Касов апарат и Наредба Н-18 в ресторанта: какво е задължително и какво не

Малко нормативни актове са всявали толкова тревога в българското заведение, колкото Наредба Н-18. Около нея се въртят касови апарати, СУПТО, списъци на НАП, глоби и, от 2026 г. насам, нови въпроси: какво се промени с еврото, върна ли се задължителният софтуер за продажбите и трябва ли софтуерът, с който приемате резервации, също да е „регистриран“ някъде?

Добрата новина: реалните задължения на един ресторант са по-малко и по-прости, отколкото слуховете подсказват. В тази статия ги подреждаме едно по едно, с прости думи и с източници, а по пътя отговаряме и на въпроса, който получаваме най-често: не, една система за резервации за ресторант не подлежи на никаква фискална регистрация или сертификация. Защо, ще видите по-долу.

Едно уточнение преди да започнем: ние не сме данъчни консултанти и тази статия не е правен съвет. Тя е ориентир. За конкретния Ви случай питайте счетоводителя си и следете официалната информация на НАП.

Какво всъщност изисква Наредба Н-18

Основата е в чл. 118 от ЗДДС: всяко лице, което извършва продажби в търговски обект, е длъжно да регистрира и отчита тези продажби чрез фискално устройство и да издава фискален бон. Наредба Н-18 е подзаконовият акт, който урежда техническите детайли: какви устройства са одобрени, как се свързват с НАП, как изглежда бележката, как се правят отчетите.

За един ресторант това на практика означава три неща:

• Фискално устройство в обекта: касов апарат или фискален принтер, одобрен модел, с дистанционна връзка към НАП. Това е задължително за практически всяко заведение, което приема плащания на място.
• Касова бележка за всяка продажба: без значение дали гостът плаща в брой или с карта, фискалният бон е задължителен. „Ще Ви я пусна после“ не съществува като правна категория.
• Отчетност: дневни отчети, съхранение на контролната лента (в днешните устройства електронна), документиране на сторно операциите.

Еврото и касовият апарат

От 1 януари 2026 г. България е в еврозоната и фискалните устройства трябваше да са приведени в съответствие: бележките се издават в евро, а рестото се връща в евро още от първия ден, съгласно Закона за въвеждане на еврото (пълният текст е публикуван от БНБ). Ако сте минали през прехода в началото на годината, най-трудното вече е зад гърба Ви: периодът на задължително двойно обозначаване на цените приключи на 8 август 2026 г. Ако тепърва отваряте обект, просто проверете при доставчика на касовия апарат, че устройството е с актуален софтуер за евро.

Сагата СУПТО, разказана с прости думи

СУПТО означава „софтуер за управление на продажбите в търговски обект“. Определението е в §1, т. 84 от Допълнителните разпоредби на ЗДДС и ключовата дума в него е „продажби“: става дума за софтуер, който обработва информация за продажбите и е свързан с фискалното устройство. Типичният пример в ресторанта е POS системата, с която сервитьорите маркират поръчки и приключват сметки.

Историята на СУПТО в три действия:

1. 2019 до 2020 г.: задължителният режим. Промени в Наредба Н-18 задължиха търговците, използващи софтуер за продажби, да работят само със софтуер от списък на НАП, с тежки технически изисквания. Браншът реагира остро, а Върховният административен съд с решение № 14406 от 20 ноември 2020 г. отмени ключови текстове от наредбата.
2. От 2021 г.: доброволният режим. След решението на ВАС включването в списъка на НАП стана право, а не задължение. Търговец, който избере вписан СУПТО, ползва определени облекчения, но никой не е длъжен да го прави.
3. Ноември и декември 2025 г.: опитът за връщане. С проектобюджета за 2026 г. беше предложено от 1 януари 2026 г. отчитането на продажбите да минава задължително през софтуер от списъка на НАП, промяна, описана подробно от Forbes Bulgaria. Ресторантьори, хотелиери и търговци излязоха на протести, а правителството обяви оттеглянето на проектобюджета след едни от най-масовите демонстрации от десетилетия.

Развръзката: кабинетът подаде оставка, а окончателният Бюджет 2026 беше приет чак през юли 2026 г. от следващото Народно събрание. По публично достъпната информация към момента на писане (септември 2026 г.) общо задължение за ползване на СУПТО от списъка на НАП не е влязло в сила и режимът остава доброволен. Темата обаче се връща в дневния ред периодично, затова, ако четете това по-късно, проверете актуалното положение на сайта на НАП или при счетоводителя си, преди да планирате разходи.

Практическият извод за Вас: ако POS системата Ви работи коректно с фискалното устройство и всяка продажба минава през касов апарат, Вие изпълнявате закона. Дали POS софтуерът е в списъка на НАП е, към момента, Ваш избор, а не задължение.

Трябва ли системата за резервации да е фискално регистрирана? Не.

Това е въпросът, който тревожи най-много ресторантьори, започващи с онлайн резервации, и отговорът е еднозначен: не. Никаква регистрация в НАП, никаква сертификация, никакъв списък.

Причината е в самото определение за СУПТО: в обхвата му попада само софтуер, който обработва информация за продажби и е свързан с фискалното устройство. НАП поддържа подробни разяснения по определението и логиката е ясна: една система за резервации записва кой идва, кога и на коя маса. Тя не маркира артикули, не приключва сметки, не издава бележки и не се свързва с касовия апарат. Резервацията не е продажба.

С други думи, резервационната система и фискалната Ви отчетност са два успоредни свята. Гостът резервира през едната, яде и плаща през другата. Затова можете да въведете електронна книга за резервации за една вечер, без нито един документ до НАП и без да питате техника на касовия апарат за каквото и да е.

Точно на този принцип стъпва и ViteUneTable: безплатна версия без ограничения, 0% комисиона, онлайн резервации, схема на масите и история на гостите, и нула фискална бюрокрация, защото такава просто не се изисква за резервационен софтуер. Единственият граничен случай е, ако събирате капаро или предплащане при резервация: самото събиране пак не превръща системата в СУПТО, но данъчното третиране на задържаните суми има особености, които сме разгледали в статията за капарото и депозита при резервация.

Свързани правила, за които ресторантьорите питат

Около Н-18 се въртят още няколко въпроса, които заслужават кратки и точни отговори.

Има ли таван за плащанията в брой?

Да, но той засяга големи суми, не сметката на гостите. Законът за ограничаване на плащанията в брой (текстът е достъпен в Ciela) забранява плащания в брой при суми от 5 112,92 € нагоре (равностойността на старите 10 000 лв.). За ресторант това е релевантно най-вече при големи събития, сватби и разплащания с доставчици, не при обичайния сервиз.

Длъжен ли съм да приемам карти?

Не. В България няма законово задължение търговец да приема картови плащания или да инсталира ПОС терминал. Друг е въпросът, че гост без опция за плащане с карта днес е недоволен гост, особено след влизането в еврозоната. Но това е търговско решение, не нормативно изискване.

Какво е SAF-T и засяга ли ме?

SAF-T е стандартизиран файл за обмен на счетоводни данни с НАП. Той се въвежда поетапно от 2026 г., но първата вълна обхваща само големи предприятия, с разширяване към по-малките през следващите години и пълен обхват към 2030 г. Типичният ресторант няма задължения по SAF-T в близките години, но счетоводителят Ви ще Ви предупреди, когато редът Ви наближи.

Има ли задължително електронно фактуриране?

Не. За разлика от Полша или Румъния, България няма мандат за електронно фактуриране между фирми, а хоризонтът за такъв е около 2030 г. в контекста на европейските правила. Издавате фактури, както досега.

Бакшишите минават ли през касовия апарат?

Тук има новост, за която много колеги не са чули. През октомври 2025 г. НАП излезе с общо становище за бакшишите: доброволният бакшиш не носи ДДС, но следва да се регистрира през фискалното устройство, а ако работодателят го събира и разпределя, той се третира като доход от трудово правоотношение с данък и осигуровки. Задължителна „такса обслужване“ пък носи 20% ДДС. Важно уточнение: това е указание на НАП, а не закон, в ЗДДФЛ няма специална разпоредба за бакшишите. Обсъдете със счетоводителя си как да настроите касовия апарат и вътрешните си правила.

Какво реално проверява НАП в един ресторант

Отвъд буквата на наредбата, проверките на място гледат няколко практически неща, които е добре да са Ви навик, а не аврал:

• Бележка за всяка сметка, в момента на плащането. Класическата проверка е „контролна покупка“: инспекторът плаща и гледа дали и кога излиза бонът.
• Касова наличност, съответстваща на отчета. Парите в чекмеджето трябва да отговарят на регистрираното през деня, включително служебно въведените и изведените суми.
• Коректни сторно операции. Върната сметка или грешка на сервитьора се документира със сторно бележка по правилата, не с „ще го оправим довечера“.
• Дневни отчети без пропуски. Съвременните устройства генерират и изпращат много от това автоматично, но отговорността обектът да е изряден остава Ваша.

Нищо от това не е свързано с резервациите Ви. Календарът с резервации, списъкът с чакащи и историята на гостите не са обект на фискален контрол, което е още една причина да ги дигитализирате без притеснения.

Често задавани въпроси

Задължителен ли е касовият апарат за малък ресторант?

Да. Задължението по чл. 118 от ЗДДС не зависи от размера на обекта: щом приемате плащания на място, е необходимо одобрено фискално устройство с връзка към НАП и фискален бон за всяка продажба, независимо дали гостът плаща в брой или с карта.

Задължително ли е СУПТО през 2026 г.?

По публично достъпната информация към септември 2026 г. не: режимът е доброволен от 2021 г., след като ВАС отмени задължителните текстове, а опитът за връщане на задължението с проектобюджета за 2026 г. беше оттеглен след протестите в края на 2025 г. Темата периодично се завръща, затова проверявайте актуалния статус при НАП или счетоводителя си.

Трябва ли софтуерът ми за резервации да е в списъка на НАП?

Не. В обхвата на СУПТО попада само софтуер, който обработва продажби и е свързан с фискалното устройство. Системата за резервации не маркира сметки и не се свързва с касовия апарат, затова не подлежи на регистрация, деклариране или сертификация.

Длъжен ли съм да сложа ПОС терминал?

Не, законово задължение за приемане на карти няма. Ограничението в закона е обратното: плащания от 5 112,92 € нагоре не могат да се извършват в брой. Дали да предложите картово плащане е Ваше търговско решение.

Какво се промени за касовите апарати с еврото?

От 1 януари 2026 г. фискалните бонове се издават в евро и рестото се връща в евро. Устройствата трябваше да са с обновен софтуер за прехода; ако Вашето е обслужвано от лицензиран доставчик, това вече е факт. Периодът на двойно обозначаване на цените приключи на 8 август 2026 г.

Минават ли бакшишите през касовия апарат?

Според становище на НАП от октомври 2025 г. доброволният бакшиш не носи ДДС, но следва да се отчита през фискалното устройство, а разпределян от работодателя бакшиш е облагаем доход на персонала. Това е административно указание, не закон, затова настройте практиката си със счетоводител.