Pikkujoulut ravintolassa: näin myyt vuoden tärkeimmän sesongin täyteen

Pikkujoulut eivät ole ravintolalle yksi juhla muiden joukossa. Matkailu- ja Ravintolapalvelut MaRa toteaa suoraan, että pikkujoulukausi on etenkin ravintoloille vuoden tärkein sesonki. Koko alan pikkujouluista ei ole julkaistu tarkkaa euromääräistä tilastoa, mutta suunta on selvä: marraskuun puolivälistä joulukuun puoliväliin ravintolasi jokainen perjantai- ja lauantai-ilta on arvokkaampi kuin minään muuna aikana vuodesta.

Ja tässä kohtaa moni ravintoloitsija yllättyy: pikkujoulut syödään marras-joulukuussa, mutta ne varataan elo-syyskuussa. Yritys, joka vie 20, 50 tai 120 henkeä illalliselle, alkaa vertailla paikkoja heti kesälomien jälkeen. Suosituimmat perjantait myydään loppuun ensimmäisinä, ja se ravintola voittaa suuret seurueet, jolla on syyskuussa valmiina päivämäärät, menut, hinnat ja toimiva varauskanava. Puhelin ja sähköpostiketjut riittävät pitkälle, mutta ilmainen ja provisioton varausohjelmisto ravintoloille kokoaa vahvistukset, muistutukset ja ehdot yhteen paikkaan jo ennen kuin kausi alkaa.

Tämä opas käy läpi koko ketjun: milloin pikkujouluvaraukset oikeasti alkavat, miten suunnittelet kauden takaperin, millaiset ryhmämenut ja kattaukset toimivat, mitä varausmaksuista saa Suomessa periä ja miten suojaudut no-show-tapauksilta juuri silloin, kun tyhjä pöytä maksaa eniten.

Milloin pikkujouluvaraukset alkavat?

Itse kausi on lyhyt. HOK-Elannon ja Sokotelin joulusesonkitutkimuksessa lähes puolet suomalaisista katsoi, että pikkujoulukausi alkaa marraskuun puolivälissä, ja sama tutkimus kertoo, mitä juhlijat odottavat: 80 % pitää ruokaa pikkujoulujen tärkeimpänä elementtinä. Käytännössä kysyntä keskittyy neljälle viidelle viikonlopulle marraskuun puolivälistä joulukuun puoliväliin, ja järjestys on aina sama: ensin täyttyvät perjantait, sitten lauantait, vasta lopuksi arki-illat.

Varauspäätökset syntyvät kuitenkin kuukausia aiemmin. Suuret yritysseurueet liikkuvat elo-syyskuussa, pienemmät tiimit loka-marraskuussa. Se työntekijä, joka on saanut tehtäväkseen etsiä osastonsa pikkujoulupaikan, vertailee kolmea neljää vaihtoehtoa tiistai-iltana kotisohvalta: voittaja on ravintola, jonka menu, hinta per henkilö ja vapaat päivämäärät löytyvät ilman soittokierrosta.

Helsingissä kauden alkuun osuu vielä yksi piikki: kasvuyritystapahtuma Slush kerää kaupunkiin kaksipäiväisen tapahtuman ajaksi noin 13 000 osallistujaa, ja hotellien käyttöaste nousee tapahtuman aikana yli 90 prosenttiin tavanomaisesta marraskuun noin 60 prosentista. Kansainväliset vieraat syövät ulkona ja varaavat isoja pöytiä keskustasta juuri pikkujoulukauden kiivaimmalla viikolla. Jos ravintolasi on Helsingin keskustassa, merkitse Slush-viikko kalenteriin omana minisesonkinaan.

Suunnittele kausi takaperin: elokuusta joulukuuhun

Helpoin tapa ottaa kausi haltuun on aloittaa lopusta ja laskea taaksepäin.

Elo-syyskuu: kaiken pitää olla varattavissa

Viimeistään syyskuun alussa lyö lukkoon kauden ensimmäinen ja viimeinen pikkujoulupäivä, hinta per henkilö, juomapaketit, menun pääpiirteet ja ryhmien varausehdot. Tärkeintä on, että kokonaisuuden voi varata verkosta ilman edestakaista sähköpostirumbaa. Julkaise pikkujoulusivu omalle verkkosivullesi ja avaa verkkovaraus koko kaudelle kerralla: jokainen "palaamme asiaan ensi viikolla" -vastaus syyskuussa on menetetty seurue.

Lokakuu: parhaat päivät katoavat, ohjaa kysyntää

Lokakuun aikana perjantait täyttyvät ja lauantait seuraavat perässä. Nyt kannattaa ohjata myöhään liikkeellä olevia seurueita sinne, missä tilaa on: tarjoa keskiviikolle, torstaille tai lounasaikaan hieman edullisempi paketti. Neljänkymmenen hengen seurue torstaina joulukuun toisella viikolla on enemmän arvoinen kuin jonotuspaikka perjantaille, joka on joka tapauksessa loppuunmyyty. Pikkujoululounas on aliarvostettu tuote: moni yritys juhlii mielellään keskellä päivää, ja sinä myyt saman tuolin illalla toiseen kertaan.

Marras-joulukuu: hallinnointi paisuu, suojaa myynti

Kun kattaukset pyörivät, varausmuutokset jatkuvat: henkilömäärät elävät, allergiat tarkentuvat ja laskutustiedot kyselevät perään. Tässä vaiheessa ero varauskirjan ja järjestelmän välillä konkretisoituu: henkilömäärän korjaaminen vie puoli minuuttia, kun tiedot eivät ole hajallaan sähköpostiketjuissa. Kohtele jokaista yrityspikkujoulua ryhmävarauksena, jolla on kirjalliset ehdot, älä tavallisena pöytävarauksena. Viimeiset viikot ovat myynnin suojaamista: muistutukset ennen jokaista seuruetta, ehdot, joita oikeasti noudatetaan, ja suunnitelma peruutuspaikkojen täyttämiseen.

Ryhmämenut, kattaukset ja salonki: pikkujoulujen logistiikka

Pikkujouluseurue ei ole nopea pöytä. Se istuu pitkään, juhlii ja odottaa palvelulta joululta tuntuvaa kokonaisuutta. Muutama periaate pitää keittiön ja salin hallinnassa:

• Yksi kiinteä menu, vähän valintoja. Kiinteähintainen pikkujoulumenu tekee ostoista, esivalmistelusta ja katteesta ennustettavia. Kerää erityisruokavaliot ja juomapakettivalinnat seurueen yhteyshenkilöltä yhdellä kertaa, älä 40 hengeltä erikseen.
• Kiinteät kattausajat kysytyimpinä päivinä. Kaksi kattausta, esimerkiksi klo 17–20 ja klo 20.30–24, myy jokaisen tuolin kahdesti juuri niinä iltoina, joina kysyntä ylittää kapasiteetin. Kerro ajat jo varausvaiheessa: seurueet hyväksyvät kattausajat, kunhan ne eivät tule yllätyksenä. Jätä kattausten väliin vähintään 30 minuuttia uudelleenkattaukseen.
• Salonki tai erillinen tila on hinnoiteltava tuote. Oma rauhallinen tila puheineen ja ohjelmineen on monelle yritykselle juuri se syy valita ravintolasi. Aseta salongille minimiveloitus tai minimihenkilömäärä, jotta kymmenen hengen seurue ei varaa 30 hengen tilaa hiljaiseksi perjantaiksi.
• Muista alv-rakenne hinnoittelussa. Ravintolaruoan arvonlisävero on 13,5 % ja alkoholin 25,5 %, joten juomapaketin osuus kannattaa hinnoitella ja kirjata erikseen.

Henkilökunta on saman yhtälön kolmas osa: pikkujoulukausi tehdään ilta- ja viikonloppuvuoroina, joista maksetaan matkailu-, ravintola- ja vapaa-ajan palveluiden työehtosopimuksen mukaiset lisät (taulukkopalkat löytyvät PAMin palkkataulukoista). Mitoita vuorolistat varauskalenterin, älä toiveiden mukaan, ja rekrytoi ekstrat lokakuussa, ei marraskuun kiireessä.

Varausmaksu ja ennakkomaksu: mitä pikkujouluista saa periä?

Viidenkymmenen hengen peruutus 10. joulukuuta on menetys, jota ei paikata samana iltana. Siksi pikkujouluseurueille kuuluvat eri ehdot kuin kahden hengen pöydälle, ja Suomessa tämä on sekä laillista että yleisesti hyväksyttyä, kunhan teet sen oikein.

Oikeudellinen perusta on selvä: KKV:n kuluttaja-asiamies on linjannut julkisuudessa, että maksun periminen perumatta jätetystä varauksesta on sallittua, kun ehdot ovat kohtuulliset, ne kerrotaan selkeästi ennen varausta, peruutusaika on järkevä ja ylivoimainen este vapauttaa maksusta. KKV:n maksamista ja laskutusta koskevan linjauksen mukaan ennakkomaksun periminen kuluttajalta vaatii erityisen perustellun syyn, ja juuri sesonkihuipun suuri, vaikeasti uudelleenmyytävä varaus on tällaisen syyn oppikirjaesimerkki. Yritysasiakkaiden kanssa ehdot sovitaan vielä vapaammin kirjallisessa vahvistuksessa.

Eikä tämä ole vain teoriaa. Avecin mukaan Hans ja Maria Välimäen ravintolat perivät yli kahdeksan hengen seurueilta 50 euroa varattua paikkaa kohden, ja samassa jutussa kerrotaan, että Helsingin Uutisten yli 22 000 vastaajan kyselyssä noin 80 % piti varausmaksua hyväksyttävänä. Kun Finlandia Caviar siirtyi ennakkomaksuihin isommissa seurueissa, ravintoloitsijan mukaan jopa 99 % varanneista saapuu paikalle. Huipputasolla summat ovat isompia: kahden Michelin-tähden Palace perii illallisen no-show-tapauksesta 150 euroa henkilöltä 48 tunnin peruutusrajalla. Selkeät ehdot eivät karkota yritysasiakasta, sillä pikkujoulujen varaaja on tottunut siihen, että juhlatilat ja pitopalvelut pyytävät ennakkoa. Epämääräisyys karkottaa varmemmin kuin selkeys.

Käytännössä toimiva porrastus näyttää tältä:

• Enintään 8 henkeä: tavallinen varaus, joulukuun huippupäivinä korttivaraus eli kortin tiedot varauksen vakuudeksi.
• 9–25 henkeä: kirjallinen vahvistus ja selkeät peruutusehdot, esimerkiksi maksuton peruutus 14 vuorokautta ennen, sen jälkeen veloitus henkilöä kohden.
• Yli 25 henkeä: varausmaksu tai osaennakko varausvaiheessa, loppulasku tilaisuuden jälkeen, ja henkilömäärä lukitaan 7 vuorokautta ennen tilaisuutta.

Kirjanpitoon vielä yksi hyvä uutinen: jos pidät varausmaksun asiakkaan peruttua, kyse on Verohallinnon ohjeen mukaan vahingonkorvauksen luonteisesta erästä, josta ei suoriteta arvonlisäveroa. Rajanveto peruutuksen ja pelkän saapumatta jäämisen välillä on tulkinnanvarainen, joten varmista käsittely kirjanpitäjältäsi. Koko aiheesta, summista ja ehtojen muotoilusta on erillinen opas: varausmaksu ravintolassa.

Yritysasiakkaat ja verkkolasku: ole valmis ennen kuin kysytään

Pikkujouluseurueen maksaja on usein yritys, ja yrityksellä on lakiin kirjattu oikeus vaatia laskunsa verkkolaskuna: laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) antaa yritysostajalle oikeuden saada eurooppalaisen standardin mukainen verkkolasku, eikä sähköpostiin lähetetty PDF ole sellainen. Varmista siis ennen kautta, että kirjanpito-ohjelmasi tai laskutuspalvelusi lähettää verkkolaskuja, ja kerää verkkolaskuosoite ja viitetiedot jo varausvahvistuksen yhteydessä. Marraskuussa jokainen "voisitteko vielä lähettää OVT-tunnuksen" -sähköposti on pois jostain tärkeämmästä.

Samaan kirjalliseen vahvistukseen kannattaa niputtaa kaikki, mistä syntyy helposti kitkaa: lukittu henkilömäärä ja sen muutosraja, menu ja juomapaketti, kattausaika, peruutusehdot ja se, mikä osa maksetaan ennakkoon.

No-show-suoja joulukuussa: kolme työkalua

Ollaan rehellisiä: no-show't, eli tilanteet, joissa asiakas jättää saapumatta perumatta varaustaan, eivät ole jokaiselle ravintolalle ympärivuotinen kriisi, eikä Suomesta ole olemassa kansallista no-show-tilastoa. Mutta pikkujoulukausi on poikkeus. Viisi Tähteä kuvaa alan ikävimmän tavan: seurueet tekevät varmuuden vuoksi varauksia useaan ravintolaan ja valitsevat illan tullen yhden, jolloin muut jäävät haamuvarauksiksi. Joulukuussa tyhjäksi jäänyt kymmenen hengen pöytä on pahin mahdollinen tappio: olet sanonut ei muille maksaville asiakkaille, ostanut raaka-aineet kiinteään menuun ja miehittänyt vuorot valmiiksi.

Kolme työkalua poistaa valtaosan riskistä:

1. Automaattiset vahvistukset ja muistutukset. Osa no-show-tapauksista on puhdasta unohtamista tai tuplavarauksia. Muistutus edellisenä päivänä, jossa on selkeä peruutuslinkki, saa estyneet perumaan ajoissa, ja sinä ehdit myydä paikan uudelleen. ViteUneTablessa vahvistukset ja sähköpostimuistutukset kuuluvat jo ilmaisversioon, jossa varausten määrää ei ole rajoitettu ja provisio on 0 %.
2. Korttivaraus tai varausmaksu isoille pöydille ja huippupäiville. Asiakas antaa korttinsa tiedot varauksen yhteydessä, ja ennalta kerrottu maksu veloitetaan vain, jos seurue jää saapumatta tai peruu liian myöhään. Pack Standard + Anti No-Show (49 € (alv 0)/kk) hoitaa korttivaraukset automaattisesti niin, että ehdot näkyvät asiakkaalle ennen varauksen vahvistamista, juuri kuten kuluttaja-asiamiehen linjaus edellyttää.
3. Jonotuslista loppuunmyydyille päiville. Kun peruutus lopulta tulee, paikka pitää saada myytyä samana päivänä. Digitaalinen jonotuslista muuttaa joulukuun peruutukset liikevaihdoksi.

Fiksuin liike on ottaa järjestelmä käyttöön jo syys-lokakuussa, ei kauden keskellä: ilmaisversiolla ehdit ajaa varauskäytännöt sisään rauhallisina viikkoina, ja Pack Standardiin (29 € (alv 0)/kk) tai Anti No-Show -suojaukseen voit siirtyä siinä vaiheessa, kun joulukuun perjantait alkavat täyttyä. Sitoumusta ei ole, joten voit myös palata ilmaisversioon tammikuussa.

Uusivuosi ja tammikuu: sesongin häntä ja krapula

Kausi ei pääty itsenäisyyspäivään. Uudenvuodenaatto on klassinen kiinteän juhlamenun ilta, ja se myydään tyypillisesti ennakkoon maksettuna kuin pääsylippu: rajattua paikkamäärää ei voi myydä uudelleen kello 21 aattoiltana. Jos pikkujouluprosessisi on kunnossa, uusivuosi on sama työnkulku eri menulla.

Tammikuuhun kannattaa varautua jo joulukuussa, sillä pudotus on jyrkkä: Yle on uutisoinut, että tammikuussa ravintoloissa kulutetaan noin 40 % vähemmän kuin joulukuussa. Myy lahjakortteja, kun salissa istuu 40 tyytyväistä juhlijaa, kerää uutiskirjelupia joulukuun vieraita varten ja laita tammikuun kampanja valmiiksi ennen joulua. Täysi sali on vuoden paras markkinointi-ikkuna, jos muistat käyttää sen.

Usein kysytyt kysymykset

Milloin pikkujoulusesonki kannattaa avata varattavaksi?

Viimeistään syyskuun alussa. Suuret yritysseurueet alkavat vertailla paikkoja heti kesälomien jälkeen, ja marras-joulukuun perjantait myydään loppuun ensimmäisinä. Menun, hintojen ja päivämäärien pitää olla verkossa varattavissa ennen kuin kysyntä alkaa, koska varaaja valitsee ravintolan, jonka tiedot löytyvät ilman soittokierrosta.

Saako pikkujouluvarauksesta periä varausmaksun tai ennakkomaksun?

Saa, kun ehdot ovat kohtuulliset ja ne kerrotaan selkeästi ennen varauksen tekemistä, peruutusaika on järkevä ja ylivoimainen este vapauttaa maksusta. KKV:n kuluttaja-asiamies on todennut tämän julkisuudessa, ja KKV:n linjauksen mukaan ennakkomaksu vaatii erityisen perustellun syyn, jollainen sesonkihuipun suuri ryhmävaraus tyypillisesti on. Yritysasiakkaan kanssa ehdoista sovitaan kirjallisessa vahvistuksessa.

Mitä jos seurueesta saapuu vähemmän väkeä kuin varattiin?

Sovi etukäteen päivä, jona henkilömäärä lukitaan, esimerkiksi 7 vuorokautta ennen tilaisuutta, ja kirjaa ehtoihin, että vahvistettu määrä on laskutuksen vähimmäisperuste. Näin keittiö voi ostaa ja esivalmistella oikean määrän, eikä 17 hengen tilauksesta jää laskuttamatta kolmea kuverttia, kun paikalle saapuu 14.

Miten estän no-show't pikkujoulukaudella?

Yhdistä kolme keinoa: automaattinen muistutus peruutuslinkkeineen edellisenä päivänä, korttivaraus tai varausmaksu isoille seurueille ja huippupäiville sekä jonotuslista, joka täyttää peruutuspaikat samana päivänä. Selkeästi viestitty porrastettu peruutusehto saa seurueet perumaan ajoissa sen sijaan, että ne jäisivät saapumatta.

Kuinka monta kattausta pikkujouluillalle kannattaa laittaa?

Kysytyimpinä perjantaina ja lauantaina kaksi kattausta on toimiva vakiomalli, esimerkiksi alkuillan ja myöhäisillan kattaus tai lounas- ja iltakattaus. Se tuplaa kapasiteetin juuri niinä päivinä, joina kysyntä ylittää tarjonnan. Jätä kattausten väliin vähintään 30 minuuttia ja kerro ajat asiakkaalle jo varausvaiheessa.