Varekostnad i restaurant: slik regner du ut food cost i kroner og prosent

Varekostnaden, det internasjonale kjøkkenet kaller det «food cost», er rett og slett det råvarene på tallerkenen koster deg, målt mot det gjestene betaler for dem. Det er den største kostnadsposten du kan påvirke fra uke til uke: husleien er låst i kontrakten og lønnen i tariffen, men hva du kjøper inn, hvor mye som havner i søpla og hvor store porsjonene er, bestemmer du selv hver eneste dag.

Og marginene gir ikke rom for å la det skure. Ifølge NHO Reiseliv går fire av ti kostnadskroner i overnatting og servering til lønn, omtrent det dobbelte av snittet i norsk næringsliv, og da må resten av regnestykket sitte. Ett prosentpoeng lavere varekostnad går i praksis rett på bunnlinjen. Vi som står bak ViteUneTable, et bookingsystem uten provisjon for restauranter, ser dessuten hver dag hvordan reservasjonsboken er et undervurdert innkjøpsverktøy: den som vet hvor mange gjester som kommer, kjøper inn deretter.

Kort fortalt:

• varekostnadsprosent = varekostnad delt på matomsetning eksklusive mva, ganger 100;
• tommelfingerregelen i bransjen er 25–35 %, men den er en pekepinn, ikke en fasit;
• kalkyler retten ingrediens for ingrediens, med svinn og utbytte medregnet;
• du betaler regninger med kroner, ikke prosenter: en rett med 45 % varekostnad kan tjene mer enn en med 25 %;
• tell varelageret og regn ut prosenten hver måned, og bruk bookingtallene til å kjøpe inn etter faktisk belegg.

Formelen: varekostnad delt på matomsetning eks. mva

Varekostnadsprosenten for en periode regner du slik:

Varekostnad i prosent = (varekostnad / matomsetning eks. mva) × 100

Begge tallene må være renset for mva, ellers lurer du deg selv. Og varekostnaden for perioden er ikke det samme som innkjøpene i perioden. Du må ta hensyn til lageret:

Varekostnad = varelager ved periodens start + innkjøp i perioden − varelager ved periodens slutt

Et eksempel: du starter måneden med råvarer for 80 000 kr på lager, kjøper inn for 210 000 kr og teller 70 000 kr på lager ved månedsslutt. Varekostnaden er da 80 000 + 210 000 − 70 000 = 220 000 kr. Omsatte du mat for 700 000 kr eks. mva samme måned, er varekostnadsprosenten 220 000 / 700 000 = 31,4 %.

En norsk detalj som ofte roter til tallene: den samme maten har to mva-satser. Servering i lokalet står i 25 %, takeaway av næringsmidler i 15 %, og alkohol alltid i 25 %. Selger du både i salen og over disk, må du bruke nettoomsetningen fra regnskapet, ikke bare trekke 20 % fra kassatotalen. Hele denne grensegangen er tema i guiden om prissetting av menyen.

Hvor bør varekostnaden ligge? 25–35 % som pekepinn

Den vanlige tommelfingerregelen i bransjen er en varekostnad på 25–35 % av matomsetningen eks. mva. Ta den for det den er: en pekepinn, ikke en fasit. Nivået avhenger helt av konseptet ditt:

• Pizza-, pasta- og suppekonsepter ligger gjerne godt under 30 %: billige råvarer, mye foredling på eget kjøkken.
• Sjømat- og biffrestauranter ligger ofte over 35 %: dyre råvarer som selges nokså ubearbeidet.
• Gjennomsnittsrestauranten med blandet meny havner typisk et sted midt i intervallet.

Poenget er ikke å treffe et magisk tall, men å kjenne ditt eget nivå, vite hvorfor det er som det er, og oppdage det raskt når det kryper oppover. En varekostnad som stiger fra 30 til 33 % uten at menyen er endret, betyr i praksis at leverandørprisene har økt, at porsjonene har est ut eller at mer forsvinner som svinn. Alle tre er ting du kan gjøre noe med, men bare hvis du måler.

Kalkyle per rett: burgeren til 189 kr, ingrediens for ingrediens

Prosenten for hele driften er summen av mange enkeltretter, så kalkylen må lages der: per rett, per porsjon. Undervisningsopplegget for kokk- og servitørfag hos NDLA kaller dette selvkost- og bidragskalkyler, og håndverket er det samme på et proft kjøkken: vei opp en standardporsjon, sett innkjøpspris på hver ingrediens, og summer.

Ta en burger til 189 kr på menyen, servert i lokalet. Tallene under er eksempler, sett inn dine egne innkjøpspriser:

Ved 189 kr inkludert 25 % servering-mva er nettoprisen 151,20 kr. Varekostnaden på 45 kr gir da 45 / 151,20 = 29,8 %, midt i tommelfingerintervallet, og et dekningsbidrag på 106,20 kr som skal betale kokken, husleien og strømmen.

Legg merke til den siste linjen i tabellen. En kalkyle uten svinn er en løgn med to desimaler: oljen i frityren, biten av salathodet som kastes og burgeren som ryker i prøvesmaking koster like fulle kroner som det som når bordet.

Utbytte: når kiloprisen på fakturaen ikke er den ekte kiloprisen

For råvarer du renskjærer selv, må du regne med utbyttet. Kjøper du laksefilet til 220 kr per kilo og 15 % blir avskjær, koster hver kilo servert laks deg reelt 220 / 0,85 = 259 kr. Det er dette tallet som hører hjemme i kalkylen, ikke fakturaprisen. Samme logikk gjelder hel kylling, rotgrønnsaker med skrell og alt annet der vekten inn ikke er vekten ut.

Svinn er varekostnad i forkledning

Alt du kaster, er kjøpt inn til full pris og solgt for null, og det havner rett i varekostnadsprosenten uten å synes noe sted. Overproduksjon på buffeten, feilslåtte innkjøp før en stille uke, glemte varer bakerst på kjølen: alt sammen er skjult varekostnad. Serveringsbransjens eget program KuttMatsvinn Servering hos Matvett har en egen tiltaksbank for restauranter, og den praktiske fremgangsmåten, fra svinnmåling til innkjøp etter reservasjonsboken, går vi gjennom i guiden om matsvinn på restaurant.

Det enkleste stedet å starte: vei det som kastes i én uke, del det i kategorier (produksjonssvinn, tallerkensvinn, utgått vare), og sett kroneverdi på hver kategori. De fleste blir overrasket over hvor mange prosentpoeng varekostnad som ligger i søppelbøtten.

Tre grep som får varekostnaden ned

Kjøp etter sesong

Norske råvarer i sesong er både billigere og bedre: skrei om vinteren, makrell og jordbær om sommeren, rotgrønnsaker, kål og lam om høsten. En meny som roterer med sesongen, lar deg bygge retter rundt det som er rimelig akkurat nå, i stedet for å betale vinterpris for sommervarer. Det er også et honnørord overfor gjestene, uten at det koster deg noe.

Reforhandle leverandøravtalene, årlig

Grossistpriser er ikke naturlover. Sammenlign minst to leverandører på de 20–30 varelinjene som utgjør mesteparten av innkjøpet ditt, og ta praten årlig. Vær samtidig ærlig med deg selv om totalkostnaden: en billigere grossist med dårligere leveringspresisjon kan koste mer i svinn og krisekjøp enn du sparer på fakturaen.

Standardiser porsjonene

Porsjonssvinn er stille og dyrt. Hvis burgeren i kalkylen over får 190 g kjøtt i stedet for 160 g fordi det går på øyemål, øker varekostnaden med rundt 3,50 kr per burger. Selger du 900 burgere i måneden, er det over 3 000 kr rett ut, på én rett. Standardoppskrifter, vekt på benken og riktige øser og former holder kalkylen ærlig uten at gjesten merker noe.

Prosent eller kroner? Ikke gå i menymiks-fellen

Her kommer den viktigste nyansen i hele artikkelen: du betaler regninger med kroner, ikke prosenter. Sammenlign disse to rettene:

• Pasta med varekostnad 30 kr, menypris 165 kr: nettopris 132 kr, varekostnad 22,7 %, dekningsbidrag 102 kr.
• Entrecôte med varekostnad 135 kr, menypris 379 kr: nettopris 303,20 kr, varekostnad 44,5 %, dekningsbidrag 168,20 kr.

Entrecôten «ødelegger» varekostnadsprosenten din, men legger igjen 66 kroner mer per tallerken enn pastaen. En kveld der servitørene selger mange entrecôter, vil vise en høyere varekostnadsprosent og en bedre bunnlinje, samtidig. Stirrer du bare på prosenten, ender du med å jage gjestene over på rettene som er billigst for deg og minst lønnsomme i kroner.

Konklusjonen er ikke at prosenten er uinteressant, men at den må leses sammen med dekningsbidraget per rett og menymiksen: hvilke retter som faktisk selger. Prosenten forteller deg om driften er stram, kronene forteller deg om den er lønnsom.

Drikke har sin egen kalkyle

Drikkevarer bør du følge som egen varegruppe, adskilt fra maten, for nivåene er helt andre. Kaffe, te og mineralvann har svært lav varekostnad i prosent, og øl og vin ligger normalt et godt stykke under matens nivå i prosent, men med høye kronebidrag per salg. Nettopp derfor løfter et godt drikkesalg totalen mer enn de fleste menyjusteringer.

To norske rammer å huske: alkohol står alltid i 25 % mva, uansett om maten går som servering eller takeaway. Og reklame for alkoholholdig drikk er totalforbudt etter alkoholloven § 9-2, så prisen på vinen kan du sette fritt, men du kan ikke markedsføre den ut av huset. Kalkylearbeidet på drikke handler derfor om menyen i lokalet og anbefalingen ved bordet, ikke om kampanjer.

Følg tallet hver måned, og kjøp inn etter bookingene

En varekostnadsprosent du regner ut én gang i året, er historie. Gjør det til rutine:

1. Tell varelageret ved hvert månedsskifte. Uten varetelling blir prosenten gjetning.
2. Regn ut prosenten per varegruppe, minst mat og drikke hver for seg.
3. Sammenlign med forrige måned og samme måned i fjor. Trenden er viktigere enn enkelttallet. Hvilke andre tall som hører hjemme på det samme ukesarket, finner du i guiden om nøkkeltall i restaurantdrift.

Og så det undervurderte grepet: bruk reservasjonsboken som innkjøpsprognose. Vet du på onsdag at fredagen står i 80 bestilte kuverter mot normalt 55, kjøper du inn til 80, ikke «som vanlig». Vet du at neste tirsdag ser død ut, bestiller du mindre ferskvare og unngår at den ender som svinn. En digital reservasjonsbok med historikk gjør dette mulig; gratisversjonen av ViteUneTable er tidsubegrenset, tar 0 % provisjon og gir deg nettopp den oversikten, og Standard-pakken fra 29 € eks. mva per måned legger til påminnelser som gjør prognosen mer treffsikker fordi færre bord står tomme. Vær samtidig klar over hva et bookingsystem ikke er: det fører ikke lagerstyring eller varetelling for deg, den jobben ligger i kassasystemet eller regnearket ditt.

Ofte stilte spørsmål

Hvordan regner jeg ut varekostnaden i prosent?

Del periodens varekostnad på matomsetningen eksklusive mva, og gang med 100. Varekostnaden er inngående varelager pluss innkjøp minus utgående varelager, ikke bare summen av fakturaene i perioden.

Hva er normal varekostnad for en restaurant?

Tommelfingerregelen i bransjen er 25–35 % av matomsetningen eks. mva, men nivået avhenger av konseptet: pizzakonsepter ligger gjerne under, sjømat- og biffrestauranter gjerne over. Følg ditt eget tall over tid i stedet for å jage et fasitnivå.

Skal mva være med i regnestykket?

Nei. Både varekostnaden og omsetningen skal være uten mva. Husk at servering står i 25 % mva og takeaway av mat i 15 %, så bruk nettotallene fra regnskapet, ikke kassatotalen.

Er lav varekostnadsprosent alltid bra?

Nei. En rett med 45 % varekostnad kan legge igjen langt flere kroner i dekningsbidrag enn en rett med 25 %. Prosenten måler hvor stram driften er, men regningene betales med kroner, så les prosent og dekningsbidrag per rett sammen.

Hvor ofte bør jeg telle varelageret?

Ved hvert månedsskifte som et minimum, gjerne oftere for ferskvare. Uten varetelling blir varekostnadsprosenten et anslag, og du oppdager svinn og prisøkninger fra leverandør altfor sent.