Programa de faturação certificado para restaurante: o que exige a AT em 2026

Abrir a gaveta, somar as contas num caderno e passar um recibo à mão: houve um tempo em que isto chegava. Em Portugal, esse tempo acabou. Hoje, praticamente qualquer restaurante é obrigado a emitir as suas faturas através de um programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), com ATCUD, código QR e comunicação mensal do ficheiro SAF-T (PT). E as coimas por ignorar a regra podem chegar a 18 750 €.

Este guia explica, com as fontes legais à vista, quem é obrigado a usar software certificado, o que essa certificação significa na prática, o que tem de constar em cada fatura, os prazos de comunicação à AT e os critérios que contam mesmo na hora de escolher um POS para a sala e para a cozinha. E esclarece uma confusão frequente: o sistema de reservas não é, nem substitui, o programa de faturação. São duas camadas diferentes da gestão do restaurante, e é por isso que uma solução como o ViteUneTable, o sistema de reservas com versão gratuita, trabalha ao lado do seu software de faturação, nunca no lugar dele.

O que é um programa de faturação certificado pela AT?

Um programa de faturação certificado é um software que a AT verificou e aprovou previamente, garantindo que os registos de faturação não podem ser alterados ou apagados depois de emitidos. O regime nasceu com a Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, ao abrigo do n.º 8 do artigo 123.º do Código do IRC, precisamente para travar a evasão fiscal por adulteração de registos informáticos. A portaria foi depois atualizada (Portarias n.º 22-A/2012, 160/2013 e 340/2013) e o essencial da obrigação passou para o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que hoje regula toda a faturação em Portugal.

Na prática, a certificação significa três coisas:

• Inviolabilidade: cada documento emitido fica assinado digitalmente e encadeado com o anterior; não é possível apagar uma fatura "discretamente".
• Número de certificado: cada programa aprovado recebe um número de certificação da AT, que aparece impresso em todas as faturas ("Processado por programa certificado n.º XXXX/AT").
• Lista pública: a AT mantém uma lista oficial dos programas certificados no Portal das Finanças, com mais de 900 programas e respetivas versões. Antes de assinar qualquer contrato, confirme que o software (e a versão) consta da lista com o estado "Certificado".

O seu restaurante é obrigado a usar software certificado?

Quase de certeza que sim. O artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 28/2019 obriga a utilizar exclusivamente programas certificados pela AT sempre que se verifique uma destas condições:

• volume de negócios superior a 50 000 € no ano civil anterior (ou volume anualizado superior a esse montante no ano de início de atividade);
• utilização de qualquer programa informático de faturação;
• obrigação de dispor de contabilidade organizada, ou opção por ela.

Repare no efeito combinado: mesmo um restaurante pequeno que fature menos de 50 000 € fica abrangido no momento em que decide usar um software de faturação qualquer. E um restaurante com contabilidade organizada está abrangido independentemente do volume de negócios. Para a restauração, com o seu fluxo constante de talões, mesas e contas separadas, trabalhar sem programa é irrealista: na prática, a questão não é "se", é "qual".

Duas válvulas de escape existem, e convém conhecê-las:

• Avaria ou falha do sistema: se o programa ficar inoperacional, pode (e deve) emitir faturas pré-impressas em tipografia autorizada, recuperando-as depois para o programa (artigo 4.º, n.º 4 do DL 28/2019).
• Aplicações gratuitas da AT: desde 1 de julho de 2025, o novo artigo 4.º-A do DL 28/2019 (aditado pelo Decreto-Lei n.º 49/2025) permite utilizar as aplicações de faturação disponibilizadas pela própria AT. São pensadas para atividades muito pequenas ou operações pontuais; para gerir o serviço de um restaurante a sério (mesas, comandas, impressão na cozinha), não substituem um POS.

Se está agora a montar o seu projeto, o nosso guia sobre abrir um restaurante em Portugal enquadra a faturação certificada no conjunto das obrigações (mera comunicação prévia, HACCP, ASAE).

ATCUD e código QR: o que tem de aparecer em cada fatura

Além do número de certificado do programa, as faturas portuguesas têm hoje dois elementos obrigatórios introduzidos pela Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto:

• Código QR: obrigatório desde janeiro de 2022 em todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes. Contém os dados essenciais do documento e permite ao cliente registá-lo no e-fatura mesmo sem ter dado o NIF na hora, como explica o guia da Cegid Vendus sobre o código QR nas faturas.
• ATCUD: obrigatório desde 1 de janeiro de 2023. É o código único do documento, composto pelo código de validação da série (atribuído pela AT quando comunica as suas séries de faturação) e pelo número sequencial do documento, no formato "ATCUD:código-número". O guia ATCUD da Cegid Vendus detalha a comunicação de séries à AT.

A boa notícia: se o seu software certificado está atualizado, tudo isto acontece sozinho. O programa comunica as séries, gera o ATCUD, imprime o QR. É exatamente por isso que uma folha de Excel ou um modelo de fatura em Word não têm hipótese: não geram ATCUD, não assinam documentos, não produzem SAF-T.

SAF-T (PT) e e-fatura: o que comunicar à AT e até quando

Emitir a fatura é metade do trabalho; a outra metade é comunicá-la. Todos os meses, os dados das faturas emitidas têm de chegar à AT, alimentando o sistema e-fatura. Desde 2023, o prazo é até ao dia 5 do mês seguinte, como recorda a Cegid Vendus no seu guia sobre o envio do SAF-T. Há quatro vias possíveis: comunicação em tempo real por webservice, envio automático mensal do ficheiro SAF-T (PT) pelo próprio software, exportação manual no portal e-fatura, ou envio pelo contabilista.

O SAF-T (PT), "Standard Audit File for Tax purposes", é o ficheiro normalizado que resume toda a faturação do período. Qualquer programa certificado o gera; nos POS de restauração modernos, o envio mensal é automático e nem dá por ele. Se optar pela comunicação em tempo real e as faturas levarem NIF, pode até ficar dispensado de imprimir o talão em papel quando o cliente não o pedir (artigo 8.º do DL 28/2019), menos papel térmico ao fim do ano.

A cultura da "fatura com NIF" joga a seu favor

Em Portugal, pedir "fatura com contribuinte" é um ritual nacional, e há um incentivo concreto: no IRS, cada agregado familiar deduz 15 % do IVA suportado em despesas de restauração e alojamento, com um limite global de 250 €, ao abrigo do artigo 78.º-F do Código do IRS. Os seus clientes vão pedir NIF na fatura; o seu POS tem de tornar isso rápido (idealmente, com o NIF guardado na ficha de cliente habitual). E atenção: o cliente nunca é obrigado a dar o NIF, mas o restaurante é sempre obrigado a emitir fatura, com ou sem ele. Todas essas faturas acabam visíveis no portal e-fatura, o que dá à AT uma visão quase em tempo real da faturação do setor.

Coimas: o que arrisca quem fatura fora do sistema

O Regime Geral das Infrações Tributárias é explícito. O artigo 128.º do RGIT pune:

• a não utilização de programas certificados, quando exigidos, com coima de 1 500 € a 18 750 €;
• a transação ou utilização de programas de faturação que não cumpram os requisitos legais, igualmente com coima de 1 500 € a 18 750 €;
• a criação ou venda de software concebido para alterar o apuramento fiscal (o famoso "software de duplo uso"), com coima de 3 750 € a 37 500 €, sem prejuízo de responsabilidade criminal.

A estes valores somam-se as coimas por falta de emissão ou de comunicação de faturas. Numa inspeção da AT ou da ASAE, o programa de faturação é dos primeiros pontos verificados. Não vale a pena o risco: as soluções certificadas de entrada de gama custam hoje menos do que uma única refeição por mês.

Como escolher um POS certificado para o seu restaurante

Estar na lista da AT é o requisito mínimo, não o critério de escolha: há centenas de programas certificados. Para um restaurante, o que distingue um bom POS é o que acontece entre a comanda e a conta. Verifique:

1. Funções de restauração a sério: mapa de mesas, comandas por lugar, envio para a impressora da cozinha ou KDS, contas separadas, transferência de mesa, gestão de esplanada.
2. Certificação atual: confirme o nome e a versão na lista da AT e o número de certificado impresso nos documentos de teste.
3. Automatismos fiscais: comunicação de séries (ATCUD), QR, envio automático do SAF-T até ao dia 5, comunicação de inexistência de faturação nos meses fechados.
4. Modelo de preço: mensalidade, custo por posto adicional, taxas de instalação e de formação; peça sempre o preço final com IVA discriminado.
5. Funcionamento offline: numa quebra de internet a meio do serviço de sábado, o POS tem de continuar a emitir e sincronizar depois.
6. Integrações: contabilidade (envio direto ao contabilista), plataformas de delivery, e idealmente exportação de dados para acompanhar os seus KPIs de restaurante sem recolha manual.

No ecossistema português, é útil conhecer os nomes que vai encontrar: a Zone Soft (zonesoft.pt), com o ZS Rest, é um dos fabricantes de POS mais implantados na restauração nacional, e soluções cloud como a Cegid Vendus (certificado AT n.º 2230) ou o Moloni (certificado AT n.º 2860) cobrem desde o quiosque de rua ao restaurante com várias salas. Não é uma recomendação de nenhum deles: teste com o seu fluxo real de serviço antes de decidir.

E o sistema de reservas? Uma camada diferente, que o POS não cobre

Sejamos claros: o ViteUneTable não é um programa de faturação e não está, nem tem de estar, na lista da AT. Nenhum sistema de reservas emite faturas; e nenhum POS certificado gere bem o que acontece antes de o cliente se sentar: o pedido de reserva às 23 h, a confirmação automática, a lista de espera, o no-show de sexta à noite.

São duas ferramentas complementares. O programa certificado trata da conta e do fisco; o sistema de reservas enche a sala que o POS depois fatura. O ViteUneTable faz essa parte com uma versão gratuita ilimitada e 0 % de comissão por reserva, e os planos pagos (Pack Standard a 29 € sem IVA/mês, Standard + Anti No-Show a 49 € sem IVA/mês) acrescentam as proteções contra no-show. Quando estiver a montar o seu conjunto de ferramentas, pense nas duas camadas desde o início: o dinheiro que o POS regista começa numa mesa reservada.

Nota importante para leitores no Brasil

Este artigo aplica-se exclusivamente a Portugal. No Brasil, o regime é completamente diferente: não existe certificação da AT nem SAF-T (PT); a emissão passa por notas fiscais eletrónicas (NFC-e, NF-e) autorizadas pela SEFAZ de cada estado, com regras, credenciamento e equipamentos próprios que variam de estado para estado e até por município. Nada do que leu acima (limiares, ATCUD, coimas do RGIT) vale no mercado brasileiro. Se opera no Brasil, comece pelo nosso guia sobre abrir um restaurante no Brasil.

Perguntas frequentes

O Excel serve para faturar no meu restaurante?

Não. O Excel não é um programa certificado pela AT: não assina digitalmente os documentos, não gera ATCUD nem código QR e não produz o ficheiro SAF-T (PT). Se o seu restaurante está abrangido pelo artigo 4.º do DL 28/2019 (e quase todos estão), faturar em Excel expõe-no a uma coima de 1 500 € a 18 750 € nos termos do artigo 128.º do RGIT.

Que programas de faturação estão certificados pela AT?

A lista oficial, com mais de 900 programas e as versões aprovadas, está publicada no Portal das Finanças (consulta de programas certificados). Na restauração encontrará nomes como ZS Rest da Zone Soft, Cegid Vendus ou Moloni, entre muitos outros. Confirme sempre o par programa + versão e o estado "Certificado" antes de contratar.

Sou obrigado a pedir o NIF ao cliente?

Não, e o cliente também não é obrigado a dá-lo. A sua obrigação é emitir fatura em todas as vendas, com ou sem NIF, e incluir o NIF sempre que o cliente o peça. Muitos clientes pedem: a dedução no IRS de 15 % do IVA da restauração (até 250 € por agregado, artigo 78.º-F do CIRS) torna a "fatura com contribuinte" um hábito nacional.

Posso emitir faturas à mão se o sistema falhar?

Sim, em caso de inoperacionalidade do programa pode emitir faturas pré-impressas em tipografia autorizada, mas depois tem de as recuperar para o software, para que sigam no SAF-T do mês. É uma solução de recurso prevista no artigo 4.º, n.º 4 do DL 28/2019, não um modo de funcionamento normal.

Até quando tenho de comunicar as faturas à AT?

Desde 2023, até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão. A maioria dos POS de restauração envia o SAF-T (PT) automaticamente ou comunica os documentos em tempo real, sem intervenção sua. Nos meses sem faturação (férias, obras), há ainda assim que comunicar a inexistência de faturação.

O sistema de reservas precisa de ser certificado pela AT?

Não. A certificação aplica-se apenas aos programas que emitem faturas e documentos fiscalmente relevantes. Um sistema de reservas como o ViteUneTable gere pedidos de reserva, confirmações e no-shows; não emite faturas, por isso a certificação não se lhe aplica. Precisa dos dois: um POS certificado para faturar e um sistema de reservas para encher a sala.