Digital salgsregistrering i restauranten: krav, bøder og kontantregler

To regelsæt mødes ved din kasse, og de bliver tit blandet sammen. Det første handler om, hvordan du registrerer salget: siden d. 1. januar 2024 skal restauranter, caféer og pizzeriaer med en omsætning under 10 mio. kr. bruge et digitalt salgsregistreringssystem, der opfylder Skattestyrelsens tekniske krav. Det andet handler om, hvad du må tage imod: kontantreglen tvinger dig til at modtage kontanter i tidsrummet kl. 06–22, og hvidvaskloven sætter samtidig et loft på 15.000 kr.

Bøderne er kontante i begge ender: 10.000 kr. ved første kontrolbesøg uden godkendt system, stigende med 10.000 kr. pr. besøg. Ingen af delene er dog svære at overholde, når du kender reglerne. Denne guide gennemgår dem alle, med link til den officielle kilde for hvert krav.

Reglerne i korthed

En ting skal siges med det samme: ViteUneTable er ikke et kassesystem, men et bookingsystem til restauranter uden provision, med en gratis version uden begrænsninger. Artiklen her sælger altså ingen kasse. Den besvarer de spørgsmål om salgsregistrering og kontanter, som restauratører stiller os, når de sætter deres drift op, og bookingsystemet fungerer i øvrigt sammen med et hvilket som helst kassesystem.

Hvem skal have et digitalt salgsregistreringssystem?

Kravet står i momsbekendtgørelsens § 65 og gælder ifølge Skattestyrelsens vejledning om digital salgsregistrering for virksomheder med en årlig omsætning under 10 mio. kr. i syv branchekoder:

• 56.11.10: Servering af mad i restauranter og caféer
• 56.11.90: Drift af øvrige spisesteder (pizzeriaer, grillbarer, isbarer)
• 56.12.00: Drift af mobile madboder
• 56.30.10: Udskænkning af ikke-alkoholiske drikkevarer
• 56.30.20: Udskænkning af alkoholiske drikkevarer (barer, natklubber)
• 47.11.10 og 47.11.20: Kiosker, købmænd og supermarkeder

Med andre ord: driver du restaurant, café, pizzeria, foodtruck eller bar, og omsætter du for mindre end 10 mio. kr. om året, er du omfattet. Logikken er omvendt af, hvad mange forventer: det er de mindre spisesteder, kravet retter sig mod, fordi det historisk er der, Skattestyrelsen har fundet flest fejl i salgsregistreringen. Vokser din omsætning forbi 10 mio. kr., forsvinder pligten formelt, men i praksis beholder du naturligvis systemet.

Kravet har været gældende siden d. 1. januar 2024. Åbner du nyt spisested, skal systemet altså være på plads fra første salgsdag, på linje med de andre obligatoriske trin i vores guide til at åbne restaurant i Danmark.

Hvad systemet skal kunne: elektronisk journal, SAF-T og rapporter

Skattestyrelsen stiller en række tekniske krav til systemet. De vigtigste, fra samme vejledning:

• En elektronisk journal, hvor hver eneste registrering gemmes med digital signatur. Journalen skal være manipulationssikker: registreringer kan hverken redigeres eller slettes i bagkant.
• Eksport i SAF-T-format. Ved en kontrol skal du kunne udlevere journaldata i SAF-T, et internationalt standardformat (OECD), som Skattestyrelsens systemer kan læse direkte.
• Z- og X-rapporter. Systemet skal kunne danne en Z-rapport (dagens afslutning, der nulstiller tælleren) og en X-rapport (løbende total uden nulstilling).
• Alle betalingsformer registreres. Digitale betalinger som kort og MobilePay skal registreres automatisk i systemet, og salget skal kunne opdeles pr. betalingsform og pr. medarbejder.
• Bonfunktion. Systemet skal kunne udskrive en bon, hvor blandt andet positive og negative beløb fremgår tydeligt, og bonnen kan leveres digitalt, hvis gæsten på forhånd har accepteret det.
• Korrekt tid. Dato og klokkeslæt skal være indbygget og synkroniseret med dansk normaltid.

Og her kommer den detalje, der overrasker flest: Skattestyrelsen certificerer ikke systemerne. Der findes ingen officiel liste over godkendte kasseapparater, og styrelsen tester ikke leverandørernes løsninger. Som vejledningen formulerer det: "Det er dit ansvar som erhvervsdrivende at anskaffe dig et digitalt salgsregistreringssystem, der opfylder lovkravene." I Sverige skal kassaregistret til sammenligning have en certificeret kontrolenhed anmeldt til Skatteverket; den model har Danmark fravalgt. Spørg derfor altid leverandøren skriftligt, om systemet opfylder momsbekendtgørelsens § 65, inden du skriver under.

Skal gæsten altid have en bon?

Nej, ikke automatisk. Systemet skal kunne udskrive en bon ved hvert salg, men der er ikke noget dansk krav om, at du aktivt skal tilbyde en bon ved hver eneste ekspedition, sådan som svenske restauratører skal. Beder gæsten om en bon eller en kvittering, skal de selvfølgelig have den, på papir eller digitalt.

I praksis er det klogt at gøre bonnen til en vane alligevel. Firmagæster skal bruge dokumentation for at kunne trække udgiften fra, og momsen på restaurantbesøg kan virksomheder i forvejen kun fradrage 25 % af, så bilaget er deres eneste redning. Reglerne for det er beskrevet i vores guide til moms på restaurant i Danmark.

Kontrolbesøg og bøder: 10.000 kr. pr. besøg, stigende

Skattestyrelsen kontrollerer kravet ved fysiske besøg i forretningen. Bødetrappen ser sådan ud ifølge Skattestyrelsens vejledning:

• Første besøg uden godkendt system: 10.000 kr.
• Andet besøg: 20.000 kr.
• Tredje besøg: 30.000 kr.

Oveni kan der lægges dagbøder på mindst 1.000 kr. pr. dag, indtil du kan dokumentere, at et godkendt system er på plads. En restauratør, der trækker beslutningen i to måneder efter første kontrol, kan altså ende med en samlet regning, der langt overstiger prisen på selve systemet. Set fra den vinkel er et abonnement på et moderne kassesystem billig forsikring.

De typiske fejl er sjældent bevidst snyd, men praktiske forsømmelser: et ældre kasseapparat uden elektronisk journal, der aldrig er blevet skiftet ud; et system, hvor SAF-T-eksporten ikke virker, fordi ingen har testet den; eller salg uden om systemet, når der er travlt. Alt sammen billigt at gøre rigtigt og dyrt at gøre forkert.

Kontantreglen: du skal tage imod kontanter kl. 06–22

Må en restaurant være kontantfri? I Danmark er svaret som udgangspunkt nej. Kontantreglen i betalingslovens § 81 forpligter betalingsmodtagere med fysisk betjening til at tage imod kontanter fra gæster i tidsrummet kl. 06.00 til kl. 22.00, som Finanstilsynet beskriver reglen. Her adskiller Danmark sig fra for eksempel Sverige, hvor restauranter frit kan afvise kontanter.

Der er dog undtagelser, og et par af dem er relevante for restauratører:

• Fjernsalg og selvbetjening. Online forudbetaling, webshop-salg af gavekort og ubemandede selvbetjeningsmiljøer er ikke omfattet. Din onlinebooking med forudbetalt menu må altså gerne være kortbaseret.
• Røveririsiko-områder. Ligger forretningen i et postnummer, som er udpeget som område med forhøjet røveririsiko, kan du nøjes med at tage imod kontanter til kl. 20.00, hvis du skilter tydeligt med det.
• Midlertidige arrangementer. Festivaler og lignende arrangementer af højst 14 dages varighed, én gang årligt, på et afgrænset område og annonceret på forhånd, kan afvikles kontantfrit.
• Erhvervskunder. Pligten gælder over for forbrugere; betalinger fra andre erhvervsdrivende kan du afvise kontant.

Finanstilsynet kan desuden give dispensation i særlige tilfælde, men praksis er restriktiv. Planlæg derfor din drift med en kasse, der kan håndtere byttepenge, også selvom 9 ud af 10 gæster betaler med kort eller MobilePay.

Kontantloftet: aldrig 15.000 kr. eller mere

Kontantreglen har en tvilling med modsat fortegn. Hvidvasklovens § 5 forbyder erhvervsdrivende at modtage kontantbetalinger på 15.000 kr. eller derover, "hvad enten betalingen sker på én gang eller som flere betalinger, der ser ud til at være indbyrdes forbundet", som det hedder i lovteksten.

For en almindelig service er loftet teoretisk, men ved store selskaber bliver det pludselig konkret: en konfirmation til 90 kuverter eller en firmajulefrokost kan sagtens runde 15.000 kr. Og bemærk formuleringen om forbundne betalinger: du må ikke omgå loftet ved at dele regningen op i et depositum på 8.000 kr. og en restbetaling på 9.000 kr., begge i kontanter. Ved store arrangementer er løsningen enkel: fakturér, eller tag imod kort og bankoverførsel.

Digital bogføring: næste skridt for de mindste virksomheder

Salgsregistreringen er kun den ene halvdel af den digitale kæde; bogføringen er den anden. Selskaber har allerede pligt til at bogføre digitalt i et registreret eller godkendt bogføringssystem, og fra d. 1. januar 2026 gælder pligten ifølge Erhvervsstyrelsens vejledning på Virk også personligt ejede virksomheder med en nettoomsætning over 300.000 kr. i to på hinanden følgende år.

Driver du din restaurant som enkeltmandsvirksomhed, rammer det dig med næsten fuldstændig sikkerhed: 300.000 kr. i årsomsætning svarer til godt 800 kr. om dagen. Vælg derfor allerede nu et bogføringssystem fra Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede systemer, og tjek, at dit kassesystem kan aflevere data til det automatisk. Jo færre manuelle indtastninger mellem kasse og bogholderi, jo færre fejl.

Kassesystemet er kun halvdelen af driften

Kravene ovenfor afgør, hvilket kassesystem du vælger. Men gæsterejsen starter længe før betalingen: med bookingen, bordplanen og bekræftelsen. Her arbejder et bookingsystem side om side med kassen: reservationerne, bordoversigten og gæstedataene ligger i bookingsystemet, betalingen og salgsregistreringen i kassesystemet.

Lad os være ærlige: flere danske kassesystemer tilbyder selv et bookingmodul, og har du ét system til det hele, er der én leverandør mindre at holde styr på. Til gengæld betaler du typisk for modulet, uanset hvor mange bookinger du får. ViteUneTables gratis version er uden begrænsninger og tager 0 % provision, og vil du have automatiske bekræftelser og påmindelser, der nedbringer antallet af no-shows, findes Standard-pakken fra 29 € ekskl. moms om måneden, med kortgaranti i Standard + Anti No-Show til 49 € ekskl. moms. Uanset hvad du vælger, er pointen den samme: lad kassen klare Skattestyrelsen, og lad bookingsystemet fylde bordene.

Ofte stillede spørgsmål

Gælder kravet om digital salgsregistrering også over 10 mio. kr. i omsætning?

Nej. Pligten i momsbekendtgørelsens § 65 gælder virksomheder i de syv udpegede branchekoder med en årlig omsætning under 10 mio. kr. Større restauranter er ikke omfattet af det formelle krav, men bruger i praksis samme type systemer, og de almindelige regler om korrekt salgsregistrering og bogføring gælder naturligvis stadig.

Skal mit kassesystem godkendes af Skattestyrelsen?

Nej. Der findes ingen certificeringsordning og ingen officiel liste over godkendte systemer; Skattestyrelsen tester ikke leverandørernes løsninger. Ansvaret for, at systemet opfylder de tekniske krav (elektronisk journal, SAF-T-eksport, Z- og X-rapporter), ligger hos dig. Bed altid leverandøren bekræfte skriftligt, at systemet lever op til momsbekendtgørelsens § 65.

Skal jeg give gæsten en bon ved hvert salg?

Systemet skal kunne udskrive en bon ved hvert salg, men du har ikke pligt til aktivt at tilbyde den ved hver ekspedition. Beder gæsten om en bon eller kvittering, skal de have den, på papir eller digitalt, hvis de har accepteret det.

Må min restaurant være kontantfri?

Som udgangspunkt nej. Kontantreglen i betalingslovens § 81 forpligter dig til at tage imod kontanter fra forbrugere i tidsrummet kl. 06–22. Undtagelser findes for fjernsalg, ubemandet selvbetjening, udpegede røveririsiko-områder (kontanter til kl. 20) og midlertidige arrangementer på højst 14 dage.

Hvor mange kontanter må jeg modtage fra én gæst?

Højst 14.999,99 kr. Hvidvasklovens § 5 forbyder erhvervsdrivende at modtage kontantbetalinger på 15.000 kr. eller derover, uanset om beløbet betales på én gang eller som flere indbyrdes forbundne betalinger. Store selskaber og firmaarrangementer over grænsen skal betales med kort, bankoverførsel eller faktura.

Tæller MobilePay som kontant betaling?

Nej. MobilePay og kortbetalinger er digitale betalinger; kontantreglen og kontantloftet handler kun om fysiske sedler og mønter. Til gengæld kræver reglerne om digital salgsregistrering, at digitale betalinger registreres automatisk i systemet med korrekt betalingsform.