Gastgegevens en de AVG in je restaurant: de praktische gids voor 2026

De AVG heeft in de horeca een beroerde reputatie: je denkt aan boetes, advocaten en onleesbare formulieren. Sommige adviezen maken het erger en beweren dat je al toestemming nodig hebt om een naam in je reserveringsboek te zetten. De werkelijkheid is een stuk relaxter. De wet verbiedt geen gastenbestand, ze vraagt drie dingen die gewoon gezond verstand zijn: verzamel alleen wat je nodig hebt, bewaar niets eeuwig, en respecteer een paar basisrechten van je gasten.

Een restaurant dat reserveringen aanneemt, verwerkt onvermijdelijk persoonsgegevens: een naam, een telefoonnummer, vaak een e-mailadres, soms een allergie. Deze gids laat zien wat je mag vragen en hoe lang je het mag bewaren, hoe het verwerkingsregister er in de mkb-versie uitziet, wat er in je privacyverklaring hoort, en wat het contract met je reserveringssysteem moet regelen. Met bij elke stap de Nederlandse bronnen: de Autoriteit Persoonsgegevens voor de AVG, de ACM voor e-mailreclame, de Belastingdienst voor je administratie.

In het kort:

• je mag een gastenbestand bijhouden: de reservering zelf steunt op de uitvoering van een overeenkomst, daar is geen toestemming voor nodig;
• de AVG noemt geen vaste bewaartermijn: je kiest er zelf een, legt de onderbouwing vast en zet de termijn in je privacyverklaring;
• een allergie is een gezondheidsgegeven: alleen noteren als de gast het zelf aangeeft, en alleen gebruiken voor het eten;
• op een verzoek om inzage of verwijdering reageer je binnen een maand;
• e-mails naar eigen gasten mogen zonder voorafgaande toestemming dankzij de uitzondering in de Telecommunicatiewet, met een werkende afmeldlink;
• met je reserveringssysteem heb je een verwerkersovereenkomst nodig, en je wilt weten van wie de gastgegevens daar echt zijn.

Welke gastgegevens mag je vragen bij een reservering?

Het basisprincipe van de AVG heet minimale gegevensverwerking: je verzamelt wat nodig is voor het doel, en niet meer. Voor een tafelreservering is het lijstje kort en volstrekt onproblematisch:

• naam (of voor- en achternaam): om de gast te begroeten en de reservering te herkennen;
• telefoonnummer: om elkaar te kunnen bereiken als er iets tussenkomt;
• e-mailadres: voor de bevestiging en de herinnering;
• datum, tijd en aantal personen: dat is de reservering zelf;
• bijzondere wensen: kinderstoel, terras, verjaardag.

Omgekeerd geldt: geboortedatum, woonadres of beroep horen niet thuis in een reserveringsformulier, want ze zijn niet nodig om een tafel klaar te zetten. Precies die zuinigheid vraagt de AVG, en een goed gebouwd reserveringsformulier past haar vanzelf toe: het vraagt alleen het noodzakelijke, verstuurt de bevestiging automatisch, en je gastenbestand groeit netjes mee met elke service. Zo werkt ViteUneTable, een gratis reserveringssysteem waarbij de gastgegevens van het restaurant blijven: elke reservering vult jouw bestand, niet dat van een tussenpartij.

Allergieën en diëten: opgelet, gezondheidsgegevens

Eén geval verdient een aparte alinea. De AVG rekent gezondheidsgegevens tot de bijzondere persoonsgegevens met extra bescherming, en een allergie die een gast bij het reserveren doorgeeft valt daaronder: ze zegt iets over iemands gezondheid. Geen reden voor paniek, als je drie regels aanhoudt:

1. De gast geeft de allergie zelf aan, je vraagt er niet verplicht naar. Een vrij opmerkingenveld waarin de gast schrijft wat hij kwijt wil, is iets heel anders dan een verplicht veld over voedselbeperkingen.
2. De informatie dient het eten, niet de marketing. Gebruik haar in de keuken op de dag van de reservering. Bouw er nooit een reclamesegment mee, daarvoor zou je uitdrukkelijke toestemming nodig hebben.
3. Bewaar haar niet eindeloos. Een allergienotitie bij een reservering van drie jaar geleden dient nergens meer voor. Schoon zulke velden regelmatig op of laat de gast ze bij elke reservering opnieuw invullen.

Op welke grondslag verwerk je reserveringsgegevens?

Elke gegevensverwerking heeft onder de AVG een grondslag nodig. Dat klinkt dreigender dan het is, want voor een restaurant dekken twee situaties bijna alles af.

De reservering zelf: uitvoering van een overeenkomst. Wie een tafel reserveert, sluit een afspraak met je, en naam en contactgegevens zijn nodig om die na te komen. Geen vinkje, geen toestemmingsformulier: de reservering is de overeenkomst. Dat geldt ook voor de bevestigingsmail en de herinnering vlak voor de service; die horen bij het nakomen van de afspraak. Beweert een adviseur dat je al een handtekening nodig hebt om een naam te noteren, dan kun je doorbladeren.

Marketing is een eigen hoofdstuk. Zodra je hetzelfde e-mailadres wilt gebruiken voor een nieuwsbrief of een actie, verlaat je de uitvoering van de overeenkomst en gelden de regels van de volgende paragraaf.

Gezondheidsgegevens: alleen met uitdrukkelijke toestemming voor elk doel buiten de maaltijd zelf. Bij twijfel: weglaten. Een gastenbestand heeft geen gevoelige gegevens nodig om nuttig te zijn.

Nieuwsbrief naar je gasten: wat de Telecommunicatiewet toestaat

Veel horecaondernemers durven hun gasten sinds de AVG niet meer te mailen. Zonde, want de regels zijn gunstiger dan hun reputatie, en ze staan niet eens in de AVG zelf maar in artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet, het Nederlandse spamverbod. Toezichthouder is hier niet de Autoriteit Persoonsgegevens maar de ACM.

De hoofdregel: reclame per e-mail mag alleen met voorafgaande toestemming. Maar de wet kent een uitzondering voor wat zij een "bestaande klantrelatie" noemt, en die is voor een restaurant goud waard. De ACM legt de voorwaarden uit: eigen gasten mag je ongevraagd berichten sturen over producten of diensten die lijken op wat ze eerder bij je afnamen, zolang je duidelijk de afzender bent en elke e-mail een snelle, gratis afmeldmogelijkheid bevat. Een gast die bij je gegeten heeft, mag dus je nieuwe kaart of je kerstmenu in zijn inbox krijgen. Werk je met toestemming, bewaar dan het bewijs: de ACM verwacht dat je toestemming tot vijf jaar na verzending kunt aantonen. Hoe je daar een fatsoenlijke gastenmailing van maakt, met onderwerpregels en frequentie, lees je in onze gids over e-mailmarketing voor je restaurant.

Belangrijk is de scheiding: de reserveringsbevestiging is geen reclame en heeft geen toestemming nodig. De reclamemail is reclame en heeft toestemming of de uitzondering voor eigen gasten nodig. Wie beide in één bericht mengt, maakt van een toegestane e-mail een verboden e-mail.

Hoe lang mag je gastgegevens bewaren?

De meestgestelde vraag, en het eerlijke antwoord vooraf: de AVG noemt geen enkele concrete termijn. De Autoriteit Persoonsgegevens is er duidelijk over: je bepaalt zelf hoe lang je persoonsgegevens bewaart, zolang het niet langer is dan noodzakelijk voor het doel, je de keuze onderbouwt en vastlegt, en je de termijn in je privacyverklaring vermeldt. Voor sommige gegevens bestaan wel wettelijke termijnen in andere wetten, vooral in de belastingwetgeving. Daaruit volgt voor een restaurant een goed verdedigbare praktijk:

Die 2 jaar is geen wettelijk getal, en dat is precies het punt: er bestaat geen wettelijk getal voor gastgegevens. Kies je zelf 18 maanden of 3 jaar, dan kan dat ook, zolang je opschrijft waarom die termijn past bij je doel. Twee nuances maken de regel in de praktijk goed leefbaar:

• De klok start bij elk bezoek opnieuw. Een vaste gast die elke maand komt, blijft in je bestand zolang hij komt, en daarna nog de overgangstermijn. Je raakt nooit een actieve gast kwijt. Hoe je die historie gebruikt om gasten te laten terugkomen, is een verhaal apart.
• Je administratie is geen marketingarchief. De factuur van het kerstdiner moet 7 jaar bewaard blijven voor de Belastingdienst, maar dat geeft je niet het recht om het e-mailadres van de organisator even lang voor reclame te gebruiken. Gescheiden denken: boekhouding archiveren, marketinggegevens opschonen.

Praktisch betekent het: één opschoonronde per jaar. Gasten zonder enige interactie sinds ongeveer twee jaar gaan uit het gastenbestand, de administratie blijft onaangeroerd in haar eigen archief. Een goed reserveringssysteem toont per gast de datum van de laatste reservering, dan is de ronde in een uur klaar.

De rechten van je gasten: inzage, correctie, verwijdering

Je gasten hebben afdwingbare rechten op hun gegevens: weten wat je over ze hebt opgeslagen (recht op inzage), fouten laten corrigeren, verwijdering vragen, bezwaar maken tegen reclame. Voor je antwoord heb je maximaal een maand.

In de echte restaurantpraktijk zijn zulke verzoeken zeldzaam en in vijf minuten afgehandeld:

• "Verwijder mij uit jullie bestand": je verwijdert het gastprofiel uit je systeem. Alleen facturen blijven in het administratiearchief, dat eist de belastingwet.
• "Wat weten jullie over mij?": je opent het profiel en deelt de inhoud: contactgegevens, reserveringshistorie, notities.
• "Geen e-mails meer": dat hoort de afmeldlink in elke e-mail al te regelen voordat iemand je hoeft te schrijven.

Wie vindt dat je zijn gegevens te lang bewaart of niet reageert, kan een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Nog een praktische waarschuwing: gastgegevens horen in je systeem, nooit in een openbaar antwoord. Wie in een reactie op een review de volledige naam of het bezoek van een gast bevestigt, deelt persoonsgegevens met heel het internet.

Het verwerkingsregister, mkb-versie

Het verwerkingsregister is het document dat vastlegt wat je met gegevens doet: wat, waarvoor, hoe lang, met welke beveiliging. Het hoort bij de verantwoordingsplicht van de AVG. De vaak geciteerde uitzondering voor bedrijven onder de 250 medewerkers helpt in de praktijk nauwelijks, want ze geldt niet bij regelmatige verwerking, en reserveringen en loonadministratie zijn nu eenmaal regelmatig. Het goede nieuws: voor een restaurant is het register kort. Zo ziet de regel voor het reserveringsbeheer eruit:

• doel: aannemen en beheren van tafelreserveringen;
• gegevens: naam, telefoon, e-mail, datum en tijd, aantal personen, bijzondere wensen;
• betrokkenen: gasten en aanvragers van het restaurant;
• ontvangers: eigenaar en bedienend team; de leverancier van het reserveringssysteem als verwerker;
• bewaartermijn: duur van de gastrelatie plus 2 jaar, jaarlijkse opschoonronde;
• beveiliging: toegang met wachtwoord, hosting in Europa, geen zwervende Excel-exports op drie computers.

Daarnaast eenzelfde regel voor de loonadministratie en eventueel voor camerabewaking, klaar. Eén middag werk, geen half jaar project.

Je privacyverklaring: verplicht, maar geen advocatenwerk

De AVG geeft iedereen het recht op informatie: wie gegevens over iemand verwerkt, moet uitleggen wat, waarvoor en hoe lang. Voor een restaurant is de privacyverklaring de plek waar die uitleg staat, in gewone taal, gelinkt vanaf je website en je reserveringsformulier. De kern past op één pagina:

1. wie de gegevens verwerkt (jouw zaak, met contactgegevens);
2. welke gegevens je verzamelt en waarvoor (reserveringen beheren, bevestigen en herinneren, eigen gasten mailen);
3. de grondslag per doel (overeenkomst voor de reservering, de uitzondering voor eigen gasten of toestemming voor de nieuwsbrief);
4. hoe lang je bewaart (jouw gekozen termijn, dezelfde als in je register);
5. met wie je deelt (je reserveringssysteem als verwerker, verder niemand);
6. hoe de gast zijn rechten uitoefent en waar hij kan klagen.

Geen wollige juridische sjablonen nodig: een verklaring die klopt met wat je werkelijk doet, is meer waard dan tien pagina's gekopieerde standaardtekst die niemand leest en die niet over jouw zaak gaat.

De verwerkersovereenkomst met je reserveringssysteem

Zodra je reserveringen in software leven, verwerkt de leverancier gastgegevens namens jou. Daarvoor eist de AVG een verwerkersovereenkomst: een contract dat vastlegt dat de leverancier alleen op jouw instructie handelt, de gegevens beveiligt en ze bij het einde van het contract teruggeeft of verwijdert. Elke serieuze aanbieder legt je die overeenkomst uit zichzelf voor, meestal online te accepteren. Ontbreekt ze, dan is dat een rood vlaggetje, want verantwoordelijk blijf jij.

De verwerkersovereenkomst is ook het goede moment voor een vraag die bijna geen enkele gids stelt: van wie is je gastenbestand eigenlijk? Bij klassieke reserveringssoftware is de zaak helder: de leverancier is verwerker, de gegevens blijven van jou. Bij een marktplaatsplatform ligt het door de constructie anders: de gast die daar reserveert, maakt een account aan bij het platform en wordt ook gebruiker van dat platform, dat hem vervolgens het hele eigen aanbod aanprijst, inclusief de restaurants van je concurrentie. Dat is niet stiekem, het is het verdienmodel van een marktplaats. Drie vragen aan elke aanbieder, groot of klein:

1. Kan ik mijn volledige gastenbestand op elk moment exporteren, in een bruikbaar formaat en zonder kosten?
2. Wie mag de gegevens voor marketing gebruiken: alleen ik, of ook het platform voor eigen doelen?
3. Wat gebeurt er met de gegevens als ik opzeg?

Bij ViteUneTable is het antwoord simpel en onderdeel van het concept: het gastenbestand is van het restaurant, de gratis versie neemt onbeperkt reserveringen aan met 0% commissie, en gastgegevens worden nooit gebruikt om andere zaken aan te prijzen. Maar laten we eerlijk zijn: geen enkele software ter wereld maakt je met één druk op de knop "AVG-proof". Verwerkingsverantwoordelijke blijf je zelf; goed gereedschap maakt de plichten alleen een stuk lichter.

Het papieren reserveringsboek: het onderschatte risico

Een hardnekkig misverstand is dat de AVG alleen voor computers geldt. Ze geldt ook voor gestructureerde papieren dossiers, en een reserveringsboek met namen en telefoonnummers is precies dat.

De praktische problemen zijn snel opgesomd. Het boek ligt open bij de ingang en toont elke wachtende gast de namen en nummers van alle anderen. Vraagt iemand inzage of verwijdering, dan blader je door maanden aan pagina's en "wis" je met een viltstift. Een bewaartermijn heeft een boek dat jaren op de plank staat, van nature niet. En raakt het kwijt, dan zijn in één klap alle gastgegevens van een jaar weg, zonder back-up. Niets hiervan is verboden, maar alles eraan is omslachtig. Een digitaal systeem centraliseert de gegevens en maakt inzage, correctie en verwijdering een kwestie van seconden.

Je aanpak in één middag

Tot slot de minimale checklist van een ontspannen AVG-proof restaurant:

1. Inventariseer: waar leven je gastgegevens vandaag? Reserveringssysteem, papieren boek, Excel, mailbox, kassa?
2. Verwijder gevaarlijke duplicaten: Excel-exports die op meerdere computers sluimeren, zijn je grootste lekrisico.
3. Vul het register in: één regel voor reserveringen, één voor loon en eventueel één voor camera's.
4. Zet je privacyverklaring online: wie verwerkt wat, waarvoor, hoe lang, en hoe oefent de gast zijn rechten uit? Gelinkt vanaf het reserveringsformulier en de website.
5. Plan een jaarlijkse opschoonronde: gasten zonder interactie sinds zo'n twee jaar eruit, administratie blijft in het archief.
6. Controleer je leverancier: verwerkersovereenkomst aanwezig, export altijd mogelijk, geen vreemd gebruik van jouw gastgegevens.

Niets op deze lijst vraagt om een jurist in vaste dienst. En maakt je huidige reserveringstool een van deze punten onmogelijk, dan zit het probleem waarschijnlijk in de tool, niet in de AVG.

Veelgestelde vragen

Verbiedt de AVG een gastenbestand in een restaurant?

Nee, integendeel: de AVG reguleert het gastenbestand, ze verbiedt het niet. De reservering steunt op de uitvoering van een overeenkomst en heeft geen toestemming nodig. Je hoofdplichten: alleen het noodzakelijke verzamelen, de bewaartermijn beperken en onderbouwen, en verzoeken om inzage, correctie of verwijdering binnen een maand beantwoorden.

Hoe lang mag een restaurant gastgegevens bewaren?

De AVG noemt geen vaste termijn: volgens de Autoriteit Persoonsgegevens bepaal je zelf een termijn, onderbouw je die en zet je haar in je privacyverklaring. Een verdedigbare praktijk voor gastprofielen: zolang de gastrelatie loopt, daarna ongeveer 2 jaar na het laatste bezoek. Elke nieuwe reservering start de klok opnieuw. Facturen en administratie vallen onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar, zonder marketinggebruik.

Mag ik mijn gasten een nieuwsbrief sturen zonder toestemming?

Onder voorwaarden ja. Artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet kent een uitzondering voor eigen gasten: wie bij je heeft gegeten, mag je mailen over vergelijkbare producten en diensten, zolang je duidelijk de afzender bent en elke e-mail een snelle, gratis afmeldmogelijkheid bevat. De ACM houdt toezicht. Voor mensen die nooit bij je aten, blijft voorafgaande toestemming verplicht.

Is een voedselallergie een bijzonder persoonsgegeven?

Ja. Een allergie die een gast doorgeeft, zegt iets over zijn gezondheid en valt daarmee onder de bijzondere persoonsgegevens van de AVG. In de praktijk: de gast geeft haar vrijwillig aan, je gebruikt haar alleen voor de bereiding van zijn maaltijd en bewaart haar niet blijvend. Als marketingcriterium is ze taboe.

Geldt de AVG ook voor een papieren reserveringsboek?

Ja. Zodra een papieren dossier gestructureerd is en je de gegevens van een persoon erin kunt terugvinden, valt het onder de AVG, en een reserveringsboek met namen en telefoonnummers voldoet daaraan. Het papier maakt vooral de rechten van je gasten lastig uitvoerbaar: inzage en verwijdering over maanden aan pagina's zijn omslachtig. Een digitaal systeem maakt beide een kwestie van seconden.

Heb ik een verwerkersovereenkomst nodig met mijn reserveringssysteem?

Ja. Zodra een leverancier gastgegevens namens jou verwerkt, eist de AVG een verwerkersovereenkomst. Serieuze aanbieders leggen die uit zichzelf voor. Controleer bij die gelegenheid ook of je je gastenbestand altijd kunt exporteren en of de leverancier de gegevens uitsluitend voor jou gebruikt.