Digitaalne broneerimisraamat restoranile: paberilt ekraanile ilma stressita

Paberist broneerimisraamat on tõenäoliselt sinu restorani kõige töökindlam tööriist. See ei jookse kunagi kokku, ei küsi parooli ja iga uus teenindaja oskab seda kasutada esimesest päevast. Kui oled oma raamatut pidanud aastaid, ei ole põhjust häbeneda: väga paljud restoranid töötavad sellega suurepäraselt.

Miks siis see artikkel? Sest paberraamatul on pimenurgad, mis maksavad sulle külalisi, ilma et sa neid näeksid: külaline, kes tahtis broneerida kell 23 ja järgmisel päeval enam tagasi ei helistanud; laud, mis anti laupäeva õhtul kogemata kaks korda välja; telefoninumber, mida ei õnnestu välja lugeda just siis, kui köök jääb hiljaks ja külalist oleks vaja hoiatada. Digitaalne broneerimisraamat ei asenda sinu oskusi, see lihtsalt kaotab need pimenurgad.

Lühidalt: paberraamat on endiselt suurepärane telefonibroneeringu kirjapanemiseks keset teenindust. Aga ta ei oska võtta broneeringuid vastu siis, kui restoran on suletud, ei saada kinnitusi ega hoia külaliste ajalugu. Digitaalne raamat teeb seda kõike automaatselt ja proovimine ei maksa midagi: ViteUneTable'i tasuta versioon võtab veebibroneeringuid vastu piiramatult, 0% vahendustasuga ja ilma siduva lepinguta. Mõistlik üleminek: lase paberil ja ekraanil paar nädalat kõrvuti töötada ning jäta paber siis varuvariandiks.

Mida paberraamat teeb hästi

Olgem ausad: kui paberraamat on üle elanud kõik tehnoloogialained, ei ole see juhus.

• Null riket. Ei akut, ei wifit, ei uuendusi. Raamat töötab ka elektrikatkestuse ajal.
• Null koolitust. Kell 17 appi tulnud asendaja oskab raamatut lugeda. Ühtegi kontot ei pea looma, ühtegi menüüd ei pea õppima.
• Null kulu. Mõni euro aastas, kui sedagi.
• Teeninduse rituaal. Avada raamat enne õhtut, käia päeva leht koos meeskonnaga läbi, tõmmata kaheksasele seltskonnale ring ümber: see on ametirituaal ja sellel on väärtus. Hea digitaalne tööriist peab seda rituaali kordama, mitte lõhkuma.
• Ääremärkuste vabadus. Nool, kolme joonega allakriipsutatud „püsiklient“, kritseldatud „akna alla“: paber võtab kõik vastu, ilma kohustuslike väljadeta.

Kui sinu restoran on igal õhtul täis ainult telefoni ja suust suhu leviva jutu toel, ei pruugi paberraamat sind veel piirata. Teiste jaoks: siin on kohad, kus ta hakkab raha maksma.

Kus paberraamat jääb hätta

Ta magab siis, kui külalised broneerivad

Paberraamat võtab broneeringuid vastu ainult siis, kui keegi telefonile vastab. Suur osa külalisi otsib aga broneerimisvõimalust õhtul pärast teenindust või sinu puhkepäeval. Eesti kohta avalikku statistikat selle kohta ei ole, aga Prantsuse broneerimistarkvara Zenchef toob enda andmete põhjal välja, et 18% veebibroneeringutest tehakse õhtul kella 22 ja hommikul kella 10 vahel. Tootja enda number, aga suurusjärk kõneleb selget keelt: külaline, kes jõuab automaatvastajani, broneerib sageli mujal, ja sina ei saa kunagi teada, et ta üldse proovis.

Mahatõmbamised ja topeltbroneeringud

Broneering, mis on kirja pandud keset kõige kiiremat tundi, pärast külalise uut kõnet parandatud ja mida järgmisel päeval loeb keegi teine: paber tekitab varem või hiljem arusaamatuse. Laud antakse kaks korda välja, „8 külalist“ loetakse „6“, perekonnanimi jääb umbkaudseks. Iga selline viga maksab pinget saalis ja solvunud külalisi.

Keegi ei saada kinnitust ega meeldetuletust

Kõige sagedasem „no-show“ ehk mitteilmumise põhjus on lihtne unustamine: kümme päeva ette tehtud broneering kaob ka kõige heatahtlikuma külalise peast. Paberraamat ei kinnita midagi ega tuleta midagi meelde; käsitsi tehes kuluks selleks iga päev tükk pärastlõunat. Oleme teemat põhjalikult käsitlenud juhendis, kuidas vähendada mitteilmumisi restoranis, aga kokkuvõte mahub ühte lausesse: ilma automaatse broneeringu kinnituse ja meeldetuletuseta jäävad mõned lauad tühjaks, mida oleks saanud päästa.

Külaliste ajalugu jääb lehtede vahele

Härra Tamm on sel kvartalis käinud neli korda, alati terrassil, alati koorikloomaallergiaga. Paberraamat teab seda... kuskil, laiali neljal lehel. Päeval, mil härra Tamme tundnud teenindaja töökohta vahetab, lahkub kogu see teadmine koos temaga. Sama lugu kontaktidega: kui köök jääb hiljaks ja kella 21 laudu oleks vaja hoiatada, ei leia sa telefoninumbreid piisavalt kiiresti üles.

Üks eksemplar, üks koht

Raamat elab leti peal. Pühapäeva õhtul kodust ei näe sa, milline nädal ees ootab. Saalis peab igaüks leti juurde tagasi kõndima, et saabujaid üle vaadata. Ja kui raamat kaob või saab veeklaasi kaela, ei ole sellest ühtegi koopiat.

Mida digitaalne broneerimisraamat tegelikult muudab

Digitaalne broneerimisraamat on sinu õhtune leht telefoni, tahvelarvuti või olemasoleva arvuti ekraanil. Loogika on sama, kolm asja on teisiti.

Broneeringud tulevad ise, ööpäev läbi. Broneerimislink kodulehel, Google'i ettevõtteprofiilil või Instagramis, ja külalised broneerivad neile sobival ajal, kas või südaööl või sinu puhkepäeval. Süsteem teab sinu teenindusaegu, puhkepäevi ja mahtu: ta ei võta kunagi vastu rohkem, kui sina oled otsustanud. Kui „Reserve with Google“ on sinu restoranile saadaval, saab külaline broneerida ka otse sinu Google'i profiililt. Telefon töötab edasi: suuliselt võetud broneering lisandub plaani mõne sekundiga.

Iga broneering saab automaatselt kirjaliku kinnituse. Külaline saab e-kirja kuupäeva, kellaaja ja külaliste arvuga ning lingi tühistamiseks või muutmiseks. Tulemus: vähem kahtlusi, vähem kontrollkõnesid ja tühistused jõuavad kohale piisavalt vara, et laud uuesti müüki panna.

Plaan on loetav ja kõigile nähtav. Iga rida on selge: nimi, kellaaeg, külaliste arv, telefon, märkused. Saal vaatab seda telefonist, sina kodust, ja kaks inimest ei saa sama lauda kaks korda välja anda. Iga külalise ajalugu tekib iseenesest, teenindus teeninduse järel.

Ja õhtu läbikäimine koos meeskonnaga? See jääb samaks: avad õhtuse plaani ja käid selle koos läbi. Lihtsalt plaan on sekundipealt ajakohane ja keegi ei pea eilset käekirja dešifreerima.

Kui palju digitaalne broneerimisraamat maksab?

See küsimus peatab kõige rohkem restoranipidajaid, ja aus vastus: sõltub tööriistast, tasuta kuni üle 100 € kuus. Meie restorani broneerimissüsteemide võrdlus vaatab peamised tegijad koos hindadega läbi.

ViteUneTable'i mudel on mõeldud just neile, kes tulevad paberilt:

• Tasuta versioon katab digitaalse broneerimisraamatu põhiosa: piiramatud veebibroneeringud, automaatsed e-posti kinnitused ja veebipõhine broneeringuraamat, mida näed igalt seadmelt. 0% vahendustasu, ilma siduva lepinguta, registreerumisel ei küsita pangakaarti. See ei ole ajaliselt piiratud proov, vaid päriselt tasuta versioon, ajaliselt piiramatu.
• Pack Standard (29 € kuus + käibemaks) lisab muu hulgas e-posti meeldetuletused enne teenindust ja Google'iga broneerimise, kui see on sinu restoranile saadaval.
• Pack Standard + Anti No-Show (49 € + km) lisab kaardi reserveerimise broneeringul ehk eelautoriseerimise suurte seltskondade ja tähtsate õhtute jaoks.

Teisisõnu: paberraamatu asendamine ei maksa midagi, ei kuutasu ega seadmete mõttes, sest olemasolevast telefonist või tahvelarvutist piisab. Paketid tasuvad end ära hiljem, kui broneeringute maht seda õigustab.

Kuidas minna paberilt üle ilma stressita

Halvim viis: visata raamat esmaspäeval minema ja suruda ekraan teisipäeval kogu meeskonnale peale. Parim viis mahub ühte mõttesse, kõrvuti töötamine, ja viide sammu.

1. Loo konto ja seadista teenindusajad. Lahtiolekuajad, puhkepäevad, maht teeninduse kohta, veebis lubatud seltskonna suurus. Arvesta umbes tunniga, vaiksest pärastlõunast piisab.
2. Lase paberil ja digil 2–4 nädalat kõrvuti töötada. Veebibroneeringud maanduvad süsteemi; telefoni teel võetud broneeringud sisestad süsteemi ja kui see rahustab, kirjutad esialgu ka raamatusse. Raamat jääb letile avatuks, kedagi ei sunnita.
3. Pane broneerimislink igale poole. Koduleht, Google'i ettevõtteprofiil, sotsiaalmeedia, automaatvastaja („laua saad broneerida ka veebis aadressil ...“). Just siit hakkavad öised broneeringud tulema.
4. Vaata õhtu plaan üle ekraanilt. Mõne teeninduse järel näeb meeskond ise, et digitaalne plaan on loetavam kui raamatu leht. Tavaliselt lõpeb topeltsisestamine siis iseenesest.
5. Pane raamat sahtlisse, aga ära viska ära. Sellest saab varuvariant internetikatkestuse puhuks, ja ka kena mälestus.

Kontroll on kogu aeg sinu käes: võid veebibroneeringud mõnel õhtul sulgeda, blokeerida kellaajad või hoida osa laudu püsiklientide jaoks veebist väljas.

Korduma kippuvad küsimused

Mis saab, kui internet kaob keset teenindust?

Plaani saab vaadata telefonist, seega võtab wifi asemel töö üle mobiiliinternet. Juba kirja pandud broneeringud on külalisele e-kirjaga kinnitatud, jälg on olemas mõlemal pool. Ja täieliku katkestuse vastu on sahtlis ootav vana raamat endiselt maailma parim varuratas.

Kas mu püsikliendid on nõus veebis broneerima?

Nad ei pea seda tegema: telefon töötab täpselt nagu enne, broneering lihtsalt sisestatakse raamatu asemel süsteemi. Praktikas hakkab osa püsikliente veebilinki ise kasutama, sest nii ei pea nad helistama sinu kõige kiiremal ajal.

Kas pean ostma tahvelarvuti või muu erivarustuse?

Ei. Digitaalne broneerimisraamat, nagu ViteUneTable, töötab telefoni, tahvelarvuti või arvuti veebibrauseris, mis sul juba olemas on. Ei mingit lisaseadet ega paigaldust.

Kui kaua üleminek aega võtab?

Esmane seadistus (ajad, maht, teenindused) võtab umbes tunni. Telefonibroneeringu lisamine võtab mõne sekundi, vaevalt rohkem kui rida pastakaga. Paberi ja ekraani kõrvuti kasutamine kestab tavaliselt 2–4 nädalat.

Kas digitaalne raamat vähendab ka mitteilmumisi?

Aitab otseselt kaasa: kohene kirjalik kinnitus, lihtne tühistamislink ja paketiga automaatsed meeldetuletused enne teenindust. Tähtsatel õhtutel lisandub kaardi reserveerimine broneeringul. Kõik hoovad oleme lahti kirjutanud mitteilmumiste juhendis.

Kas paberraamat on GDPR-i mõttes probleem?

Külaliste nimed ja telefoninumbrid on isikuandmed nii paberil kui ka ekraanil, ja Eestis valvab nende kasutamise järele Andmekaitse Inspektsioon. Leti peal lebav raamat on praktikas vähem kaitstud kui kontoga süsteem, kuid mõistlikud reeglid kehtivad mõlemal juhul: kogu ainult vajalikku ja ära jäta kontakte kõigile nähtavale.