Propina en restaurantes de Colombia: lo que la Ley 1935 y la SIC le exigen como dueño

Si usted tiene un restaurante en Colombia, la propina es de esos temas donde un error pequeño sale caro: una propina sumada sin preguntar, un aviso que falta en la carta o un porcentaje "sugerido" del 12% pueden terminar en una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Y las sanciones del Estatuto del Consumidor llegan hasta 2.000 salarios mínimos mensuales por infracción.

La buena noticia: Colombia es de los pocos países de la región que tiene una ley de propinas clara, la Ley 1935 de 2018, complementada por instrucciones precisas de la SIC desde 2022. Cumplirla no es difícil, pero exige tener tres cosas en orden: la información que usted exhibe, la pregunta que su equipo hace al entregar la cuenta y el destino de cada peso recaudado.

Esta guía reúne todo lo que un dueño de restaurante debe hacer, con las fuentes oficiales a la mano. Y como la propina empieza mucho antes de la cuenta, con un servicio bien atendido desde la reserva, también veremos cómo un sistema de reservas gratuito para su restaurante ayuda a que el equipo llegue a cada mesa con el servicio que merece un buen 10%.

¿Es obligatoria la propina en Colombia? Lo que dice la Ley 1935 de 2018

No. La Ley 1935 de 2018 define la propina como un reconocimiento voluntario que el consumidor entrega a las personas que intervienen en la cadena de servicio, independiente del valor de la venta. Nadie puede obligar al comensal a pagarla, y el comensal siempre puede cambiar el monto o no dejar nada.

Lo que la ley sí permite es sugerir una propina, con dos condiciones estrictas:

• La propina sugerida no puede superar el 10% del valor del servicio.
• Solo puede incluirse en la cuenta con la aceptación previa del consumidor. Sumarla automáticamente, sin preguntar, es una infracción.

La ley también le impone un deber de información: el establecimiento debe avisar, mediante carteles en la entrada, cartas, menús o listas de precios, que la propina es voluntaria, cuál es su destino y que el cliente tiene derecho a no pagarla o a modificar el monto.

Y el punto que más dueños ignoran: el 100% de la propina es de los trabajadores de la cadena de servicio. El dueño o administrador no puede intervenir en su distribución ni usarla para gastos del negocio. Ni para reponer vajilla rota, ni para uniformes, ni para faltantes de caja. La prensa económica lo recordó cuando salió la ley: la propina no es un fondo de imprevistos del restaurante (El Colombiano).

La Circular de la SIC de 2022: la pregunta que su equipo debe hacer

En septiembre de 2022 la SIC actualizó su Circular Única mediante la Circular Externa 007 del 5 de septiembre de 2022, que aterriza la Ley 1935 en instrucciones operativas. Cuatro reglas que debe conocer de memoria:

1. Preguntar en el momento en que el cliente pide la cuenta. Su mesero debe consultar si el comensal desea incluir la propina sugerida, un monto distinto o ninguno, antes de generar la factura.
2. El cliente puede modificarla o eliminarla incluso después de emitida la factura, si no se le preguntó antes. Un "ya salió la factura, no se puede quitar" es exactamente lo que la SIC prohíbe.
3. La propina va en renglón separado de la cuenta, nunca camuflada en el total ni mezclada con impuestos.
4. Cartas o listas de precios físicas, con precios totales, disponibles para consulta directa. El menú por código QR puede existir, pero no puede ser el único medio (El Espectador).

El guion que le recomendamos a sus meseros

Un guion corto evita improvisaciones que terminan en queja. Entrénelo tal cual:

"¿Le genero la cuenta? ¿Desea incluir la propina sugerida del 10%, otro valor, o prefiere no incluirla?"

Y si el cliente responde que no, la respuesta correcta es una sola: "Con gusto, se la paso sin propina". Sin gestos, sin insistir. Un comensal presionado deja la propina una vez y no vuelve nunca; la SIC, además, considera la presión una violación del carácter voluntario.

Qué debe decir su carta y sus avisos

Haga este checklist una vez y revíselo cuando cambie la carta. Debe informar, en la entrada y en la carta o lista de precios:

• Que la propina es voluntaria y que el cliente decide si la paga.
• El porcentaje sugerido (máximo 10%) si usted decide sugerir uno.
• El destino: a quiénes de su equipo se distribuye.
• El derecho del cliente a no pagar o modificar el monto.

El destino no es un detalle menor. La sanción más famosa del sector fue justamente por eso: según reportó el observatorio Cedetrabajo, la SIC multó a Crepes & Waffles con $58,95 millones de pesos en 2013 porque su aviso informaba que la propina era voluntaria, pero no decía a quién iba. La decisión es anterior a la Ley 1935 (se basó en las normas generales de información al consumidor), y por eso mismo es la mejor advertencia: si ese nivel de detalle ya se exigía antes de la ley, hoy con ley expresa no hay excusa.

Cómo configurar la propina sugerida en el datáfono y el POS

El datáfono es donde la teoría se daña. Tres reglas prácticas para configurarlo con honestidad:

• La pantalla debe preguntar, no imponer. Configure el flujo para que el cliente elija entre el 10% sugerido, otro valor o cero, sin opciones preseleccionadas y sin que "cero" esté escondido. Si su proveedor de pagos no permite la opción de no dejar propina en pantalla, instruya al mesero para preguntar antes de digitar.
• Nunca más del 10% como sugerencia. Ni 12%, ni 15% "porque es fin de año". El tope de la sugerencia es legal, no comercial.
• Renglón separado en el documento de venta. En su POS, la propina se registra aparte del consumo y de los impuestos. Así la exige la SIC y así la necesita su contador, porque la propina no es un ingreso suyo (lo vemos en seguida).

Un truco operativo que vale oro en noches llenas: que el mesero haga la pregunta de la propina al llevar la cuenta impresa, no con el datáfono ya en la mano. El cliente decide sin público y sin presión, y el pago en el datáfono es solo la ejecución de lo que ya aceptó.

¿De quién es la plata? Repartir la propina entre el equipo

La Ley 1935 es tajante: la propina pertenece a las personas involucradas en la cadena de servicio. Eso incluye a meseros, pero también a cocineros y auxiliares, según el esquema de reparto que el equipo tenga. Lo que usted como dueño debe hacer, y lo que no puede hacer:

• Sí: recaudarla, registrarla por separado y entregarla completa, con una periodicidad fija y conocida (semanal o quincenal funciona bien).
• Sí: facilitar que el equipo acuerde y documente su propio esquema de reparto (por puntos, por horas trabajadas, por turnos). Un acuerdo escrito y firmado por el equipo evita el 90% de los conflictos.
• No: quedarse con un porcentaje "por administración", descontar vajilla rota, faltantes o uniformes, ni premiar o castigar con la propina. Todo eso está expresamente por fuera de lo que la ley permite al empleador.

Una propina bien administrada es, además, su mejor herramienta de retención de personal en un sector donde la rotación duele. El mesero que ve cuentas claras cada semana se queda; el que sospecha del reparto se va con su experiencia a la competencia.

Propina e impuestos: fuera de la base del impoconsumo

Punto a favor de su contabilidad: la propina voluntaria no hace parte de la base gravable del impuesto al consumo. Así lo establece el artículo 512-9 del Estatuto Tributario y lo confirma la doctrina de la DIAN, por ejemplo el Oficio 901713 de 2022: el impoconsumo del 8% se calcula sobre el consumo, sin incluir la propina.

Tampoco es un ingreso de su restaurante: es plata de los trabajadores que usted solo recauda y entrega, y así debe registrarla (como un pasivo, no como una venta). Si quiere el panorama completo de impoconsumo, IVA de franquicias y Régimen Simple, lo desarrollamos en nuestra guía de impuestos de un restaurante en Colombia.

Propina, "service charge" y turistas: cómo manejar la mesa internacional

En Colombia no existe el "service charge" de otros países: ese cargo por servicio que en Estados Unidos o en algunos destinos turísticos es un ingreso del restaurante. Aquí solo existe la propina voluntaria de la Ley 1935, que es del equipo. Si usted pone en la cuenta un "cargo por servicio" obligatorio, no está cobrando un service charge a la americana: está violando la ley colombiana.

Esto confunde a los turistas, y conviene usarlo a su favor:

• El comensal estadounidense viene acostumbrado a dejar entre el 15% y el 20%, y a veces más. No hay ninguna norma que le prohíba al cliente dejar más del 10% por iniciativa propia: el tope aplica a lo que usted sugiere, no a lo que el cliente decide. Entrénelo con su equipo: se sugiere 10%, se agradece lo que el cliente quiera dar.
• El comensal europeo suele venir de países sin cultura de propina porcentual y puede sorprenderse con la pregunta. La explicación honesta ("es voluntaria, la sugerida es el 10% y va completa al equipo") funciona mejor que cualquier insistencia.

Si su restaurante está en Cartagena, Medellín o Bogotá y recibe mesa internacional a diario, tenemos una guía completa para atender y fidelizar turistas extranjeros en su restaurante, desde la reserva en su idioma hasta la cuenta.

Una nota sobre domicilios: la propina que las aplicaciones de entrega sugieren al cliente tampoco es obligatoria; la firma de abogados PPU Legal lo recuerda a propósito de la posición de la SIC. Las mismas reglas de voluntariedad aplican dentro y fuera del salón.

El servicio que merece el 10% empieza en la reserva

La mejor política de propinas no compensa un servicio atropellado. Y buena parte del servicio se decide antes de que el comensal se siente: una sala planificada, mesas asignadas con cabeza y un equipo que sabe cuántas personas llegan y a qué hora atiende mejor, rota mejor y recibe más propina.

Ahí es donde un sistema de reservas aporta sin protagonismo: con ViteUneTable, la versión gratuita ilimitada (0% de comisión, sin permanencia) le da la agenda de sala y las confirmaciones automáticas para que el viernes no sea una sorpresa, y la página de reserva le fija expectativas al cliente desde antes de llegar. Menos caos en la puerta, mejor servicio en la mesa, y un equipo con más argumentos para ese 10% sugerido. Si su dolor es la mesa reservada que nunca llega, ese tema tiene guía propia: el no-show en restaurantes de Colombia.

Multas reales: lo que cuesta hacerlo mal

La Ley 1935 remite a las sanciones del Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011), que la SIC aplica: multas de hasta 2.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes por violación, además de órdenes de corrección. Los detonantes típicos, todos evitables:

• Sumar la propina sin preguntar (la queja más común).
• Sugerir más del 10%.
• No informar la voluntariedad, el destino o el derecho a no pagar.
• Negarse a retirarla de una factura ya emitida cuando no se preguntó antes.
• No tener carta física con precios totales a disposición del cliente.

Ninguna de estas infracciones requiere mala fe: basta un datáfono mal configurado o un mesero nuevo sin guion. Por eso el cumplimiento de propinas es un procedimiento operativo, no un memorando que se lee una vez.

Preguntas frecuentes

¿La propina es obligatoria en los restaurantes de Colombia?

No. La Ley 1935 de 2018 la define como un reconocimiento voluntario del consumidor. El restaurante puede sugerirla (máximo el 10%), pero el cliente decide si la paga, la modifica o la rechaza, y el equipo debe preguntarle antes de incluirla en la cuenta.

¿Puedo sugerir una propina del 15% si el servicio es premium?

No. El tope legal de la propina sugerida es el 10% del valor del servicio, sin excepciones por tipo de restaurante ni por temporada. Lo que el cliente decida dejar por encima, por iniciativa propia, sí es libre.

¿El dueño puede usar parte de las propinas para cubrir vajilla rota o faltantes?

No. El 100% de la propina pertenece a los trabajadores de la cadena de servicio. La Ley 1935 prohíbe al dueño o administrador intervenir en la distribución o destinarla a gastos del establecimiento, incluida la reposición de elementos rotos.

¿La propina paga impoconsumo?

No. La propina voluntaria está excluida de la base gravable del impuesto al consumo (artículo 512-9 del Estatuto Tributario, confirmado por la DIAN en el Oficio 901713 de 2022) y no es un ingreso del restaurante: se registra aparte y se entrega completa al equipo.

¿Qué pasa si la factura ya salió con la propina incluida y el cliente la rechaza?

Si no se le preguntó antes de emitirla, el cliente tiene derecho a que se la eliminen o modifiquen incluso después de emitida la factura, según las instrucciones de la SIC de 2022. Prevea el procedimiento en su POS para corregirlo sin fricción.

¿El cliente debe pagar la propina que sugiere una app de domicilios?

No. La propina sugerida en las aplicaciones de entrega también es voluntaria: el consumidor puede modificarla o eliminarla, como lo ha recordado la SIC. Las reglas de la Ley 1935 aplican dentro y fuera del salón.