Ravintolan tunnusluvut: KPI-mittarit, joita kannattaa oikeasti seurata

Hae verkosta "ravintolan tunnusluvut", ja löydät listoja, joissa on 15, 20 tai 25 mittaria, usein sellaisen ohjelmistotoimittajan kirjoittamia, jonka järjestelmä sattuu näyttämään juuri ne mittarit. Ketjulle, jolla on oma talousosasto, tämä sopii. Ravintoloitsijalle, joka tekee itse tilaukset, työvuorolistan ja puolet illan vuoroista, 25 luvun dashboard ei ole johtamisväline vaan läksy, joka jää tekemättä.

Alan todellisuus on yksinkertaisempi ja armottomampi. Suomalaisen ravintolan liikevaihdosta yli 90 % sulaa kuluihin, ja viivan alle jää hyvänä vuonna noin 6 %, kuten Suomen Baarimestarien seuran puheenjohtaja Saara Alander laski Avecin kolumnissaan. Kun koko vuoden tulos ratkeaa parilla prosenttiyksiköllä, sinua ei pelasta se, että mittaat kaikkea. Sinut pelastaa se, että mittaat oikeat kymmenkunta lukua tarpeeksi usein ehtiäksesi reagoida.

Tässä oppaassa käydään läpi ne tunnusluvut, jotka itsenäisen ravintolan seurantaan oikeasti kuuluvat: miten kukin lasketaan, mistä data löytyy (kassajärjestelmä, varausjärjestelmä vai kirjanpito) ja kuinka usein lukua on järkevä katsoa. Lopussa on valmis viikkotaulukko, jonka voit kopioida käyttöön vaikka tänä iltana.

Lyhyesti:

• kymmenkunta tunnuslukua riittää: myyntikate, käyttökate, henkilöstökulu-%, keskiostos, kuvertit per vuoro, täyttöaste, pöytäkierto, no-show-osuus, verkkovarausten osuus ja Google-arvosanan trendi;
• kaikki lasketaan kolmesta lähteestä, jotka sinulla jo on: kassajärjestelmä, varauskirja ja kirjanpito;
• rahan tunnusluvuille on suomalaiset vertailuluvut (Kespro, Avec), salin tunnusluvuille ei ole kansallisia tilastoja: niissä vertailukohta olet sinä itse viime viikolla;
• viikko voittaa kuukauden: seitsemässä päivässä huomattu kulujen lipsuminen on korjausliike, tilinpäätöksessä huomattu on huono vuosi;
• kaikki lasketaan arvonlisäverottomasta myynnistä: ruoka ja ravintolapalvelut 13,5 %, alkoholi 25,5 %.

Miksi juuri nämä tunnusluvut ja miksi viikoittain?

Tunnusluku (englanniksi KPI, key performance indicator) on hyödyllinen vain, jos se läpäisee kaksi testiä: voit tehdä sen perusteella jotain jo tällä viikolla, ja tulet oikeasti katsoneeksi sitä. Suurin osa pitkien listojen mittareista reputtaa ainakin toisen. Henkilöstön vaihtuvuus on tärkeä asia, mutta et ohjaa sitä viikko kerrallaan. Verkkosivujen kävijämäärä on kiinnostava, mutta tiistaiaamuna siitä ei seuraa yhtään päätöstä.

Alla olevat tunnusluvut jakautuvat kolmeen perheeseen, ja jokaisella on selvä datalähde:

Huomaa, mikä tekee listasta realistisen: mikään ei vaadi uutta ohjelmistoa. Paperinen varauskirja kelpaa sekin, laskeminen vie vain kauemmin. Ilmainen ja provisioton varausjärjestelmä ravintolalle, kuten ViteUneTable, tekee salin puolen laskennan puolestasi (kuvertit, seurueiden koot ja no-show't kirjautuvat automaattisesti), mutta menetelmä tulee ensin ja työkalu vasta sen jälkeen.

Rahan tunnusluvut: missä kate syntyy ja katoaa

Myyntikate ja raaka-ainekulu-%

Myyntikate-% = (liikevaihto – ainekäyttö) ÷ liikevaihto × 100

Myyntikate on liikevaihto vähennettynä raaka-aineilla, ja se on ravintolan tärkein yksittäinen tunnusluku. Kespron tunnuslukuoppaan mukaan menestyvän ravintolan myyntikate on konseptista riippuen noin 60–80 %, ja saman talon hinnoitteluohjeen nyrkkisääntö on noin 70 prosentin myyntikate, jolloin raaka-aineiden osuus on noin 30 % verottomasta myynnistä.

Viikkotasolla riittää nopea versio: viikon ostolaskut jaettuna keittiön verottomalla myynnillä. Kerran kuussa laske tarkka versio inventaarion kanssa (alkuvarasto + ostot – loppuvarasto). Olennaista ei ole osua maagiseen lukuun vaan huomata liike: kahden prosenttiyksikön hyppy viikossa tarkoittaa, että jokin ostohinta nousi, annoskoot kasvoivat tai hävikki karkasi. Kaavat, annoskortit ja teoreettisen ja toteutuneen ainekäytön vertailu on käyty perusteellisesti läpi oppaassa raaka-ainekulut ja food cost ravintolassa.

Käyttökate

Käyttökate-% = liiketulos ennen poistoja ja rahoituseriä ÷ liikevaihto × 100

Käyttökate kertoo, mitä jää jäljelle, kun myyntikatteesta on maksettu palkat, vuokra ja muut toiminnan kulut. Kespron oppaan mukaan ravintolan käyttökate on keskimäärin noin 7–9 % ja vuokrat Suomessa keskimäärin 10 % liikevaihdosta. Tämä on se ohut viipale, josta maksetaan investoinnit, lainat ja lopulta oma palkkasi.

Käyttökate lasketaan kirjanpidosta, joten sen luonteva tahti on kuukausi: pyydä tilitoimistolta kuukausiraportti, jossa käyttökate näkyy omalla rivillään, ja vertaa sitä edelliseen kuukauteen ja viime vuoden samaan kuukauteen. Miten koko kulurakenne hallitaan ja mistä vivuista kate paranee, on oman oppaansa aihe: ravintolan kannattavuus.

Henkilöstökulu-%

Henkilöstökulu-% = palkat sivukuluineen ÷ liikevaihto × 100

Laske täydellä kuormalla: bruttopalkkojen päälle tulevat työnantajan sivukulut, lomarahat ja TES-lisät. Alanderin Avec-kolumnin mukaan tyypillisessä suomalaisessa kulurakenteessa palkat vievät 30–40 % liikevaihdosta, eli henkilöstö on raaka-aineiden ohella toinen kahdesta suuresta kuluerästä, joihin voit itse vaikuttaa.

Lue tätä lukua trendinä yli vertailukelpoisten viikkojen, ei yksittäisenä arvona: sateinen hiljainen viikko paisuttaa prosenttia, vaikka kukaan ei tehnyt mitään väärin. Toimiva viikkokysymys kuuluu: vastasiko miehitys toteutunutta asiakasmäärää vuoro vuorolta? Tähän tarvitset salin tunnuslukuja, ja juuri siksi raha- ja salilukuja kannattaa katsoa samasta taulukosta.

Keskiostos

Keskiostos = veroton myynti ÷ palvellut asiakkaat

Keskiostos mittaa myynnin laatua siinä missä asiakasmäärä mittaa määrää. Samalla asiakasmäärällä lähes jokainen keskiostoksen lisäeuro putoaa suoraan katteeseen, koska kiinteät kulut on jo maksettu. Kaksi sääntöä tekee luvusta käyttökelpoisen. Ensin: laske verottomasta myynnistä, ja muista, että ruoan ja ravintolapalveluiden alv on 13,5 % ja alkoholin 25,5 %, joten sama pöytälasku ei ole sama liikevaihto myynnin rakenteesta riippuen. Toiseksi: seuraa lounas ja illallinen erikseen. Lounasedun kattohintaan myyty buffet ja illan à la carte ovat kaksi eri liiketoimintaa, ja niiden keskiarvo yhtenä lukuna piilottaa molempien kehityksen.

Kassajärjestelmä laskee keskiostoksen valmiiksi; sinun työsi on katsoa se vuoroittain kerran viikossa. Jos luku polkee paikallaan kulujen noustessa, kyse on ruokalista- ja suosittelutyöstä, ja keinot on koottu oppaaseen keskiostoksen kasvattaminen ravintolassa.

Salin tunnusluvut: varauskirja on datalähde

Useimmat tunnuslukulistat pysähtyvät kassajärjestelmään. Silloin näet vain puolet kuvasta, sillä kassa näkee ainoastaan asiakkaat, jotka tulivat paikalle. Varauskirja näkee myös ne, jotka varasivat, ne, jotka peruivat, ne, jotka katosivat, ja tyhjät tuolit siltä väliltä.

Kuvertit per vuoro ja täyttöaste

Täyttöaste-% = palvellut asiakkaat ÷ asiakaspaikat × 100 (vuoroittain)

Kuvertti tarkoittaa yhtä palveltua asiakasta, ja kuvertit per vuoro on puolen muiden tunnuslukujesi nimittäjä, joten kirjaa se ensin: maanantailounas, maanantai-ilta ja niin edelleen. Täyttöaste suhteuttaa saman luvun salin kokoon: 40 asiakasta 60-paikkaisessa salissa on 67 %. Kaksi viikkoa vuorokohtaisia kuverttimääriä opettaa ravintolastasi enemmän kuin vuosi kuukausiliikevaihtoja, koska ne osoittavat täsmälleen, mitkä vuorot ovat heikkoja. Heikon vuoron voi korjata; heikko kuukausi on pelkkää sumua. Vertaa aina samaan viikonpäivään ja mielellään viime vuoden vastaavaan viikkoon, sillä suomalainen sesonkikäyrä on jyrkkä: pikkujouluviikot ja tammikuu ovat eri planeetat.

Pöytäkierto

Pöytäkierto = palvellut seurueet ÷ pöytien määrä (vuoroittain)

Montako kertaa kukin pöytä tekee työnsä vuoron aikana. Tämä ei ole "mitä suurempi, sen parempi" -luku: lounaspaikka elää kierrosta, maistelumenua myyvä sali myy tarkoituksella yhtä pitkää kattausta. Olennaista on tuntea oma lukusi ja mitoittaa varausvälit sen mukaan. Pöytäkartan rakentaminen ja kierron nopeuttaminen asiakkaita hoputtamatta on käyty läpi oppaassa pöytäkartta ja pöytäkierto ravintolassa.

No-show-osuus

No-show-% = no-show-varaukset ÷ kaikki varaukset × 100

Tunnusluku, joka on olemassa vain jos kirjaat sen, ja jonka takana on eniten suoraa rahaa: no-show eli haamuvaraus tarkoittaa, että asiakas jättää saapumatta perumatta varaustaan, jolloin pöytä seisoo tyhjänä ja sen kiinteät kulut on silti maksettu. Suomessa ei ole kansallista no-show-tilastoa, joten älä etsi vertailulukua vaan mittaa omasi: merkitse jokainen varaus saapuneeksi, peruutetuksi tai no-show'ksi, niin osuus laskee itsensä. Jos luku on korkea, vahvistukset, muistutukset ja korttivaraus toimivat: esimerkiksi varausmaksun käyttöön ottaneissa helsinkiläisravintoloissa on kerrottu, että lähes kaikki varanneet myös saapuvat. Koko keinovalikoima on oppaassa no-show-varaukset ravintolassa.

Verkkovarausten osuus

Verkkovarausten osuus = verkossa tulleet varaukset ÷ kaikki varaukset × 100

Suomen 50 parhaasta ravintolasta 48 ottaa varauksia vastaan verkossa (Haaga-Helian katsaus Vitriinissä), mutta koko alan kattavaa verkko vastaan puhelin -tilastoa ei ole olemassa. Mittaa siis omasi. Luku kertoo kaksi asiaa: kuinka moni varaus syntyy silloin, kun puhelimeen ei ehditä tai ravintola on kiinni, ja kuinka paljon henkilökunnan aikaa puhelinvaraukset vievät palvelun keskellä. Kun osuus kasvaa, sali täyttyy ilman, että kukaan juoksee puhelimeen.

Maine: Google-arvosanan trendi

Yksi seinien ulkopuolinen luku kuuluu taulukkoon: Google-arvosanasi ja viikon uudet arvostelut. Yhteys myyntiin on mitattu eikä mutua: Harvardin tutkija Michael Luca yhdisti Yelp-arvosanat ravintoloiden ilmoitettuun liikevaihtoon ja havaitsi, että yksi tähti lisää vastaa 5–9 % suurempaa liikevaihtoa, ja vaikutus oli suurin itsenäisillä ravintoloilla. Viikkotyö vie viisi minuuttia: kirjaa arvosana, lue uudet arvostelut, vastaa niihin. Äkillinen notkahdus tiettynä viikkona osoittaa yleensä tiettyyn vuoroon, ja kuverttikirjanpitosi kertoo mihin.

Viikkotaulukko: kopioi tämä

Yksi sivu, täytetään joka maanantai edellisestä viikosta, viereen sama viikko kuukausi sitten ja historian karttuessa sama viikko viime vuonna. Paperilla tai taulukkolaskennassa, kunhan siellä missä oikeasti jaksat täyttää sen.

Kolme sääntöä saa taulukon toimimaan. Sama päivä, samat määritelmät joka viikko: eri tavalla laskettu tunnusluku ei mittaa mitään. Kirjaa yksi toimenpide: taulukon tulos on päätös, esimerkiksi torstain miehityksen keventäminen, tavarantoimittajalle soittaminen tai varausmuistutusten kytkeminen päälle ennen lauantaita. Ja seuraa suuntia, älä desimaaleja: yksi viikko on säätä, kolme viikkoa on trendi.

Ollaan rehellisiä: mikään varausjärjestelmä ei laske käyttökatettasi, ei myöskään ViteUneTable; taulukon rahapuoli pysyy sinulla ja tilitoimistollasi. Sen sijaan salin tunnusluvut varausjärjestelmä muuttaa laskutyöstä automaattisiksi. ViteUneTablen ilmaisversio kirjaa jokaisen varauksen, seurueen koon ja tilan (saapunut, peruttu, no-show) rajattomasti, 0 % provisiolla ja ilman kuverttikohtaisia maksuja. Pack Standard (29 € (alv 0)/kk) lisää automaattiset vahvistukset ja muistutukset sekä ”Reserve with Google” -palvelun, jotka painavat no-show-riviä alaspäin, ja Pack Standard + Anti No-Show (49 € (alv 0)/kk) suojaa korttivarauksella ne varaukset, joissa menetys sattuisi eniten.

Usein kysytyt kysymykset

Mitkä ovat ravintolan tärkeimmät tunnusluvut?

Itsenäiselle ravintolalle riittää kymmenkunta: myyntikate, käyttökate, henkilöstökulu-%, keskiostos, kuvertit per vuoro, täyttöaste, pöytäkierto, no-show-osuus, verkkovarausten osuus ja Google-arvosanan trendi. Tärkein yksittäinen on myyntikate: Kespron ohjeluku on konseptista riippuen noin 60–80 %, ja siitä matkalla noin 7–9 prosentin keskimääräiseen käyttökatteeseen ratkeaa koko vuoden tulos.

Mikä on hyvä myyntikate ravintolassa?

Kespron oppaiden mukaan menestyvän ravintolan myyntikate on noin 60–80 % konseptista riippuen, ja yleinen hinnoittelunyrkkisääntö on noin 70 %, jolloin raaka-aineiden osuus on noin 30 % verottomasta myynnistä. Oma tavoitteesi riippuu konseptista: juomapainotteinen baari ja buffetlounas elävät eri luvuilla. Tärkeämpää kuin yksittäinen vertailuarvo on oman luvun suunta viikosta toiseen.

Kuinka usein ravintolan tunnuslukuja pitäisi seurata?

Salin luvut ja nopea raaka-ainekulu viikoittain, tarkka food cost inventaarion kanssa ja käyttökate kirjanpidosta kuukausittain. Viikkorytmi on olennainen siksi, että neljän viikon päästä huomattu kulujen lipsuminen on jo maksanut neljä viikkoa, ja jälki (mikä toimittaja, mikä vuoro, mikä työvuorolista) on ehtinyt kylmetä.

Miten lasken ravintolan no-show-osuuden?

Jaa no-show-varausten määrä kaikkien varausten määrällä ja kerro sadalla. Se edellyttää, että jokainen varaus merkitään saapuneeksi, peruutetuksi tai no-show'ksi; digitaalinen varauskirja tekee tämän automaattisesti. Suomessa ei ole kansallista no-show-tilastoa, joten vertailukohtasi on oma historiasi: jos osuus nousee, vahvistukset, muistutukset ja korttivaraus ovat tehokkaimmat vastalääkkeet.

Voinko seurata tunnuslukuja ilman uutta ohjelmistoa?

Voit. Raaka-aineet ja palkat lasketaan ostolaskuista ja palkkahallinnosta, keskiostos ja myynti mistä tahansa kassajärjestelmästä, ja paperinen varauskirja antaa kuvertit, no-show't ja kierron, kunhan lasket ne yhteen kerran viikossa. Ohjelmisto poistaa vain laskutyön: esimerkiksi ViteUneTablen ilmaisversio kirjaa varaukset, seurueiden koot ja no-show't automaattisesti ilman provisiota, jolloin taulukon salipuoli täyttyy itsestään.