Restorāna KPI rādītāji: 9 skaitļi, kam sekot līdzi katru nedēļu

Pilna zāle piektdienas vakarā vēl nenozīmē, ka restorāns pelna. Un kluss otrdienas vakars ne vienmēr nozīmē, ka ir slikti. Sajūtas maldina, skaitļi ne. Tāpēc pieredzējuši īpašnieki reizi nedēļā atvēl 15 minūtes savam rādītāju panelim: dažiem KPI (key performance indicators, galvenajiem darbības rādītājiem), kas parāda, kur nauda ienāk, kur tā aizplūst un kas jāmaina.

Labā ziņa: lielākā daļa datu jums jau ir. Kases sistēma (POS) zina apgrozījumu un rēķinus, grāmatvedība zina izmaksas, bet galdiņu rezervēšanas sistēma, kas automātiski uzkrāj rezervāciju datus, zina noslodzi, neierašanos un kanālus, pa kuriem viesi pie jums nonāk. Atliek šos skaitļus savilkt vienā pārskatā.

Šajā rakstā: 9 rādītāji, katram formula, datu avots un godīgs skaidrojums, ko nozīmē „labs” rezultāts. Uzreiz brīdinājums: Latvijā publiskotu nozares etalonu gandrīz nav, tāpēc tur, kur atsauces skaitļa nav, salīdziniet sevi ar sevi: šī nedēļa pret iepriekšējo, šis mēnesis pret to pašu mēnesi pērn.

Naudas rādītāji: cik nopelnāt un cik atdodat

1. Apgrozījums uz atvērto stundu

Definīcija: cik eiro restorāns nopelna vidēji vienā darba stundā.

Formula: apgrozījums periodā / atvērto stundu skaits periodā.

Datu avots: kases sistēma (apgrozījums) un jūsu darba laiks.

Kopējais mēneša apgrozījums slēpj problēmas: tas var augt tikai tāpēc, ka strādājat ilgāk. Apgrozījums uz stundu parāda, kuras stundas tiešām pelna. Ja pirmdienās no plkst. 15.00 līdz 17.00 zāle stāv tukša, bet virtuve un viesmīļi ir darbā, šis rādītājs to parādīs nepielūdzami. Tieši no šī skaitļa izriet lēmumi par darba laika saīsināšanu, dienas piedāvājumu vai laimīgajām stundām klusajos posmos.

Etalona šeit nav un nevar būt: viss atkarīgs no vietu skaita un koncepcijas. Sekojiet dinamikai pa nedēļas dienām un stundām.

2. Vidējais rēķins

Definīcija: cik viens viesis vai viens galdiņš vidēji iztērē vienā apmeklējumā.

Formula: apgrozījums / rēķinu skaits (vai apgrozījums / apkalpoto viesu skaits, ja gribat skatīt uz viesi).

Datu avots: kases sistēma; viesu skaitu uz rezervāciju precīzi zina rezervāciju sistēma.

Vidējais rēķins ir ātrākais veids, kā celt apgrozījumu bez neviena jauna viesa: deserti, dzērienu piedāvājums, viesmīļu ieteikumi. Svarīgi to skatīt atsevišķi pusdienām un vakariem, citādi lētais dienas piedāvājums „noslēpj” vakara dinamiku. Kā šo skaitli mērķtiecīgi palielināt, esam aprakstījuši atsevišķā rakstā par vidējo rēķinu restorānā.

3. Ēdienu pašizmaksa (food cost)

Definīcija: cik liela daļa no ēdiena pārdošanas cenas aiziet izejvielās.

Formula: izejvielu izmaksas / pārdošanas cena × 100. Visam restorānam: periodā izlietoto produktu izmaksas / ēdienu apgrozījums × 100.

Datu avots: piegādātāju rēķini un noliktavas uzskaite pret kases sistēmas pārdošanas datiem.

Šis ir viens no retajiem rādītājiem ar publiski citējamu atsauci Latvijā: HoReCa aprīkojuma uzņēmuma BHS ēdienkartes veidošanas ceļvedis norāda, ka profesionālajā virtuvē food cost mērķis ir 28–35 % un ēdiens, kura pašizmaksa pārsniedz 35 %, nav rentabls vai ir novērtēts par lētu. Detalizētu aprēķina metodiku ar piemēriem atradīsiet mūsu rakstā par ēdienu pašizmaksu (food cost).

Rēķiniet šo rādītāju vismaz reizi mēnesī un atsevišķi pa ēdienkartes sadaļām: bieži izrādās, ka dzērieni un deserti „velk” visu restorānu, kamēr daži pamatēdieni strādā ar zaudējumiem.

4. Darbaspēka izmaksu īpatsvars

Definīcija: algas ar visiem darba devēja nodokļiem pret apgrozījumu.

Formula: (bruto algas + darba devēja VSAOI) / apgrozījums × 100.

Datu avots: grāmatvedība vai algu programma pret kases sistēmas apgrozījumu.

Latvijā publiskota nozares etalona šim rādītājam nav. Starptautiskajā restorānu praksē kā aptuvenu īkšķa likumu bieži min aptuveni trešdaļu no apgrozījuma, taču uztveriet to tikai kā orientieri, nevis normu: pilna servisa restorānā ar plašu komandu īpatsvars būs lielāks nekā pašapkalpošanās formātā. Svarīgākais atkal ir dinamika: ja darbaspēka procents aug vairākus mēnešus pēc kārtas, vai nu maiņu grafiks neatbilst reālajai noslodzei, vai cenas atpaliek no algu kāpuma.

Praktisks solis: salieciet maiņu grafiku blakus apgrozījumam pa stundām no 1. rādītāja. Klusās stundas ar pilnu sastāvu ir visdārgākā kombinācija restorānā.

Zāles un rezervāciju rādītāji: cik efektīvi strādā galdiņi

5. Galdiņu aprite

Definīcija: galdiņu aprite ir tas, cik reižu viens galdiņš viena servisa laikā uzņem jaunus viesus (angliski „table turnover”).

Formula: apkalpoto rezervāciju un viesu grupu skaits / galdiņu skaits (par vienu servisu: pusdienām vai vakaru atsevišķi).

Datu avots: rezervāciju sistēma un zāles plāns; bez tiem šo skaitli praktiski neviens nemēra.

Ja galdiņš vakarā apkalpo vienu kompāniju, kas atnāk plkst. 19.00 un paliek līdz slēgšanai, aprite ir 1. Ja pēc plkst. 21.00 to pašu galdiņu izdodas piedāvāt vēl vienai rezervācijai, aprite ir 2, un apgrozījums no tā paša kvadrātmetra gandrīz dubultojas. Instrumenti šeit ir sēdināšanas laiku plānošana un pārdomāts galdiņu izvietojums; kā to organizēt, esam aprakstījuši rakstā par zāles plānu un galdiņu apriti.

6. Noslodze (fill rate)

Definīcija: cik liela daļa no pieejamajām vietām vai galdiņiem konkrētajā servisā ir aizņemta.

Formula: aizņemtās vietas / pieejamās vietas × 100 (par katru servisu).

Datu avots: rezervāciju sistēma; tiešsaistes rezervāciju grāmatā katrs vakars ir redzams kā aizpildīts vai tukšs, tāpēc noslodze aprēķinās pati.

Noslodze ir jūsu „karte”: tā parāda, kuri vakari jāpiepilda ar mārketingu un kuros, gluži pretēji, vērts domāt par apriti un rezervāciju laiku logiem, jo pieprasījums pārsniedz vietas. Vidējais mēneša skaitlis maz ko pasaka, skatieties sadalījumu pa nedēļas dienām un servisiem.

7. Neierašanās (no-show) īpatsvars

Definīcija: cik liela daļa rezervāciju beidzas ar to, ka viesi vienkārši neatnāk un nebrīdina.

Formula: neieradušās rezervācijas / apstiprinātās rezervācijas × 100.

Datu avots: tikai rezervāciju sistēma; papīra burtnīcā šie dati pazūd.

Latvijā publiskas neierašanās statistikas nav, tāpēc vienīgais korektais etalons ir jūsu pašu vēsture: mēriet procentu katru mēnesi un skatieties, vai tas krītas pēc katra ieviestā pasākuma. Automātiski atgādinājumi, vienkārša atcelšanas iespēja un kartes rezervācija lielām grupām šo procentu samazina būtiski; visus paņēmienus esam apkopojuši rakstā par to, kā samazināt neierašanos restorānā.

8. Rezervāciju kanālu sadalījums

Definīcija: pa kādiem kanāliem viesi pie jums nonāk: tālrunis, mājaslapa, „Reserve with Google”, sociālie tīkli, viesi bez iepriekšējas rezervācijas (walk-in).

Formula: katra kanāla rezervācijas / visas rezervācijas × 100.

Datu avots: rezervāciju sistēma, kas katrai rezervācijai fiksē izcelsmi.

Šis rādītājs atbild uz jautājumu, kur ieguldīt mārketinga naudu. Ja 80 % rezervāciju joprojām ienāk pa tālruni, katrs zvans apkalpošanas laikā maksā viesmīļa uzmanību, un tiešsaistes kanāla izaugsme ir tiešs ieguvums. Ja aug „Reserve with Google” daļa, jūsu Google uzņēmuma profils strādā, un to vērts uzturēt vēl rūpīgāk.

Reputācijas rādītājs: atsauksmju vidējais vērtējums

Definīcija: vidējā zvaigžņu atzīme Google atsauksmēs (un citās platformās, kur jūs vērtē), kā arī jauno atsauksmju plūsma mēnesī.

Formula: platforma to aprēķina pati; jūsu darbs ir reizi mēnesī pierakstīt vērtējumu, atsauksmju skaitu un izlasīt jaunās.

Datu avots: Google uzņēmuma profils, Tripadvisor un citas platformas, kur jūsu restorāns ir atrodams.

Vērtējums ir vienīgais KPI, ko viesi redz pirms ierašanās, tāpēc tas netieši ietekmē visus pārējos rādītājus: noslodzi, kanālu sadalījumu, pat vidējo rēķinu. Sekojiet ne tikai vidējai atzīmei, bet arī tempam: desmit jaunas atsauksmes mēnesī ar vērtējumu 4,6 ir spēcīgāks signāls nekā sen iesalusi atzīme 4,8.

Kā to savilkt kopā: nedēļas un mēneša pārskats

Nav vajadzīga sarežģīta programmatūra, pietiek ar vienu izklājlapu un disciplīnu:

• Katru nedēļu (15 minūtes): apgrozījums pa dienām un stundām, noslodze pa servisiem, neierašanās gadījumi, kanālu sadalījums. Tie ir „ātrie” rādītāji, uz kuriem var reaģēt uzreiz: mainīt maiņu grafiku, atvērt vairāk vietu tiešsaistē, piezvanīt lielajai grupai.
• Katru mēnesi (stunda): vidējais rēķins, ēdienu pašizmaksa, darbaspēka īpatsvars, atsauksmju vērtējums. Tie ir „lēnie” rādītāji, kas prasa grāmatvedības datus un rāda tendences.

Praktiska piebilde par datu avotiem: naudas pusi jums jau uzskaita kases sistēma un grāmatvedība, bet zāles pusei ir vajadzīga rezervāciju uzskaite digitālā formā. ViteUneTable bezmaksas versijā katra rezervācija ar viesu skaitu, laiku, kanālu un statusu (ieradās, atcēla, neieradās) uzkrājas automātiski, bez komisijas maksas un bez saistībām, tātad noslodze, neierašanās procents un kanālu sadalījums ir gatavi bez papildu darba. Godīgi piebildīsim: pašizmaksu un darbaspēka procentu neviena rezervāciju sistēma neizrēķinās, tur bez grāmatvedības neiztikt.

Sāciet ar trim rādītājiem, nevis deviņiem: apgrozījums uz stundu, ēdienu pašizmaksa un neierašanās procents. Kad tie kļūst par ieradumu, pievienojiet pārējos.

Biežāk uzdotie jautājumi

Cik bieži jāpārskata restorāna KPI rādītāji?

Ātros rādītājus (apgrozījums, noslodze, neierašanās, kanāli) skatiet reizi nedēļā, finanšu rādītājus (pašizmaksa, darbaspēka īpatsvars, vidējais rēķins) reizi mēnesī. Retāk par mēnesi nozīmē, ka problēmu pamanīsiet tikai tad, kad tā jau būs maksājusi naudu.

Kāds ēdienu pašizmaksas procents ir normāls?

Publiski citējams orientieris Latvijā ir BHS ēdienkartes ceļvedī minētais 28–35 % mērķis profesionālajā virtuvē: ēdiens virs 35 % vai nu nav rentabls, vai ir novērtēts par lētu. Precīzais mērķis atkarīgs no koncepcijas, tāpēc svarīgāk ir rēķināt regulāri un pa ēdieniem, nevis trāpīt vienā „pareizajā” ciparā.

Vai KPI mērīšanai vajag īpašu programmatūru?

Nē. Pietiek ar kases sistēmu, grāmatvedības datiem, izklājlapu un rezervāciju sistēmu, kas fiksē rezervāciju vēsturi. Bez pēdējās gan noslodzi, galdiņu apriti un neierašanos praktiski izmērīt nevar: papīra burtnīca šos datus neuzkrāj.

Ar kuriem rādītājiem sākt, ja laika ir maz?

Ar trim: apgrozījums uz atvērto stundu (parāda, kuras stundas nepelna), ēdienu pašizmaksa (lielākā izmaksu pozīcija, ko var vadīt) un neierašanās procents (tiešs zaudējums, ko var samazināt ar atgādinājumiem un rezervāciju noteikumiem).

Kāpēc nevar vienkārši sekot kopējam mēneša apgrozījumam?

Tāpēc, ka apgrozījums var augt, kamēr peļņa krītas: pietiek ar dārgākām izejvielām, garākām darba stundām vai lielāku neierašanās procentu. KPI rādītāji sadala vienu lielo skaitli daļās, kuras katru var ietekmēt atsevišķi.