Firma jõulupidu restoranis: kuidas detsembri peoõhtud juba suvel välja müüa

Kui detsembri alguses heliseb telefon ja firma otsib neljakümnele inimesele jõulupeo kohta, on tavaliselt juba hilja: parimad õhtud müüdi välja kuid tagasi. Firmade jõulupeod on Eesti restoraniaasta suurim tipp, ja see tipp võidetakse või kaotatakse ammu enne esimest lund.

Kui vara täpselt? Ürituskorraldaja Blue Drum tuletas oma klientidele juba veebruaris meelde, et parimad peokohad broneeritakse jõulupidudeks ära aasta esimestel kuudel. Frank Events kirjutab oma jõulupeo planeerimise juhendis, et populaarsemad peokohad on kevadeks broneeritud, tuntumad esinejad ligi aasta ette, ning mõni ettevõte paneb järgmise aasta ruumid kinni kohe pärast jõule. Teisisõnu: jõulupidude müügihooaeg restoranis algab kevadel ja pakkumine peab olema valmis hiljemalt suveks.

Selles juhendis vaatame, kuidas detsembri peoõhtud planeeritult välja müüa: milline peaks olema pakett ja hind inimese kohta, kuidas ettemaksu ja tähtaegadega riskid maandada ning kuidas hoida peobroneeringud ja tavalised lauad koos ühes kalendris. Viimases aitab broneerimissüsteem, kus peoõhtud ja tavabroneeringud elavad ühes vaates, aga sellest allpool. Kui eraürituste vastuvõtmine on sinu jaoks üldse uus teema, alusta meie üldisemast juhendist firmapidude ja bankettide kohta; siin keskendume just jõuluhooaja eripäradele.

Miks jõulupeohooaeg on restorani aasta tähtsaim müügiaken

Jõulupidude eripära on kontsentratsioon: sisuliselt kõik Eesti ettevõtted peavad pidu samadel nädalatel, novembri lõpust detsembri keskpaigani, ja eelistatult reedel või laupäeval. Nõudlus on hiiglaslik, aga aknaid on vähe: umbes kuus kuni kaheksa tugevat peoõhtut aastas.

See tähendab kahte asja. Esiteks, iga välja müümata detsembri laupäev on käive, mida ei saa kunagi tagasi: jaanuaris seda nõudlust enam ei ole. Teiseks, hea planeerimisega saab samale õhtule müüa rohkem kui ühe peo, näiteks väiksema seltskonna privaatruumi ja suurema saali, või kaks vahetust, varasem pidu kella 17st ja hilisem kella 21st.

Tähele tasub panna sedagi, et jõulupidu ja jõulud on eri asjad. Jõulupühad ise, 24.–26. detsember, on kõik riigipühad ja eelkõige kodune perepüha: siis istutakse kodus jõululaua taga, mitte restoranis. Firmapeod toimuvad nädalaid varem. Restoranipidaja kalendris tähendab see, et tipp lõpeb umbes 20. detsembril ja pühade nädal on pigem vaikne, kui sa ei ole just hotelli- või vanalinnarestoran, kes teenindab turiste.

Sinu konkurent ei ole ainult teine restoran

Jõulupeo eelarve pärast ei võistle sa ainult naaberrestoraniga. Sama raha püüavad mõisad, seminarikeskused ja üritusbrändid. Tallinna teletorn müüb jõulupeopakette, Pirita sadamas võtab firmapidusid vastu laev Monica kuni 50 külalisele ning suurte tööandjate poole pöördub Eesti Ettevõtete Jõulupidu, mis korraldab ühiseid suurpidusid Tallinnas ja Tartus. Lisaks koguvad portaalid nagu vabalaud.ee restoranide jõulupakkumisi ühte vaatesse, kus sinu pakkumine kas on või ei ole.

Restorani trumbid selles konkurentsis on selged: oma köök kohapeal, mitte catering; paindlik suurus alates kümnest inimesest, kellele mõisasaal oleks liiga suur ja kallis; kesklinna asukoht, kuhu külalised jõuavad ilma bussitellimuseta; ja võimalus pakkuda sama kvaliteeti märksa väiksema kogukuluga. Neid trumpe tasub pakkumises ka otsesõnu välja öelda.

Pane kokku selge peopakett hinnaga inimese kohta

Firma peokorraldaja võrdleb pakkumisi kiiresti ja väsinult, sageli kümmet korraga. Võidab pakkumine, mille hind ja sisu on ühe pilguga selged. Praktikas tähendab see paketti hinnaga inimese kohta, mitte lauset „koostame teile personaalse pakkumise“.

Kui palju jõuluõhtu Tallinnas maksab? DinnerBookingu tarbijablogi (tootja sisu) detsembriürituste ülevaatest on näha suurusjärgud: restorani Nero peoõhtud DJ ja tantsushowga maksid 89–129 € inimese kohta, City Grill House'i õhtusöök koos elava kontserdiga 139 € inimese kohta, ning jõulupeolaua pakette müüdi alates 18 inimesest. Sinu hind sõltub muidugi tasemest ja programmist, aga põhimõte on üldine: külaline ostab tervikõhtu, mitte toidukordi.

Töötav pakett koosneb kolmest kihist:

• Menüü. Kaks-kolm valmis jõulumenüüd eri hinnaga, näiteks buffet ja seatud õhtusöök. Iga menüü juurde taimetoidu- ja allergiavariandid, et korraldaja ei peaks neid eraldi küsima.
• Joogid. Vähemalt kaks selget varianti: joogipakett hinnaga inimese kohta ja avatud baar arve alusel. Joogipakett on korraldajale mugav, sest eelarve on lukus juba tellides.
• Programm ja ruum. Kas ja millal on saal ainult neile, kas DJ, muusika või tehnika kuulub hinna sisse, mis kell pidu lõpeb. Kui pakud tervet saali, määra miinimumsumma, millest väiksema tellimuse puhul saali ei sulge.

Lisa pakkumisele paar head fotot kaetud peolauast ja eelmiste aastate õhtutest. Peokorraldaja müüb sinu restorani omakorda juhtkonnale edasi ja pildid teevad selle töö tema eest ära.

Ettemaks ja maksegraafik hoiavad detsembri kindlana

Suur peobroneering ilma ettemaksuta on restorani suurim üksikrisk terve aasta jooksul. Kui 50 inimese pidu jääb detsembri teisel laupäeval ära, ei ole seda õhtut enam kellelegi müüa. Seepärast on ettemaks jõuluhooajal mitte ebaviisakus, vaid normaalne turupraktika: näiteks Tallinna teletorn küsib jõulupakettide broneerimisel 30% ettemaksu, mis tuleb tasuda seitsme päeva jooksul.

Mõistlik maksegraafik jõulupeole näeb välja umbes nii:

1. Broneerimisel ettemaksuarve, näiteks 20–30% eeldatavast summast. See kinnitab kuupäeva ja läheb hiljem lõpparvest maha.
2. Teine osa sügisel, kui menüü ja külaliste arv on kinnitatud.
3. Lõpparve pärast pidu, lõpliku osalejate arvu ja tegeliku joogitarbimise järgi.

Juriidiline pool nõuab täpsust: nimeta makse ettemaksuks või broneerimistasuks, mis arvestatakse arvest maha, ja pane kirja, mis juhtub tühistamisel. Tühistamistasu on turvaline vormistada mõistliku ja astmelise leppetrahvina, näiteks mida hiljem tühistatakse, seda suurem osa ettemaksust jääb restoranile. Kuidas sellised tingimused sõnastada nii, et need ka vaidluse korral peavad, oleme samm-sammult kirjeldanud artiklis broneeringu tühistamise tingimustest. Ausalt tasub lisada, et Eestis ei ole ühtegi avalikku kohtulahendit ega ametlikku juhist just restorani peobroneeringute tühistamistasude kohta: seda kindlam peab olema, et tingimused on kirjas ja teisele poolele enne broneerimist teatavaks tehtud.

Menüü tähtajad ja lõplik osalejate arv

Jõulukuu köök töötab võimsuse piiril, seega tähtajad ei ole bürokraatia, vaid ellujäämise küsimus. Pane lepingusse või kinnituskirja kolm kuupäeva:

• Menüüvalik lukku hiljemalt kaks nädalat enne pidu, koos eritoitumiste ja allergiatega.
• Lõplik osalejate arv hiljemalt nädal enne pidu. See arv on ühtlasi arve alus: kui kohale tuleb vähem inimesi, tasub tellija ikkagi kinnitatud arvu eest, sest tooraine on ostetud ja personal tööl.
• Õhtu ajakava kokku lepitud ette: saabumine, toidukorrad, kõned, programm, lõpp. Nii teavad köök ja saal täpselt, millal mida serveerida.

Needsamad reeglid kehtivad ka väiksemate seltskondade puhul; kui tahad kogu süsteemi põhjalikumalt üles ehitada, vaata meie juhendit suurte seltskondade broneeringute kohta. Jõuluhooaja eripära on vaid see, et kõik tähtajad tuleb seada varasemaks, sest detsembris ei ole ühelgi osapoolel enam manööverdamisruumi.

Millal ja kuidas jõulupidusid müüa

Kui peokohad broneeritakse kuid ette, peab sinu müük liikuma sama rütmiga:

• Kevadel pane jõulupakett kokku ja lehele üles. Piisab ühest selgest alalehest: menüüd, hinnad inimese kohta, ruumide mahutavus, kontakt ja päringuvorm.
• Suvel vasta päringutele kiiresti ja konkreetselt. Korraldaja, kes küsib pakkumist juunis, võrdleb mitut kohta; võidab see, kes vastab ühe-kahe päevaga koos hinna ja vabade kuupäevadega.
• Sügisel saada varasematele firmaklientidele lühike meeldetuletus koos uue paketiga. Eelmise aasta rahulolev tellija on kõige tõenäolisem järgmise aasta tellija.
• Novembris müü järelejäänud auke: argipäevaõhtud, lõunapeod ja väiksemad seltskonnad, kes otsustavad hiljem. Frank Eventsi juhend toob välja ka kasvava trendi pidada firmapidu hoopis jaanuaris, mil hinnad on soodsamad ja kalender vabam; restoranile on jaanuaripidu suurepärane viis täita aasta kõige vaiksemat kuud.

Kuidas broneerimissüsteem jõuluhooajal aitab

Detsembris ei ole surve all mitte ainult peobroneeringud, vaid kogu saal: ka tavalisi lauabroneeringuid tuleb rohkem kui kunagi mujal ja iga tulemata jäänud seltskond teeb tipphooajal eriti valusat kahju. Just siis tasub kogu broneeringuvoog koondada ühte süsteemi.

ViteUneTable'i tasuta versioon on ajaliselt piiramatu ja võtab veebibroneeringuid vastu 0% vahendustasuga, nii et detsembri buum ei tekita ühtegi lisakulu. Peoõhtu saad kalendris blokeerida, et samale ajale ei tuleks tavabroneeringuid, ja iga broneeringu juurde saab kirja panna märkused, seltskonna suuruse ja kokkulepitud tingimused. Pack Standard (29 € kuus + käibemaks) lisab e-posti meeldetuletused, mis vähendavad tipphooajal tulemata jäämisi, ning Pack Standard + Anti No-Show (49 € + km) võimaldab broneeringul kaardi reserveerimist, mis muudab ka suurema seltskonna lubaduse rahaliselt siduvaks.

Olgem ausad: suure firmapeo lepingut, ettemaksuarvet ja menüüläbirääkimisi ei tee sinu eest ükski tarkvara, see on ikka müügitöö, mis käib meili ja telefoni teel. Süsteemi väärtus on selles, et kogu ülejäänud saal töötab samal ajal automaatselt edasi ega nõua sinu tähelepanu just siis, kui seda kõige rohkem peo korraldamisele vaja on.

Korduma kippuvad küsimused

Millal peaks restorani jõulupeopakkumine valmis olema?

Hiljemalt kevadel või varasuvel. Ürituskorraldajate endi sõnul broneeritakse parimad peokohad aasta esimestel kuudel ja populaarsemad kohad on kevadeks täis. Kui sinu pakett läheb üles alles oktoobris, konkureerid ainult viimase hetke tellijate pärast.

Kui suurt ettemaksu firma jõulupeo eest küsida?

Avalikest näidetest küsib Tallinna teletorn jõulupakettide eest 30% ettemaksu. Mõistlik suurusjärk on 20–30% broneerimisel, teine osa sügisel ja lõpparve pärast pidu. Tähtis on, et ettemaks arvestatakse lõpparvest maha ja tühistamistingimused on kirjas enne broneeringu kinnitamist.

Mis hinnaga firmade jõuluõhtuid Tallinnas müüakse?

DinnerBookingu tarbijablogi detsembriürituste ülevaates jäid programmiga peoõhtud vahemikku 89–139 € inimese kohta, joogid ja meelelahutus hinna sees. Lihtsam jõulumenüü ilma programmita on loomulikult odavam; oluline on, et hind inimese kohta oleks pakkumises selgelt kirjas.

Kas 24.–26. detsembril tasub firmapidusid plaanida?

Üldjuhul mitte. Jõulupühad on Eestis riigipühad ja eelkõige kodune perepüha, firmapeod toimuvad nädalaid varem, peamiselt novembri lõpu ja detsembri keskpaiga vahel. Pühade nädalal töötavad pigem hotelli- ja turismipiirkondade restoranid tavakülalistele.

Mida teha, kui detsembri nädalavahetused on juba täis?

Müü edasi seda, mida teistel pakkuda ei ole: argipäevaõhtud, lõunapeod, väiksemad privaatruumid ja jaanuar. Pidu jaanuaris on kasvav trend, sest hinnad on soodsamad ja kalender vabam, ning restoranile täidab see aasta kõige vaiksema kuu.