugą nuo neatvykimų kasdienėms rezervacijoms.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kada rezervuojamas šimtadienis?

Šventė vyksta vasarį, likus maždaug šimtui dienų iki brandos egzaminų, o vietos ieškoma gerokai anksčiau: dažniausiai nuo rudens iki Naujųjų. Restoranui verta pasiūlymą paskelbti jau rugsėjį ar spalį.

Ar per šimtadienį galima parduoti alkoholį?

Ne. Alkoholiniai gėrimai Lietuvoje parduodami tik asmenims nuo 20 metų, o šimtadienio svečiai yra moksleiviai. Renginys turi būti visiškai be alkoholio, o personalas instruktuotas paprašyti dokumento kilus bet kokiai abejonei.

Kas apmoka šimtadienio ar išleistuvių sąskaitą?

Paprastai tėvų komitetas, kuris renka fiksuotą sumą iš kiekvienos šeimos. Todėl pasiūlymą sudarykite kaip aiškią kainą asmeniui su viskuo, kas įskaičiuota, ir dirbkite su vienu įgaliotu atstovu.

Ar imti avansą iš tėvų komiteto?

Taip, kaip ir už bet kurį pobūvį: data patvirtinama tik gavus avansą, o raštu suderinta sąlyga numato, kad vėlai atšaukus jis lieka restoranui kaip netesybos. Galutinis svečių skaičius patvirtinamas likus 5–7 dienoms iki šventės.

Kada vyksta išleistuvės?

Nuo gegužės pabaigos iki liepos, kai baigiasi egzaminai ir įteikiami atestatai. Kadangi tuo metu salių reikia ir vestuvėms, restoranai išleistuvėms dažnai siūlo sekmadienius ar darbo dienų vakarus – abiem pusėms tai naudingas kompromisas.