Firemní vánoční večírky a silvestr v restauraci: jak vytěžit nejsilnější sezónu roku

Firemní vánoční večírky jsou pro české restaurace tím, čím je pro obchody Black Friday: pár týdnů, které rozhodují o výsledku celého roku. Prosincové čtvrtky a pátky se plní jako první, salonky mizí týdny dopředu a jeden velký večírek dokáže vydělat víc než běžný celý týden. Háček je v tom, že se o téhle sezóně nerozhoduje v prosinci. Firmy začínají obvolávat podniky krátce po letních dovolených a kdo má v září připravenou nabídku, ceny a volné termíny, ten velké skupiny získá. Kdo čeká do listopadu, bere, co zbylo.

Tento průvodce projde celou sezónu krok za krokem: jak naplánovat termíny a kapacitu, jak postavit nabídku, které firmy přesvědčí, jaké zálohy a storno podmínky u velkých akcí obstojí podle českého práva, proč se silvestr prodává předem jako vstupenka a jak z prosincového náporu vytěžit i jinak hluchý leden. Papír a telefon na to teoreticky stačí, ale rezervační systém s neomezenou bezplatnou verzí a 0% provizí udrží poptávky, potvrzení i podmínky na jednom místě, což se v listopadu, kdy se administrativa večírků potká s plným provozem, hodí nejvíc.

Proč je večírková sezóna jiná než zbytek roku

Tři věci dělají z konce roku výjimečné období, které si zaslouží vlastní pravidla:

• Vysoká a předvídatelná útrata na osobu. Večírek se prodává jako balíček s pevnou cenou za osobu, často s nápojovým paušálem. Víte předem, kolik každé obsazené místo vynese, a můžete podle toho nakupovat i plánovat směny.
• Velké skupiny. Firemní akce na 20, 50 nebo 100 lidí zaplní salonek nebo celý podnik na jeden večer. Jedno zrušení na poslední chvíli proto nebolí jako prázdný stůl pro dva, ale jako prázdná směna. Každý večírek je ve skutečnosti skupinová rezervace se vším, co k ní patří: písemné potvrzení, kontaktní osoba, uzávěrka počtu hostů.
• Koncentrovaná poptávka. Většina firem chce čtvrtek nebo pátek v první polovině prosince. Tyto termíny se vyprodají jako první, zatímco pondělky a listopadové týdny zůstávají volné. Kdo umí poptávku přesměrovat tam, kde má místo, vydělá ze sezóny nejvíc.

A ještě jedna česká specialita: sezóna nezačíná večírky, ale svatomartinskou husou 11. listopadu, na kterou se stoly plní už od konce října. Kdo má 11. listopadu plno a spokojené hosty, má nejlepší reklamu na prosinec.

Časová osa sezóny: od září do ledna

Nejjednodušší je plánovat pozpátku: od posledního silvestrovského přípitku k prvnímu zářijovému e-mailu.

Září: všechno musí být k poptání

Asistentka, která dostala za úkol najít místo pro večírek oddělení, porovnává v úterý večer tři čtyři podniky. Vyhraje ten, kde bez telefonování zjistí cenu za osobu, kapacitu salonku, ukázkové menu a volné termíny. V září byste proto měli mít hotovo: rozsah termínů (od kdy do kdy večírky přijímáte), cenu za osobu pro raut i servírované menu, nápojové balíčky, kapacity jednotlivých prostor a podmínky pro skupiny. A hlavně cestu, kudy poptávka přiteče: formulář nebo rezervace s doplňujícími otázkami, ne jen telefonní číslo, které nikdo v poledne nebere.

Říjen: atraktivní termíny mizí

Během října se zaplní prosincové pátky, pak čtvrtky. Teď je čas poptávku řídit: firmám, které přicházejí později, nabídněte výhodnější cenu za osobu v úterý a ve středu, případně obědový večírek. Skupina 40 lidí ve středu je lepší obchod než místo na čekací listině na vyprodaný pátek. Zároveň hlídejte svatomartinské rezervace, které vrcholí právě teď.

Listopad: servis běží, administrativa bobtná

Od poloviny listopadu se potkává plný provoz s nekonečnými změnami: upravují se počty hostů, hlásí se alergie a vegetariáni, účtárny chtějí fakturační údaje a zálohové faktury. Tady se pozná rozdíl mezi papírovou knihou a systémem: v elektronické rezervační knize opravíte počet osob za třicet vteřin místo hrabání v e-mailových vláknech a všichni na place vidí aktuální stav.

Prosinec: chraňte, co máte nasmlouváno

Poslední týdny jsou o tom, aby se nasmlouvané taky odehrálo a zaplatilo: automatická připomínka před každou akcí, vymahatelné storno podmínky a čekací listina, která případné zrušení promění v novou tržbu ještě týž den.

Leden: druhý dech sezóny

Leden je pro gastronomii tradičně nejslabší měsíc, ale večírková sezóna do něj přetéká. Firmy, na které nevyšel prosincový termín, přesouvají akce na leden jako novoroční týmové večeře, často s lepší vyjednávací pozicí pro vás: kapacita je volná, ceny mohou být vstřícnější. Nabídněte lednový termín aktivně každé firmě, kterou jste v listopadu museli odmítnout, a využijte plný prosincový podnik k prodeji dárkových poukazů a sběru kontaktů. Víc nápadů najdete v článku o tom, jak zaplnit restauraci ve slabých dnech.

Nabídka, která firmy přesvědčí

Firemní klient nekupuje jídlo, kupuje bezstarostný večer s předvídatelným rozpočtem. Tomu přizpůsobte nabídku:

• Cena za osobu, ne à la carte. Rozpočet na večírek se ve firmách schvaluje na hlavu. Nabídněte dvě tři úrovně (například tříchodové servírované menu a bohatší raut) s jasnou cenou za osobu. Uveďte, co cena zahrnuje a co ne.
• Nápoje: paušál, nebo konzumace. Otevřený bar s cenou za osobu je pro firmu předvídatelný, pro vás riskantnější, proto ho kalkulujte s rezervou nebo omezte výběr (pivo, víno, nealko). Alternativa je konzumace na účet s dohodnutým stropem, po jehož dosažení přecházejí hosté na vlastní útratu. Obojí je běžné, důležité je dohodnout to písemně předem.
• Prostor. Salonek je největší prodejní argument: firmy chtějí soukromí. Pokud salonek nemáte, nabídněte pronájem celé restaurace jako uzavřenou společnost s minimální útratou, která vám pokryje ušlou tržbu běžného večera.
• Program a technika. Vyjasněte, co umíte zajistit (ozvučení, projektor na firemní prezentaci, prostor pro kapelu či DJ) a co si firma přiveze. Živá i reprodukovaná hudba znamená mít v pořádku licence u OSA, hlaste ji proto s předstihem.
• Fakturace. Firemní klient potřebuje zálohovou fakturu, fakturu se správnými údaji a rozumnou splatnost. Kdo tohle vyřídí hladce, toho si eventová koordinátorka zapamatuje na příští rok. Vůbec nejcennější na celé sezóně je, že spokojená firma se vrací každý rok, a často i na jarní teambuilding.

Objednávka, záloha a storno podmínky: bez nich večírky nedělejte

Skupinu 50 lidí, která zruší 15. prosince, už nenahradíte. Proto velké akce vyžadují písemnou objednávku (stačí e-mailem odsouhlasené shrnutí) a finanční pojistku. České právo vám k tomu dává dobré nástroje, jen je třeba používat správná slova.

Záloha, nebo závdavek? Občanský zákoník (§ 1807 až 1809) presumuje, že peníze zaplacené předem jsou vratná záloha. Pokud má platba při zrušení propadnout, musíte ji výslovně sjednat jako závdavek, případně si dohodnout smluvní pokutu za pozdní storno. Rozdíly, vzorové formulace i daňové souvislosti rozebíráme podrobně v článku o záloze a závdavku u rezervací; pro večírky si zapamatujte hlavně to, že slovo „záloha“ ve smlouvě samo o sobě nic nejistí.

Storno podmínky odstupňujte podle velikosti akce:

• do 10 hostů: běžná rezervace, v prosinci ideálně se zadáním platební karty,
• 10 až 30 hostů: písemné potvrzení s jasnými storno podmínkami, například bezplatné zrušení do 14 dnů před akcí, poté procento z ceny za osobu,
• nad 30 hostů nebo uzavřená společnost: záloha či závdavek ve výši 30 až 50 % při objednávce, doplatek podle dohody, počet hostů závazně uzamčený například 7 dnů předem s tím, že potvrzený počet je minimem pro vyúčtování.

Že to není přehnané, ukazuje česká špička: pražská La Degustation Bohême Bourgeoise účtuje podle svých storno podmínek při zrušení méně než 48 hodin předem nebo nedostavení se poplatek 3 500 Kč za osobu. Váš večírkový ceník bude mírnější, princip je ale stejný: podmínky musí host odsouhlasit před dokončením rezervace, jinak jsou nevymahatelné. Firemních klientů se jasné podmínky nedotknou, jsou na ně zvyklí z hotelů i konferenčních center; odrazuje spíš nejasnost. A účetní bonus: propadlá záloha za zrušenou akci se podle evropské i české judikatury považuje za náhradu škody, ze které se DPH neodvádí, proberte to se svou účetní.

Silvestr: druhý vrchol sezóny se platí předem

Zatímco večírky jsou byznys firemní, silvestr je byznys soukromý a funguje na jiném principu: pevné menu, pevná cena, platba předem. Silvestrovský večer má omezený počet míst, jeden jediný termín a hosty, kteří rezervují impulzivně na několika místech najednou. Prázdná židle ve 21 hodin 31. prosince se už neprodá. Proto je v Česku běžnou praxí prodávat silvestra jako vstupenku nebo plně předplacené menu: například pražská restaurace Oblaca prodává svůj silvestrovský galavečer se šestichodovým menu jako vstupenky přes portál Ticketstream, řada dalších podniků vybírá plnou cenu menu při rezervaci.

Pokud nechcete prodávat vstupenky, je minimem blokace platební karty při rezervaci: host zadá kartu, a pokud nedorazí nebo zruší po termínu, strhne se předem oznámený poplatek. Právě na datech, jako je silvestr nebo svatý Martin, kdy je poptávka násobně vyšší než kapacita, dává ochrana proti no-show největší smysl; podrobně jsme ji rozebrali v článku o no-show rezervacích.

A co Štědrý den?

Štědrý večer je v Česku svátek domácího kapra a bramborového salátu, naprostá většina restaurací má zavřeno a hosté to očekávají. Menšina podniků, typicky hotelové restaurace a podniky v turistickém centru, štědrovečerní večeři nabízí, a protože je otevřených míst málo, bývají vyprodané s velkým předstihem. Platí tu stejná logika jako u silvestra: pevné menu, platba nebo záruka předem. Pro většinu restaurací je ale Štědrý den prostě volno pro tým před silvestrovským finále, a to je naprosto legitimní rozhodnutí.

Jak sezónu utáhnout bez chaosu: rezervace a poptávky na jednom místě

Večírková sezóna má dvě administrativní úzká hrdla: příjem poptávek na podzim a nápor změn v listopadu a prosinci. ViteUneTable pomáhá s oběma. V bezplatné verzi získáte neomezené online rezervace s 0% provizí a přehledný kalendář, do kterého vidí celý tým. Balíček Standard (od 29 € bez DPH/měsíc) přidá automatická potvrzení a e-mailové připomínky před akcí a hlavně vlastní otázky v rezervačním formuláři: u poptávky večírku se tak rovnou zeptáte na počet osob, preferované menu, fakturační údaje nebo požadavek na projektor, místo abyste stejné informace lovili třemi e-maily. Varianta Standard + No-Show (49 € bez DPH) pak přidá blokaci karty pro silvestra, svatého Martina a velké prosincové stoly. Buďme upřímní: smlouvu s firmou ani silvestrovské menu za vás žádný systém nevymyslí. Vezme vám ale přepisování, přeposílání a papírovou knihu, tedy přesně to, co v prosinci bolí nejvíc.

Časté dotazy

Kdy začínají firmy rezervovat vánoční večírky?

Největší firmy a eventové agentury začínají vybírat místo krátce po letních dovolených, tedy v srpnu a září; nejpozději v říjnu je poptávka v plném proudu. Prosincové čtvrtky a pátky se vyprodávají jako první. Nabídku s cenami, kapacitami a volnými termíny proto mějte připravenou nejpozději začátkem září.

Jak vysokou zálohu chtít za firemní večírek?

Běžná praxe u velkých akcí je 30 až 50 % odhadované ceny při závazné objednávce, u pronájmu celého podniku i více. Právně rozlišujte vratnou zálohu a závdavek, který při zrušení ze strany objednatele propadá (§ 1807 až 1809 občanského zákoníku): propadnutí musí být výslovně sjednáno, jinak platí, že platba je vratná záloha.

Co dělat, když firma potvrdila 40 hostů a dorazí jich 30?

Sjednejte předem datum uzávěrky počtu hostů, například 7 dnů před akcí, a písemně dohodněte, že potvrzený počet je minimálním základem pro vyúčtování. Nakoupili jste suroviny a naplánovali personál podle potvrzeného počtu; seriózní firmy takové ujednání bez problémů akceptují, pokud ho znají předem.

Je normální chtít za silvestrovské menu platbu předem?

Ano, v Česku je to zavedená praxe: silvestr se běžně prodává jako pevné menu placené při rezervaci, nebo dokonce jako vstupenka přes prodejní portál. Kapacita večera je neopakovatelná a riziko hostů, kteří nedorazí, nejvyšší v roce. Alternativou k platbě předem je blokace platební karty s předem oznámeným storno poplatkem.

Vyplatí se otevřít na Štědrý den?

Většině restaurací ne: Češi večeří na Štědrý den doma a tržby nestojí za práci týmu ve svátek. Smysl to dává hlavně hotelovým restauracím a podnikům s turistickou klientelou; ty, které otevírají, bývají díky malé konkurenci vyprodané s předstihem a prodávají pevné štědrovečerní menu placené předem.