Laukimo sąrašas restorane: kaip pilna salė virsta naujais svečiais

Penktadienio vakaras, užimtas kiekvienas staliukas, o prie durų stovi du svečiai be rezervacijos. Padavėjas atsiprašo, svečiai apsisuka ir nueina pas konkurentus kitoje gatvės pusėje. Ši scena Lietuvos restoranuose kartojasi kiekvieną savaitgalį, nors po dvidešimties minučių beveik visada atsilaisvina koks nors staliukas.

Būtent šiai akimirkai ir skirtas laukimo sąrašas: paprastas sąrašas svečių, kuriems šiuo metu staliuko nėra, bet jie pasiruošę palaukti, jei pakviesite, kai vieta atsilaisvins. Šiame straipsnyje aptariame, kaip laukimo sąrašas veikia, kada jis atsiperka labiausiai ir kaip jį be papildomų išlaidų įdiegti su nemokama staliukų rezervavimo sistema.

Kas yra laukimo sąrašas ir kuo jis skiriasi nuo rezervacijos

Rezervacija yra pažadas konkrečiam laikui. Laukimo sąrašas – gyvas sąrašas svečių, kurie staliuko norėtų dabar arba kuo greičiau, bet šiuo metu jo nėra. Svečias palieka vardą, asmenų skaičių ir telefono numerį, o jūs pranešate, vos tik staliukas atsilaisvina.

Kad paklausa gali gerokai viršyti pasiūlą, Lietuvoje jau matėme ne kartą: kai buvo paskelbtas pirmasis „Michelin“ gidas Lietuvai, įvertintus restoranus užplūdo tiek norinčiųjų, kad, kaip rašė Made in Vilnius, ėmė strigti rezervacijų sistemos. Jūsų restoranas galbūt ne žvaigždėtas, bet principas tas pats: paklausos, kuri netelpa į šį vakarą, neišmetate, o išsaugote.

Be laukimo sąrašo pilna salė reiškia, kad kiekvienas papildomas svečias išeina kitur. Su juo kiekviena atšaukta rezervacija, kiekvienas neatvykimas ir kiekvienas greičiau baigtas vakarieniauti staliukas iškart gauna pamainą.

Popieriaus lapelis prie įėjimo ar skaitmeninis laukimo sąrašas

Ne vienas restoranas laukimo sąrašą jau veda, tik popieriuje: vardas ant lapelio prie kasos, o padavėjas per aptarnavimą bėgioja prie durų tikrinti, ar svečiai dar laukia. Tai veikia, kol laukiančiųjų mažai. Kai šeštadienio pietų metu susirenka penkios grupės, popierius pasiduoda: kas buvo pirmas, kiek asmenų buvo antroje grupėje, kuri jau spėjo išeiti?

Skaitmeninis laukimo sąrašas šias problemas išsprendžia:

• Eilės tvarka nekelia ginčų. Kiekvienas įrašas turi laiką ir vietą eilėje, tad prie durų nelieka pykčio.
• Svečias gali laukti kitur. Užuot stovėjęs tarpduryje, jis eina pasivaikščioti ar išgerti kavos, o jūs pranešate, kai staliukas paruoštas.
• Personalas mato visą vaizdą. Toje pačioje sistemoje matyti rezervacijos, salės užimtumas ir laukiantys svečiai, tad sprendimas, ką sodinti, užtrunka sekundes.

Būkime atviri: internetinį laukimo sąrašą siūlo ne vienas įrankis, pavyzdžiui, Tableo turi ir lietuvišką puslapį apie internetinį laukimo sąrašą. Svarbiausia ne konkretus logotipas, o tai, kad laukiantys svečiai ir rezervacijos gyventų vienoje sistemoje.

Kada laukimo sąrašas atsiperka labiausiai

Valentino diena ir paskutinės minutės banga

Vasario 14-oji Lietuvoje yra viena karščiausių restoranų dienų: rezervacijos muša rekordus, o dalis restoranų būna pilnai rezervuoti likus mėnesiui ir daugiau. Svarbiausia detalė – laukimo banga: pagal 15min apklaustus restoranus, apie 60 % Valentino dienos rezervacijų atliekama per paskutines tris dienas, o apie 25 % – pačią dieną. Kai skambučių ir užklausų tiek daug, laukimo sąrašas leidžia nė vienos poros nepaleisti tuščiomis: atsilaisvinus staliukui po atšaukimo, jį iškart gauna kita pora iš sąrašo. Daugiau idėjų šiai dienai rasite gide apie Valentino dieną restorane.

Gruodis ir įmonių šventės

Gruodį Lietuvos restoranus užpildo kalėdiniai įmonių vakarėliai: kaip rašė Klaipėdos diena, didesnė dalis įmonių geriausias miesto vietas rezervuoja dar vasarą, o gruodį salės būna užimtos ir įmonių, ir privačių švenčių. Kai visas mėnuo išparduotas, kiekvienas atšauktas užsakymas yra didelė skylė – ir kartu didelė galimybė. Įmonė, kuriai gruodžio 12-osios penktadienis nebeatiteko, mielai paliks kontaktą laukimo sąraše: atšaukus kitai įmonei, salę užpildote per vieną skambutį.

Vasaros terasos ir savaitgalių pikai

Vasarą prie jūros ir senamiesčių terasose svečiai dažnai užsuka be rezervacijos, o orai situaciją keičia per minutę: prapliupus lietui, keturiasdešimt vietų terasoje virsta dešimčia salėje. Laukimo sąrašas leidžia svečių neišvarinėti, o paskirstyti į vėlesnius laikus ir vėl užpildyti terasą, kai pragiedrėja. Kaip apskritai dirbti su užsukančiais svečiais, aprašėme straipsnyje apie svečius be rezervacijos.

Kaip įdiegti laukimo sąrašą žingsnis po žingsnio

1. Nustatykite taisykles. Kiek laiko laikote staliuką, kai pakviečiate svečią: 10–15 minučių yra protinga riba. Pasakykite ją iš anksto.
2. Rinkite tik reikalingus duomenis. Vardas, asmenų skaičius, telefono numeris. Nieko daugiau: laukimo sąrašui nereikia nei el. pašto, nei gimimo datos.
3. Informuokite nuosekliai. Skambinkite ar rašykite tada, kai staliukas tikrai laisvas, o ne „dėl visa ko“ iš anksto. Du kartus nuviltas svečias yra blogiau nei ilgiau palaukęs.
4. Susiekite sąrašą su salės planu. Jei personalas mato, kuris staliukas atsilaisvins po dešimties minučių, laukiančiai grupei iškart gali pasakyti tikslų laiką. Todėl laukimo sąrašas stipriausias ne kaip atskiras lapelis, o kaip rezervacijų sistemos dalis.
5. Matuokite rezultatą. Suskaičiuokite, kiek grupių per mėnesį pasodinote iš sąrašo. Tai svečiai, kuriuos kitaip būtumėte praradę – ir greičiausias įrodymas, kad pokytis atsipirko.

Viešos Lietuvos statistikos, kiek svečių restoranai praranda prie durų, deja, nėra; tačiau vos kelios išgelbėtos grupės per piką reiškia šimtus papildomų svečių per metus.

Laukimo sąrašas ir neatvykimai (no-show): dvi tos pačios monetos pusės

Neatvykimas (no-show) – svečias, kuris rezervavo ir nepasirodė – palieka tuščią staliuką pilnoje salėje. Laukimo sąrašas yra geriausias pleistras šiai žaizdai: tuščias staliukas pamainą gauna per kelias minutes, ir nuostolis gerokai sumažėja. O kaip neatvykimų apskritai sulaukti rečiau – nuo priminimų iki avansų – išsamiai aprašėme gide, kaip sumažinti neatvykimų skaičių restorane.

Veikia ir atvirkščiai: jei svečius iš laukimo sąrašo pasodinsite per anksti, o rezervuota grupė vis dėlto atvyks, atsidursite nepatogioje padėtyje. Todėl esminis dalykas – kad rezervacijos, užimtumas ir laukimo sąrašas gyventų vienoje sistemoje.

Kuo čia padeda ViteUneTable

ViteUneTable yra nemokama rezervacijų sistema, kuri kartu rodo ir staliukų užimtumą, tad iškart matote, kada galite pasodinti laukiančius svečius. Nemokama versija neribota, komisinių nėra: 0 % už kiekvieną svečią, nesvarbu, ar jis atėjo internetu, telefonu, ar iš laukimo sąrašo. Kai norėsite daugiau, Pack Standard nuo 29 € be PVM/mėn. prideda el. pašto priminimus ir „Reserve with Google“, o Pack Standard + Anti No-Show (49 € be PVM) padeda apsisaugoti nuo neatvykimų. Jokių įsipareigojimų, tad išbandyti galite per vieną popietę – dar prieš kitą piką.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ar laukimo sąrašas reiškia, kad rezervacijų nebereikia?

Ne. Rezervacijos užpildo nuspėjamą vakaro dalį, o laukimo sąrašas surenka paklausos perteklių ir užkamšo skyles po atšaukimų. Geriausiai jie veikia kartu, vienoje sistemoje.

Kiek laiko laikyti staliuką svečiui iš laukimo sąrašo?

10–15 minučių po pranešimo yra įprasta ir sąžininga riba. Svarbiausia ją pasakyti iš anksto ir vienodai taikyti visiems svečiams.

Ką daryti, jei svečias iš laukimo sąrašo neatsiliepia?

Pabandykite vieną kartą, palaukite sutartas dvi ar tris minutes ir kvieskite kitą grupę. Eilės tvarka šventa tik tol, kol svečias atsiliepia.

Ar laukimo sąrašui reikia sutikimo pagal BDAR?

Svečiui pasodinti užtenka vardo, asmenų skaičiaus ir telefono numerio, naudojamo tik pranešti apie laisvą staliuką. Vakarui pasibaigus duomenis ištrinkite; ilgalaikiam saugojimui ar rinkodarai reikėtų atskiro teisinio pagrindo.

Ar laukimo sąrašas apsimoka ir mažam restoranui?

Būtent mažam restoranui su dvidešimčia staliukų kiekviena išgelbėta grupė reiškia daugiau: du svečiai, kurie būtų išėję, lieka ir sumoka už visą vakarienę. Kadangi nemokama ViteUneTable versija nekainuoja nieko, bandymas yra be rizikos.