Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: nhà hàng cần biết gì về Nghị định 70/2025?

Nếu bạn đang vận hành nhà hàng, quán ăn tại Việt Nam, gần như chắc chắn bạn đã nghe đến cụm từ "hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền". Từ ngày 1/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ) chính thức có hiệu lực và đưa ngành F&B vào nhóm bắt buộc áp dụng. Cùng lúc đó, thuế khoán với hộ kinh doanh bị xóa bỏ từ 1/1/2026: doanh thu bạn kê khai giờ phải khớp với dữ liệu máy tính tiền gửi về cơ quan thuế.

Nói trước cho rõ: ViteUneTable là phần mềm nhận đặt bàn cho nhà hàng, không phải máy tính tiền, không phải nhà cung cấp hóa đơn điện tử, và bài này không bán cho bạn giải pháp hóa đơn nào cả. Đây là bài định hướng giúp chủ nhà hàng hiểu đúng mình thuộc diện nào, cần làm gì và hỏi ai, với nguồn chính thống để bạn đọc tiếp.

Nghị định 70/2025 thay đổi gì từ 1/6/2025?

Nghị định 70/2025/NĐ-CP không tạo ra một loại thuế mới. Nó thay đổi cách doanh thu của bạn được ghi nhận: thay vì hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử lập thủ công từng tờ, nhóm kinh doanh bán trực tiếp cho người tiêu dùng phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Mỗi lần khách thanh toán, máy tính tiền (hoặc phần mềm bán hàng đóng vai trò máy tính tiền) lập hóa đơn ngay tại thời điểm giao dịch và dữ liệu được chuyển về cơ quan thuế, theo nội dung được Cổng thông tin Chính phủ tóm tắt tại xaydungchinhsach.chinhphu.vn.

Với khách hàng, điểm dễ thấy nhất là tờ hóa đơn (in hoặc gửi điện tử) có mã của cơ quan thuế hoặc thông tin để tra cứu: khách quét mã QR hoặc bấm link là xem được hóa đơn của bữa ăn. Hóa đơn không bắt buộc in giấy, có thể gửi qua email hoặc dạng link/QR.

"Máy tính tiền" ở đây được hiểu rộng: một thiết bị điện tử độc lập hoặc một hệ thống tích hợp (phần mềm POS chạy trên máy tính, tablet) có chức năng tính tiền, lưu dữ liệu bán hàng và khởi tạo hóa đơn điện tử. Nghĩa là bạn không nhất thiết phải mua "cái máy" mới, mà cần một giải pháp bán hàng đạt chuẩn kết nối với cơ quan thuế.

Nhà hàng nào bắt buộc áp dụng?

Theo Nghị định 70/2025, từ 1/6/2025 nhóm bắt buộc dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền gồm:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, trong đó dịch vụ ăn uống, nhà hàng, quán ăn được nêu đích danh.
• Doanh nghiệp có hoạt động bán trực tiếp đến người tiêu dùng trong các lĩnh vực này: nếu nhà hàng của bạn là công ty (TNHH, cổ phần) bán cho khách lẻ, bạn thuộc diện.

Ngưỡng 1 tỷ đồng/năm nghe có vẻ lớn, nhưng với nhà hàng thì không: khoảng 2,8 triệu đồng doanh thu mỗi ngày là đã chạm ngưỡng. Một quán ăn 10 bàn chạy đều hoàn toàn có thể vượt mức này.

Ai chưa thuộc diện bắt buộc? Hộ kinh doanh dưới ngưỡng 1 tỷ đồng/năm chưa bị buộc dùng máy tính tiền kết nối thuế. Nhưng đừng coi đó là chỗ trú lâu dài: định hướng chung của ngành thuế là mở rộng hóa đơn điện tử tới toàn bộ hộ kinh doanh, và việc xóa thuế khoán (phần dưới đây) cho thấy lộ trình chỉ đi theo một chiều. Nếu bạn đang ở gần ngưỡng, chuẩn bị sớm rẻ hơn nhiều so với xoay xở khi bị nhắc tên.

Vì sao chuyện này gắn với việc bỏ thuế khoán?

Từ 1/1/2026, thuế khoán với hộ kinh doanh chấm dứt theo định hướng tại Nghị quyết 68-NQ/TW: toàn bộ hộ kinh doanh chuyển sang tự khai, tự nộp theo doanh thu thực tế. Với hộ kinh doanh ăn uống, mức thu phổ biến là 4,5% doanh thu (3% VAT + 1,5% thuế thu nhập cá nhân theo Thông tư 40/2021/TT-BTC), và ngưỡng doanh thu được miễn là 200 triệu đồng/năm từ 2026, theo hướng dẫn tổng hợp trên thuvienphapluat.vn.

Hai mảnh ghép khớp vào nhau: máy tính tiền kết nối thuế tạo ra dữ liệu doanh thu theo từng giao dịch, và cơ chế tự khai dùng chính dữ liệu đó làm căn cứ. Thời "khai bao nhiêu tùy mình" đã kết thúc. Mặt tích cực mà ít chủ quán để ý: doanh thu minh bạch cũng là hồ sơ đẹp khi bạn cần vay vốn mở rộng, sang nhượng hoặc chuyển từ hộ kinh doanh lên công ty.

Cũng vì doanh thu giờ được ghi nhận theo từng hóa đơn, việc chủ động nắm được lượng khách sắp đến trở nên đáng tiền hơn bao giờ hết. Một hệ thống nhận đặt bàn online giúp bạn biết trước tối nay có bao nhiêu khách đặt chỗ, thay vì đoán mò để chuẩn bị nguyên liệu và nhân sự. Đặt bàn không thay thế máy tính tiền, nhưng nó làm cho con số doanh thu trên máy dễ dự đoán hơn.

Cần chuẩn bị gì cụ thể?

Lộ trình gọn cho một nhà hàng thuộc diện bắt buộc:

1. Chọn giải pháp máy tính tiền đạt chuẩn

Bạn cần phần mềm bán hàng hoặc máy tính tiền có khả năng khởi tạo hóa đơn điện tử và kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, do một nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp nhận. Thị trường Việt Nam có nhiều đơn vị cung cấp trọn gói cho ngành F&B; hãy so sánh ít nhất 2-3 báo giá, hỏi rõ chi phí khởi tạo, phí theo số lượng hóa đơn và việc hỗ trợ khi lỗi kết nối. Chúng tôi không bán và không đại diện cho giải pháp nào, nên không nêu tên thương hiệu ở đây.

2. Đăng ký sử dụng với cơ quan thuế

Việc dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải được đăng ký với cơ quan thuế trước khi phát hành (thường nhà cung cấp giải pháp sẽ hướng dẫn và làm cùng bạn). Nếu nhà hàng của bạn đã dùng hóa đơn điện tử thường, việc chuyển sang loại khởi tạo từ máy tính tiền cũng cần đăng ký thay đổi.

3. Xuất hóa đơn cho từng giao dịch, kể cả khách không lấy

Nguyên tắc quan trọng nhất: hóa đơn được lập tại thời điểm giao dịch, cho mọi giao dịch, bất kể khách có yêu cầu hay không. Thói quen "khách không hỏi thì thôi" là rủi ro pháp lý từ 1/6/2025. Nhân viên thu ngân cần được hướng dẫn lại quy trình: bấm thanh toán là máy lập hóa đơn, khách cần thì in hoặc gửi link/QR để khách tra cứu.

4. Chuẩn bị cho khách doanh nghiệp

Khách đi ăn theo công ty sẽ yêu cầu hóa đơn có mã số thuế của công ty họ. Hãy tập cho nhân viên hỏi và nhập đúng tên, mã số thuế người mua trước khi xuất hóa đơn, vì sửa sau phiền hơn nhiều.

Mức phạt nếu không tuân thủ

Chế tài nằm ở Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn (được áp dụng cho các hành vi mới theo Nghị định 70/2025). Theo tổng hợp của các đơn vị tư vấn thuế, ví dụ vacom.com.vn, các mức đáng chú ý gồm:

• Không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hoặc đăng ký nhưng không kết nối, sử dụng không đầy đủ: khoảng 2-4 triệu đồng.
• Lập hóa đơn không đúng loại theo quy định: khoảng 2-4 triệu đồng.
• Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: khoảng 5-10 triệu đồng.

Lưu ý: đây là các khung phạt tiền theo quy định hiện hành tại thời điểm viết bài, mức áp dụng cụ thể tùy hành vi, tình tiết và đối tượng (cá nhân hay tổ chức). Ngoài phạt tiền, doanh thu không xuất hóa đơn còn có thể bị ấn định thuế. Hãy xác nhận với kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi tự kết luận mức phạt cho trường hợp của mình.

Tiền cọc tiệc, tiệc tất niên công ty và hóa đơn: những tình huống hay gặp

Đây là phần mà nhà hàng nhận tiệc vướng nhiều nhất, nhất là mùa cuối năm khi bạn nhận đặt tiệc tất niên cho khách công ty.

Khách công ty đòi hóa đơn cho tiệc tất niên

Gần như mọi công ty đặt tiệc đều cần hóa đơn để hạch toán chi phí. Với hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, bạn hoàn toàn đáp ứng được, miễn là lấy đủ thông tin người mua (tên công ty, mã số thuế) từ lúc chốt tiệc. Mẹo thực tế: đưa câu hỏi "có cần xuất hóa đơn công ty không, mã số thuế là gì" vào quy trình nhận đặt tiệc ngay từ đầu, cùng lúc với chốt thực đơn và tiền cọc. Nếu bạn dùng phần mềm đặt bàn có câu hỏi tùy chỉnh, đây chính là chỗ dùng nó.

Tiền cọc giữ bàn, giữ tiệc có phải xuất hóa đơn ngay không?

Câu hỏi rất hay gặp và câu trả lời phụ thuộc vào bản chất khoản tiền. Khoản đặt cọc mang tính bảo đảm thực hiện thỏa thuận (giữ chỗ, sẽ trừ vào tiền tiệc hoặc hoàn lại) thường được xử lý khác với khoản thu tiền trước cho dịch vụ. Thực tiễn phổ biến là toàn bộ giá trị bữa tiệc, bao gồm phần cọc được trừ, nằm trên hóa đơn lập khi hoàn thành dịch vụ. Tuy nhiên cách định tính từng khoản thu nên được chốt với kế toán của bạn hoặc cơ quan thuế quản lý, vì hóa đơn lập sai thời điểm cũng là hành vi có thể bị phạt. Về phần thỏa thuận cọc với khách, bạn có thể tham khảo bài về đặt cọc giữ bàn cho nhà hàng.

Khách hủy tiệc, hoàn cọc: giấy tờ xử lý thế nào?

Nếu hóa đơn đã lập mà giao dịch bị hủy hoặc thay đổi (khách hủy tiệc, hoàn tiền, giảm số mâm), quy định về hóa đơn điện tử có cơ chế lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Đừng tự "xóa" hay bỏ qua: hãy yêu cầu nhà cung cấp giải pháp hóa đơn hướng dẫn thao tác chuẩn và lưu chứng từ hoàn tiền kèm theo. Với tiệc nhóm đông người, cách phòng ngừa tốt nhất vẫn là quy trình xác nhận và chính sách cọc rõ ràng từ đầu, như chúng tôi đã phân tích trong bài nhận đặt bàn nhóm đông người.

ViteUneTable đứng ở đâu trong bức tranh này?

Nói thẳng: ViteUneTable không phải máy tính tiền, không phải nhà cung cấp hóa đơn điện tử, và không xuất hóa đơn thay bạn. Nếu một phần mềm đặt bàn nào đó hứa "lo luôn hóa đơn điện tử", hãy hỏi kỹ họ có phải nhà cung cấp giải pháp được cơ quan thuế chấp nhận không.

Vai trò của chúng tôi nằm ở phía trước quầy thu ngân: nhận đặt bàn online 24/7, xác nhận và nhắc hẹn qua email, câu hỏi tùy chỉnh khi đặt bàn (ví dụ: "cần hóa đơn công ty không?"), sổ đặt bàn tập trung thay cho tin nhắn Zalo và cuộc gọi rải rác. Gói miễn phí không giới hạn số lượng đặt bàn và 0% hoa hồng. Máy tính tiền ghi nhận doanh thu khi khách đã ở đó; hệ thống đặt bàn giúp doanh thu đó đến đều và dự đoán được. Hai công cụ bổ sung cho nhau, không thay thế nhau.

Câu hỏi thường gặp

Nghị định 70/2025 có hiệu lực từ khi nào?

Từ ngày 1/6/2025. Nghị định này sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, trong đó mở rộng diện bắt buộc dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.

Quán ăn nhỏ doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm có phải dùng máy tính tiền kết nối thuế không?

Chưa thuộc diện bắt buộc theo ngưỡng hiện hành. Nhưng từ 1/1/2026 thuế khoán bị bãi bỏ, mọi hộ kinh doanh chuyển sang tự khai theo doanh thu thực tế, và định hướng chung là mở rộng hóa đơn điện tử tới toàn bộ hộ kinh doanh. Chuẩn bị sớm là lựa chọn an toàn.

Khách không lấy hóa đơn thì có phải xuất không?

Có. Hóa đơn phải được lập cho từng giao dịch tại thời điểm thanh toán, bất kể khách có yêu cầu hay không. Khách muốn xem thì tra cứu qua mã QR hoặc link trên hóa đơn.

Không dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền thì bị phạt bao nhiêu?

Chế tài theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP: theo tổng hợp của các đơn vị tư vấn, không đăng ký hoặc đăng ký mà không kết nối khoảng 2-4 triệu đồng, không lập hóa đơn khi bán hàng khoảng 5-10 triệu đồng, chưa kể khả năng bị ấn định thuế. Mức cụ thể tùy trường hợp, nên xác nhận với kế toán hoặc cơ quan thuế.

ViteUneTable có xuất hóa đơn điện tử cho nhà hàng không?

Không. ViteUneTable là hệ thống nhận đặt bàn, không phải POS hay nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Bạn vẫn cần một giải pháp máy tính tiền đạt chuẩn riêng; ViteUneTable giúp bạn quản lý đặt bàn, tiệc và lượng khách đến, phần doanh thu chạy qua máy tính tiền của bạn như bình thường.