No-show-gebyr og depositum på restaurant: det siger de danske regler

Et selskab på 25 booker brunch, bekræfter menuen og melder afbud pr. sms kvart over ni samme formiddag. En gruppe på 17 dukker op som 14 uden et ord på forhånd. Begge situationer har været for Ankenævnet for Hotel, Restaurant og Turisme, og afgørelserne faldt ikke ens ud. Så hvad må du egentlig i Danmark: må du opkræve et no-show-gebyr, må du beholde et depositum, og hvor går grænsen?

Det korte svar: ja, no-show-gebyrer og depositum er lovlige i Danmark, men kun hvis betingelserne er oplyst klart, FØR gæsten booker, hvis gæsten har givet samtykke, og hvis beløbet er rimeligt. Danmark er faktisk et af de få lande, hvor både Forbrugerombudsmanden og et brancheankenævn har taget konkret stilling til bordbestillinger, så du behøver ikke gætte: praksis findes, og den gennemgår vi her, afgørelse for afgørelse.

Kort fortalt:

• en bordbestilling er en bindende aftale, og der er ingen 14 dages fortrydelsesret på et bord til en bestemt dato;
• Forbrugerombudsmanden stiller tre krav: klar oplysning før bookingen, samtykke til opkrævningen og et beløb, der står i rimeligt forhold til dit tab;
• ankenævnet har fastslået, at et delvist no-show også er et no-show, men at et afbud samme dag ikke er det;
• ordvalget forpligter: et depositum skal betales tilbage ved rettidig afbestilling, et reservationsgebyr skal ikke;
• beløb, du beholder ved afbestilling eller udeblivelse, er som udgangspunkt momsfri kompensation;
• klager ender hos HRT-ankenævnet, ikke hos Forbrugerklagenævnet.

Er no-show-gebyrer og depositum lovlige i Danmark?

Ja. Grundlaget er helt klassisk aftaleret: når en gæst booker et bord, og du bekræfter, er der indgået en aftale, som begge parter er bundet af. Det er ikke kun teori. Ankenævnet for Hotel, Restaurant og Turisme afviste i en sag fra 2022 udtrykkeligt en gæsts argument om, at der ikke var indgået en bindende aftale om et brunch-arrangement, som var booket og bekræftet pr. mail. Udebliver gæsten, misligholder gæsten aftalen, og så kan du kræve erstatning eller det gebyr, I har aftalt på forhånd.

Ingen lov forbyder no-show-gebyrer eller depositum. Rammerne kommer i stedet fra tre regelsæt: forbrugeraftalelovens oplysningskrav, markedsføringslovens § 6 om de oplysninger, en forbruger skal have inden købet, og betalingslovens § 82 om samtykke til betalinger. Overholder du dem, står du solidt, og et bookingsystem til restaurant uden provision kan vise betingelserne automatisk i selve bookingflowet, så dokumentationen er på plads fra første klik.

Ingen 14 dages fortrydelsesret på en bordbestilling

En indvending, du kan møde fra gæster: "jeg har da 14 dages fortrydelsesret, når jeg har bestilt online". Nej, ikke her. Fortrydelsesretten ved fjernsalg gælder ikke for forplejning og fritidstilbud, når aftalen fastlægger en bestemt dato eller periode, jf. forbrugeraftalelovens § 18, stk. 2, nr. 12. Et bord lørdag kl. 19 er præcis sådan en ydelse. Gæsten kan altså ikke "fortryde" sig ud af dine afbestillingsvilkår, og det må du gerne skrive venligt, men tydeligt, i dine betingelser.

Forbrugerombudsmandens tre krav: sagen om udeblivelsesgebyrer

Den centrale danske afgørelse er Forbrugerombudsmandens sag 18/05012 fra oktober 2019 om reservation og opkrævning af udeblivelsesgebyrer på forbrugeres betalingskort. Et bookingsystem reserverede automatisk no-show-gebyrer på gæsternes kort, mens bookingsiden gav indtryk af, at kortet ikke ville blive belastet. Det var i strid med forbrugeraftalelovens § 8, stk. 1, nr. 19, og markedsføringslovens § 6, og udbyderen ændrede praksis. Ud af sagen kan du læse de tre krav, der stadig er din tjekliste:

1. Oplys gebyret, før bookingen gennemføres. Størrelsen skal fremgå klart i bookingflowet, ikke først i en bekræftelsesmail. Booker et selskab på fire med 250 kr. i gebyr pr. person, skal det fremgå, at der i alt kan trækkes 1.000 kr.
2. Indhent samtykke til opkrævningen. Efter betalingslovens § 82 er en kortbetaling kun autoriseret, hvis gæsten har godkendt den. Samtykket henter du i bookingøjeblikket, for eksempel med en tydelig accept af betingelserne, aldrig bagefter.
3. Hold beløbet forholdsmæssigt. Gebyret må ikke overstige det tab, du med rimelighed kan forvente ved udeblivelsen. HORESTAs juridiske gennemgang siger det samme: gebyret skal stå i forhold til tabet, det er ikke en bøde.

Samme HORESTA-side rummer i øvrigt en ærlig advarsel: selv en fuldt lovlig no-show-opkrævning kan ende i en tilbageførsel, hvis gæsten gør indsigelse over for sin bank, fordi garanterede reservationer ligger på kant med kortselskabernes egne regler. Hvordan du håndterer den risiko i praksis, gennemgår vi i guiden til kortgaranti ved bordbestilling.

To afgørelser fra ankenævnet, du bør kende

Ankenævnet for Hotel, Restaurant og Turisme afgjorde i februar 2023 to sager fra 2022, som tilsammen tegner grænsen mellem et no-show og et afbud.

Sag 2022-0831: et delvist no-show er stadig et no-show

Et selskab havde booket et arrangement og senest aftalt 17 kuverter, men mødte op som kun 14 uden at give besked på forhånd. Restaurantens betingelser sagde, at frafald senere end 24 timer før blev faktureret fuldt ud, og regningen lød på alle 17 kuverter, i alt 10.875 kr. Nævnet gav restauranten medhold: de tre manglende gæster udgjorde et delvist no-show, betingelserne var vedtaget klart på forhånd, og nævnet tilføjede, at samme resultat ville følge af branchekutymen. Lektionen: skriv frafald af enkelte kuverter eksplicit ind i dine vilkår for selskaber, så dækker de også den halvtomme langside.

Sag 2022-1042: et afbud samme dag er ikke et no-show

En gæst havde booket brunch til cirka 25 personer og aflyste pr. sms cirka 1 time og 45 minutter før start. Restauranten fakturerede fuld pris, 9.700 kr., som ved en udeblivelse. Her trak nævnet en vigtig grænse: gæsten HAVDE afbestilt, så der var ikke tale om et no-show, og fuld betaling kunne ikke kræves. I stedet anvendte nævnet HORESTAs afbestillingskutyme for arrangementer: ved afbestilling senere end 6 døgn før skal der betales 75 % af den aftalte pris. Resultatet blev 5.606,25 kr., altså 75 % af 25 kuverter til den pris, der gjaldt ved bookingen. To detaljer er værd at bemærke: restauranten havde bedt om et reservationsgebyr på 3.000 kr., som aldrig var blevet betalt, og en menuforhøjelse efter bookingtidspunktet talte ikke med. Lektionerne: opkræv dit gebyr med det samme i stedet for at nøjes med at bede om det, kald tingene det rigtige i din fakturering, og regn med bookingtidspunktets pris.

Tilsammen giver de to sager en praksis, du kan skrive direkte ind i din afbudspolitik: udeblivelse uden besked kan koste fuld pris efter dine vedtagne vilkår, mens et sent afbud på et arrangement som udgangspunkt kan koste op til 75 % efter kutymen.

Depositum eller reservationsgebyr: ordvalget afgør, hvad du må beholde

Vælger du at lade gæsten betale på forhånd, er selve ordet juridisk afgørende. HORESTA gennemgik forskellen i februar 2025:

• et depositum er sikkerhed for, at aftalen holdes, og skal betales tilbage, hvis gæsten afbestiller rettidigt;
• et reservationsgebyr er betaling for selve det at holde bordet eller lokalet reserveret og skal ikke refunderes, heller ikke ved rettidigt afbud.

Nævnet dømmer efter det ord, der står i dine betingelser, ikke efter det, du mente. Står der "depositum", og du beholder beløbet ved et rettidigt afbud, har du en tabt klagesag ventende. Vil du beholde beløbet uanset hvad, så kald det et reservationsgebyr, og skriv præcist, hvad det dækker. Og husk forholdsmæssigheden fra Forbrugerombudsmandens sag: også et gebyr skal kunne forsvares som et rimeligt skøn over dit tab.

Skal der moms på no-show-gebyrer og beholdte depositummer?

Som udgangspunkt nej. Beholder du et depositum eller opkræver du et gebyr, fordi gæsten afbestiller eller udebliver, inden ydelsen er leveret, er beløbet kompensation for dit tab, ikke betaling for en ydelse, og derfor uden for momsens anvendelsesområde. Det følger af EU-Domstolens dom C-277/05 om hotellers erstatningsdepositum og fremgår af Skattestyrelsens juridiske vejledning, afsnit D.A.8.1.1.1.4.

To nuancer skal med. Afbestiller gæsten, efter at leveringen er begyndt, er et afbestillingsgebyr momspligtigt ifølge samme vejledning. Og vejledningen henviser samtidig til EU-Domstolens domme om ikke-anvendte flybilletter (C-250/14 og C-289/14), hvor fuldt forudbetalte billetter, der ikke blev brugt, forblev momspligtige. Kører du med fuld forudbetaling af en fast menu, for eksempel til nytårsaften, ligger du tættere på den situation end på et klassisk depositum, så afklar din konkrete model med din revisor, inden du bogfører gebyrerne som momsfri.

Hvis gæsten klager: HRT-ankenævnet, ikke Forbrugerklagenævnet

Klager over restauranter behandles ikke af Forbrugerklagenævnet, men af Ankenævnet for Hotel, Restaurant og Turisme, et privat, godkendt ankenævn for hotel-, restaurant- og turismebranchen. Gæsten betaler et klagegebyr på 170 kr., som virksomheden refunderer, hvis gæsten får helt eller delvist medhold, og en virksomhed, der taber en sag, skal efterleve afgørelsen inden for fristen. For dig betyder det to ting: dine betingelser kan en dag blive læst højt af et nævn, der kender branchens kutymer, og som afgørelserne ovenfor viser, vinder den part, hvis papirer er i orden. Skriv derfor betingelser, du selv ville acceptere som gæst, og gem dokumentationen for hver booking.

Lad os være ærlige: har du overhovedet brug for et gebyr?

Inden du ruller gebyrer ud over hele bookingflowet, et ærligt forbehold. Da HORESTA i maj 2023 spurgte sine medlemmer, kaldte kun 4 % af restauratørerne no-shows et stort problem. For de fleste restauranter er venlige påmindelser og en klar afbudspolitik nok, og hvert ekstra trin i bookingflowet koster et par legitime bookinger.

Men rammer udeblivelserne dig, rammer de hårdt. HORESTA beskrev i november 2024 udeblivelser som et voksende problem, hvor en enkelt restauratør satte sit årlige tab til 300.000–400.000 kr. Og virkemidlerne virker: ifølge spiseliv.dk faldt antallet af no-shows hos The Alchemist til nul, efter at et depositum på 1.500 kr. pr. gæst blev indført. Pointen er ikke beløbet, men princippet: jo større tabet ved et tomt bord er, desto mere forpligtelse kan du bede om. Hele værktøjskassen, fra påmindelser til venteliste, finder du i guiden til at undgå no-shows i din restaurant.

Tjekliste: sådan indfører du et lovligt no-show-gebyr

Samler vi hele retstilstanden, ser din tjekliste sådan ud:

1. Vælg model bevidst: kortgaranti, no-show-gebyr, reservationsgebyr eller depositum, og brug det rigtige ord i alle tekster.
2. Oplys beløb og frist i selve bookingflowet, inklusive totalbeløbet for hele selskabet, og gentag dem i bookingbekræftelsen og påmindelsen.
3. Indhent gæstens aktive accept af betingelserne ved bookingen, det er dit samtykke efter betalingslovens § 82.
4. Hold beløbet forholdsmæssigt: et rimeligt skøn over dit tab, ikke en straf.
5. Skriv delvist frafald ind i vilkårene for selskaber, så tre manglende kuverter ikke bliver en diskussion.
6. Behandl et afbud som et afbud: fuld pris kræver en reel udeblivelse, ved sene afbud på arrangementer er kutymen op til 75 %.
7. Opkræv gebyrer og depositum med det samme, et beløb, du kun har bedt om, hjælper dig ikke i en klagesag.
8. Gem dokumentationen: bookingside, accept, bekræftelse og korrespondance.
9. Afklar momsen med din revisor, især hvis du bruger fuld forudbetaling.

Teknisk behøver du ikke bygge noget selv. Hos ViteUneTable er kortgaranti og no-show-gebyr en del af pakken Standard + Anti No-Show til 49 € ekskl. moms pr. måned, altid med 0 % provision: gæsten ser beløb og betingelser i bookingflowet og i bekræftelsen, så oplysnings- og samtykkekravene er dækket, og du afgør fra sag til sag, om et gebyr skal opkræves. Vil du starte uden gebyrer, findes den gratis version uden tidsbegrænsning med onlinebooking, bekræftelser og påmindelser, som i sig selv fjerner en stor del af udeblivelserne.

Ofte stillede spørgsmål

Er det lovligt at opkræve et no-show-gebyr i Danmark?

Ja. En bordbestilling er en bindende aftale, og der er ingen 14 dages fortrydelsesret på et bord til en bestemt dato. Betingelsen er, at gebyrets størrelse er oplyst klart, før gæsten booker, at gæsten har accepteret betingelserne, og at beløbet står i rimeligt forhold til dit tab. Det fastslog Forbrugerombudsmanden i sag 18/05012 fra 2019.

Hvor stort må et no-show-gebyr være?

Der findes ingen fast takst, men gebyret må ikke overstige det tab, du med rimelighed kan forvente ved udeblivelsen. En hovedretspris pr. person er let at forsvare i en almindelig restaurant, en menupris i en gourmetrestaurant med fast menu. Ankenævnet har accepteret fuld pris for et selskab, der delvist udeblev, fordi betingelserne var vedtaget klart på forhånd.

Er et afbud samme dag det samme som et no-show?

Nej. I sag 2022-1042 fastslog ankenævnet, at en gæst, der aflyste et arrangement pr. sms under to timer før start, havde afbestilt og derfor ikke var udeblevet. Fuld pris kunne ikke kræves; i stedet gjaldt HORESTAs afbestillingskutyme, hvorefter afbestilling senere end 6 døgn før et arrangement koster 75 % af den aftalte pris.

Skal et depositum altid betales tilbage?

Ved rettidig afbestilling ja, det ligger i selve ordet: et depositum er sikkerhed, ikke betaling. Vil du beholde et beløb, uanset om gæsten afbestiller rettidigt, skal du kalde det et reservationsgebyr og beskrive klart, hvad det dækker. Nævnet dømmer efter det ord, der står i dine betingelser.

Skal der afregnes moms af no-show-gebyrer?

Som udgangspunkt nej: beløb, du beholder, fordi gæsten afbestiller eller udebliver, inden ydelsen er leveret, er momsfri kompensation ifølge Skattestyrelsens juridiske vejledning og EU-Domstolens dom C-277/05. Bruger gæsten derimod forudbetalingen og spiser med, er den momspligtig omsætning, og ved fuld forudbetaling af faste menuer bør du afklare behandlingen med din revisor.

Hvor kan gæsten klage over et gebyr?

Til Ankenævnet for Hotel, Restaurant og Turisme, ikke til Forbrugerklagenævnet. Gæsten betaler et klagegebyr på 170 kr., som du skal refundere, hvis gæsten får helt eller delvist medhold. Med klart oplyste betingelser og dokumentation for accepten står du stærkt, det viser nævnets egen praksis.